Ledig 100% fast stilling som spesialkonsulent arkiv

Liv Janne Klepsvik; Birkeland; On-site; NOK 520,000 - 660,000; Full time

Benefits offered by this job

Fagleg utvikling

Variert arbeidsoppgåver

Løn etter kvalifikasjonar

Pensjons- og forsikringsordningar

Trivelege kollegaer

God opplæring

Job summary

Austevoll kommune søkjer ei engasjert spesialkonsulent som hovudsakleg skal arbeide med arkiv- og dokumentasjonsforvaltning samt innbyggarservice. Oppgåvene inkluderer journalføring, dokumenthandtering, innsynskrav og rettleiing i bruk av saks- og arkivsystemet.

Du blir ein del av eit team som samarbeider på tvers av fagområde for å levere gode tenester til innbyggarar, folkevalde og tilsette. Vi vektlegg god service, kvalitet og utvikling av digitale arbeidsprosessar.

Qualifications

• Du må ha høgare utdanning, for eksempel innan administrasjon, arkiv- og dokumentasjonsforvaltning, service eller offentleg administrasjon.
• Gode digitale ferdigheiter og forståing for korleis dokument og informasjon blir handterte og delte.
• God skriftleg og god munnleg framstillingsevne i norsk og nynorsk.
• Erfaring med saks- og arkivsystem og offentleg forvaltning er ein fordel.

Responsibilities

• Utføre og koordinere oppgåver innan arkiv, dokumentasjonsforvaltning og innbyggarservice.
• Støtte politisk sekretariat og bidra til effektive førsteinstas-tenester.
• Journalføre, handtere dokument og behandle innsynskrav.
• Rettleie i bruk av saks- og arkivsystemet og utvikle rutinar.
• Arbeide i tråd med kommunale rutinar og styringsdokument for fagområdet.
• Bidra til openheit, rettstryggleik og god dokumentasjonsforvaltning.
• Støtte leiarar og innbyggarar og delta i politiske møte og administrative prosessar.
• Delta i møter utanom normal arbeidstid og bidra til god informasjonsflyt.
• Samarbeide med avdelingsleiar og kollegaer om å utvikle rutinar og digitale løysingar.
• Samanheng mellom fagområde og andre relevante oppgåver i avdelinga.

Skills

strukturert arbeid

serviceorientert

samarbeider godt

bygging av relasjonar

fleire oppgåver samtidig

Education

høgare utdanning innan administrasjon / arkiv- og dokumentasjonsforvaltning / service

Tools

saks- og arkivsystem

digitale arbeidsverktøy

Job description

Om arbeidsstaden

Avdeling for politisk sekretariat, arkiv, kommunikasjon og innbyggarservice har ei sentral rolle i Austevoll kommune. Vi arbeider med arkiv- og dokumentasjonsforvaltning, politiske prosessar, kommunikasjon og innbyggarservice.

Vi samarbeider tett med ulike fagområde i kommunen. Vi legg vekt på god service, kvalitet og utvikling av effektive, digitale arbeidsprosessar.

Om stillinga

Vi søker ein engasjert og strukturert spesialkonsulent til ei variert stilling. Du vil hovudsakleg arbeide med arkiv- og dokumentasjonsforvaltning. Oppgåvene omfattar mellom anna journalføring, dokumenthandtering, behandling av innsynskrav og rettleiing i bruk av saks- og arkivsystemet.

Du vil også få oppgåver innan innbyggarservice og politisk sekretariat og bidra til å utvikle rutinar og digitale arbeidsprosessar. Du blir ein del av eit team som samarbeider på tvers av fagområda for å gi gode tenester til innbyggarar, folkevalde og tilsette.

Arbeidsoppgaver

Som spesialkonsulent skal du

• utføre og koordinere oppgåver innan arkiv, dokumentasjonsforvaltning og innbyggarservice
• støtte politisk sekretariat
• bidra til at kommunen leverer gode og effektive førstelinjetenester og ha god kontakt med innbyggarane
• journalføre, handtere dokument, behandle innsynskrav og rettleie i bruk av saks- og arkivsystemet
• bidra til at kommunen følger krava i arkivlova, offentleglova, forvaltningslova og kommunelova
• arbeide i tråd med kommunen sine rutinar, system og styringsdokument for fagområda
• bidra til openheit, rettstryggleik og god dokumentasjonsforvaltning
• støtte gjennomføringa av politiske møte og administrative prosessar
• delta i politiske møte og liknande aktivitetar utanom normal arbeidstid
• bidra til god informasjonsflyt og godt samarbeid mellom fagområde og einingar
• støtte leiarar, saksbehandlarar, folkevalde og innbyggarar
• samarbeide med avdelingsleiar og kollegaer om å utvikle gode rutinar, arbeidsprosessar og digitale løysingar
• bidra til samanheng mellom fagområda og andre relevante oppgåver i avdelinga

Du arbeider innanfor rammene som kommunalsjefen og avdelingsleiaren har fastsett.

Kvalifikasjonskrav

Du må ha høgare utdanning, for eksempel innan administrasjon, arkiv- og dokumentasjonsforvaltning, service eller offentleg administrasjon.

Det er ein fordel om du også har

• relevant erfaring frå eitt eller fleire av fagområda arkiv, dokumenthandtering, innbyggarservice eller politisk sekretariat
• god forståing for offentleg forvaltning og relevant regelverk, særleg offentleglova, forvaltningslova og arkivlova
• gode digitale ferdigheiter og forståing for korleis dokument og informasjon blir handterte og delte
• god skriftleg framstillingsevne på nynorsk
• god munnleg framstillingsevne på norsk
• erfaring med saks- og arkivsystem og digitale arbeidsverktøy

Personlege eigenskapar

Vi ser etter deg som

• arbeider strukturert og sjølvstendig
• er serviceorientert og samarbeider godt med andre
• bygger gode relasjonar
• handterer fleire oppgåver samtidig og bidrar til god framdrift

Vi vil legge stor vekt på personlege eigenskapar.

Vi tilbyr

• Moglegheit for fagleg utvikling i eit godt og positivt arbeidsmiljø.
• Spanande og varierte arbeidsoppgåver.
• Løn etter kvalifikasjonar.
• Gode pensjons - og forsikringsordningar.
• Trivelege kollegaer.
• God opplæring.