Arkiv- og dokumentforvaltning konsulent/sr. konsulent

May Bente Bjørnstadjordet Tveit; Bodø; On-site; NOK 600,000 - 750,000; Full time

Benefits offered by this job

Spennende jobb i et operativt miljø

Inkluderende arbeidsmiljø med engasjer

Gode muligheter for personlig utviklin

Fleksibel arbeidstid

Trening inntil 2 timer pr. uke

Job summary

Hovedredningssentralen søker en arkiv- og dokumentforvaltningsmedarbeider som vil registrere, kvalitetssikre og forvalte dokumentasjon i samsvar med relevante regler. Arbeidet innebærer utvikling av rutiner, bruk av Public 360, og veiledning i saksbehandling og arkiv.

Arbeidssted er Sola eller Bodø, og stillingen inngår i administrasjonsavdelingen. Krav inkluderer relevant høyere utdanning og erfaring fra offentlige elektroniske saksbehandlingssystemer.

Qualifications

• Erfaring fra arkiv i offentlig virksomhet
• Kunnskap om arkivlovgivning og offentlig forvaltning
• Erfaring med fullelektronisk og digital saksbehandling
• Gode norsk- og engelskkunnskaper
• Kunnskap om Public 360

Responsibilities

• Sikre etterlevelse av Arkivlov, Offentleglova, Forvaltningsloven og annet relevant regelverk
• Daglig drift og kvalitetssikring av arkivfunksjonen
• Registrering, journalføring og fordeling av post/dokumentasjon
• Videreutvikle metoder, rutiner og løsninger innen arkiv- og dokumentforvaltning
• Utviklings- og forbedringsarbeid som bidrar til mer effektive, automatiserte og brukervennlige arbeidsprosesser
• Oppfølging av avvik, revisjoner av Arkivplan og andre styrende dokumenter innen arkiv/saksbehandling
• Gi brukerstøtte i Public 360 og rådgivning innen saksbehandling og arkiv
• Bistå i behandling av innsynsbegjæringer
• Tilgangsstyring og systemadministrasjon
• Øvrige løpende oppgaver innen informasjonsforvaltning og arkiv
• Andre oppgaver kan bli lagt til stillingen

Skills

Nøyaktig

Strukturert

Selvstendig

Norsk og Engelsk

Elektroniske arkivsystemer

Education

Relevant høyere utdanning

Tools

Public 360

Job description

Om stillingen

Hovedredningssentralen har vært gjennom store endringer, hvor vi blant annet har fått forvaltningsansvaret for redningshelikoptertjenesten og vi har fått en tydeligere direktoratsrolle under Justis- og beredskapsdepartementet. Som følge av denne veksten trenger vi å styrke dokument- og arkivfunksjonen ved HRS. Vi søker derfor etter en person som har kompetanse og erfaring fra arkiv i offentlig virksomhet. Etaten benytter Public 360° for elektronisk saksbehandling og arkiv.

Som medarbeider innen arkiv- og dokumentforvaltning vil du bidra til at virksomhetens dokumentasjon registreres, kvalitetssikres og forvaltes på en korrekt og effektiv måte. Du vil også bidra i videreutviklingen av styrende dokumenter for arkivtjenesten, samt sørge for økt generell bruk av Public 360 blant ansatte.

Stillingen passer for deg som arbeider nøyaktig, systematisk og selvstendig, trives med varierte oppgaver og ønsker å bidra til gode tjenester for interne og eksterne brukere. Du utviser høy grad av rolleforståelse og integritet.

Stillingen tilhører administrasjonsavdelingen. Arbeidssted er Sola eller Bodø.

Arbeidsoppgaver

• Sikre etterlevelse av Arkivlov, Offentleglova, Forvaltningsloven og annet relevant regelverk
• Daglig drift og kvalitetssikring av arkivfunksjonen
• Registrering, journalføring og fordeling av post/dokumentasjon
• Videreutvikle metoder, rutiner og løsninger innen arkiv- og dokumentforvaltning
• Utviklings- og forbedringsarbeid som bidrar til mer effektive, automatiserte og brukervennlige arbeidsprosesser
• Oppfølging av avvik, revisjoner av Arkivplan og andre styrende dokumenter innen arkiv/saksbehandling.
• Gi brukerstøtte i Public 360 og rådgivning innen saksbehandling og arkiv
• Bistå i behandling av innsynsbegjæringer
• Tilgangsstyring og systemadministrasjon
• Øvrige løpende oppgaver innen informasjonsforvaltning og arkiv
• Andre oppgaver kan bli lagt til stillingen

Kvalifikasjonskrav

• Relevant høyere utdanning innen informasjonsforvaltning, arkivfag, informasjonsteknologi eller tilsvarende
• Relevant erfaring kan kompensere for manglende formell utdanning
• Erfaring fra arbeid med fullelektronisk og digital saksbehandling i offentlig virksomhet vil bli tillagt vekt
• Kunnskap om arkivlovgivning og offentlig forvaltning
• Erfaring med elektroniske saks- og arkivsystemer
• Nøyaktig og strukturert
• God muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk og engelsk

Andre ønskelige kvalifikasjoner:

• Erfaring med Public 360
• Kunnskap om informasjonssikkerhet og personvern

Vi tilbyr

• En spennende jobb i et operativt miljø med et viktig samfunnsoppdrag
• Et inkluderende arbeidsmiljø med dyktige og engasjerte kolleger
• Gode muligheter for personlig utvikling med spennende og utfordrende oppgaver
• Mulighet for fleksibel arbeidstid
• Mulighet for inntil 2 timer trening pr. uke i arbeidstiden

Stillingen lønnes etter Statens regulativ som konsulent eller seniorkonsulent i staten kr 600 000 - 750 000 per år avhengig av ansiennitet og kvalifikasjoner. Det trekkes 2% pensjonsinnskudd til Statens Pensjonskasse. Ved ansettelse er det seks måneders prøvetid.

Det kreves sikkerhetsklarering på nivå Hemmelig. Noe reisevirksomhet må påregnes mellom avdelingene på Sola og i Bodø.