Arkivar / Dokumentforvalter

Seksjon saksarkivet; Sarpsborg; On-site; NOK 520,000 - 760,000; Full time

Benefits offered by this job

Gode kollegaer

Spennende oppgaver

Høyt faglig engasjement

Velferdsordninger

Forsikringer

Pensjonsordning

Job summary

Sykehuset Østfold søker en dokumentforvalter til Seksjon for arkiv, som vil bidra til å ivareta og videreutvikle arkiv- og dokumentforvaltningen ved helseforetaket. Seksjon for arkiv er under Klinikk for medisin og holder til på Grålum i Sarpsborg.

Du blir en del av et team og skal delta i utvikling av styrende dokumenter og prosesser for dokumentforvaltningen. Vi ser etter deg som vil være en pådriver for etterlevelse av arkivlovgivning, offentleglova og forvaltningsloven, og som har erfaring

Qualifications

• Høyere utdanning innen dokumentasjonsforvaltning, arkivbevaring, IT eller tilsvarende.
• Erfaring kan kompensere for manglende formell utdanning.
• Erfaring med fullelektronisk og digital saksbehandling i statlig virksomhet vektlegges.
• Gode kunnskaper om arkivlovgivning og offentlig forvaltning.
• Erfaring med Noark-baserte systemer (fortrinnsvis Public 360).
• God muntlig og skriftlig formidlingsevne på norsk og engelsk.

Responsibilities

• Sikre etterlevelse av Arkivlovgivning og regelverk
• Daglig drift og kvalitetssikring av dokumentforvaltningen
• Journalføring og fordeling av post/dokumentasjon
• Videreutvikle metoder og rutiner for arkiv og dokumentforvaltning
• Brukerstøtte og kurs i Public 360 og saksbehandling
• Tilgangsstyring og systemadministrasjon
• Løpende oppgaver innen informasjonsforvaltning og arkiv

Skills

Noark-baserte arkivsystemer

Public 360

Gode kunnskaper om arkivlovgivning

Engelsk skriftlig og muntlig

Elektronisk dokumentbehandling

Informasjonsteknologi

Education

Relevant høyere utdanning innen dokumentasjonsforvaltning/arkiv

Tools

Public 360

NOARK-arkivsystemer

Job description

Bli en del av Sykehuset Østfold! Som dokumentforvalter i Seksjon for arkiv vil du bidra til å ivareta og videreutvikle arkiv- og dokumentforvaltningen ved helseforetaket. Seksjon for arkiv er organisert under Klinikk for medisin, og holder til på Grålum i Sarpsborg.

Den som ansettes vil bli en del av teamet, men skal også ta del i videreutviklingen av styrende dokumenter og prosesser for dokumentforvaltningen. Vi ser etter deg som vil være en pådriver for at arkivet etterlever arkivlov og forskrift, offentleglova, forvaltningsloven, spesialisthelsetjenesteloven og annet relevant lov- og regelverk som hører til arkivdanningen. Arkivtjenesten server om lag 100 ulike avdelinger og underenheter, med rundt 1000 saksbehandlere.

• Sikre etterlevelse av Arkivlov, Offentleglova, Forvaltningsloven og annet relevant regelverk
• Daglig drift og kvalitetssikring av prosesser tilhørende dokumentforvaltningen
• Videreutvikle og se etter forbedrede metoder, rutiner og løsninger innen arkiv- og dokumentforvaltning
• Brukerstøtte,rådgivning og kurs i Public 360 -og innen saksbehandling og arkiv
• Tilgangsstyring og systemadministrasjon
• Øvrige løpende oppgaver innen informasjonsforvaltning og arkiv
• Gode kunnskaper om arkivlovgivning, offentlig forvaltning og mediekonvertering av analoge arkiv
• Erfaring med Noark-baserte elektroniske saks- og arkivsystemer, fortrinnsvis Public 360
  
• God muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk og engelsk
  

Andre ønskelige kvalifikasjoner:

• Svært gode relasjons- og samarbeidsevner
• Er fleksibel, løsningsorientert og takler høyt arbeidstempo med struktur og nøyaktighet
  
• Evne og vilje til å løse oppgaver selvstendig og drive prosesser framover
• Du må bidra aktivt til et positivt og inkluderende arbeidsmiljø
• Spennende og faglig utfordrende arbeidsoppgaver
• Arbeid i et miljø med høyt tempo og faglig engasjement

Bli en del av Sykehuset Østfold! Som dokumentforvalter i Seksjon for arkiv vil du bidra til å ivareta og videreutvikle arkiv- og dokumentforvaltningen ved helseforetaket. Seksjon for arkiv er organisert under Klinikk for medisin, og holder til på Grålum i Sarpsborg.

Arkivfeltet er under rask endring som innebærer nye, digitale løsninger for dokumentforvaltningen. Vår sentraliserte arkivtjeneste står ovenfor et nytt periodeskille medimplementering av ny felles regional Public 360 v.6.12-løsning i sky. Nå ønsker vi å få styrket vårt arkivteam særlig i forbindelse med utvikling av automatiserte prosesser. Vi søker etter deg med erfaringer fra implementering av digitale løsninger/verktøy, automatisering av tjenester og oppdatert digital kompetanse innenfor arkivfeltet.

Den som ansettes vil bli en del av teamet, men skal også ta del i videreutviklingen av styrende dokumenter og prosesser for dokumentforvaltningen. Vi ser etter deg som vil være en pådriver for at arkivet etterlever arkivlov og forskrift, offentleglova, forvaltningsloven, spesialisthelsetjenesteloven og annet relevant lov- og regelverk som hører til arkivdanningen. Arkivtjenesten server om lag 100 ulike avdelinger og underenheter, med rundt 1000 saksbehandlere.

Arbeidsoppgaver

• Sikre etterlevelse av Arkivlov, Offentleglova, Forvaltningsloven og annet relevant regelverk
• Daglig drift og kvalitetssikring av prosesser tilhørende dokumentforvaltningen
• Journalføring og fordeling av post/dokumentasjon som mottas gjennom ulike kanaler
• Videreutvikle og se etter forbedrede metoder, rutiner og løsninger innen arkiv- og dokumentforvaltning
• Utviklings- og forbedringsarbeid som bidrar til mer effektive, automatiserte og brukervennlige arbeidsprosesser
• Oppfølging av avvik, revisjoner av Dokumentasjonsplan og andre styrende dokumenter innen arkiv/saksbehandling
• Brukerstøtte,rådgivning og kurs i Public 360 -og innen saksbehandling og arkiv
• Tilgangsstyring og systemadministrasjon
• Øvrige løpende oppgaver innen informasjonsforvaltning og arkiv

Det kan forekomme endringer/utvikling av stillingen.

Kvalifikasjoner

• Relevant høyere utdanning innen dokumentasjonsforvaltning, elektronisk arkivdanning og arkivbevaring, informasjonsteknologi eller tilsvarende
• Relevant erfaring kan kompensere for manglende formell utdanning
• Erfaring fra arbeid med fullelektronisk og digital saksbehandling i statlig virksomhet vil bli tillagt vekt
• Gode kunnskaper om arkivlovgivning, offentlig forvaltning og mediekonvertering av analoge arkiv
• Erfaring med Noark-baserte elektroniske saks- og arkivsystemer, fortrinnsvis Public 360
  
• God muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk og engelsk
  

Andre ønskelige kvalifikasjoner:

• Kunnskaper om tidligere versjoner av arkivsystemer med NOARK-standard
• Kunnskaper om mediekonvertering, elektroniske arkivuttrekk av papirarkiver som tilfredsstiller kravene fra Nasjonalarkivet

Personlige egenskaper

• Erfaring med å hastor grad av selvstendighet og/eller ansvarsnivå
• Svært gode relasjons- og samarbeidsevner
• Er endringsvillig og ser muligheter i utvikling av rutiner og arbeidsformer
• Er fleksibel, løsningsorientert og takler høyt arbeidstempo med struktur og nøyaktighet
  
• Evne og vilje til å løse oppgaver selvstendig og drive prosesser framover
• Erfaring innen prosessledelse for å utvikle eller implementere digitale løsninger/verktøy
• Du må bidra aktivt til et positivt og inkluderende arbeidsmiljø
• Personlig egnethet vil bli vektlagt
  

Vi tilbyr

• Hyggelige og dyktige kollegaer
• Spennende og faglig utfordrende arbeidsoppgaver
• Arbeid i et miljø med høyt tempo og faglig engasjement
• Velferdsordninger
• Gode forsikringsordninger
• Pensjonsordning gjennom KLP

_________________________________________________

Beregning av lønnsansiennitet/lønnsfastsettelse

Dokumentasjon på utdanning, arbeidserfaring og lovbestemte permisjoner, som omsorg for barn og militærtjeneste, må legges ved søknaden