Administrative Coordinator

Andøya Space; Norway; On-site; NOK 420,000 - 540,000; Full time

Job summary

Andøya Space søker en strukturert, proaktiv og profesjonell administrativ koordinator som skal bidra til at vår ledelse kan arbeide effektivt og være godt forberedt til å ta viktige beslutninger. Rollen samarbeider tett med Stabssjefen, Operasjonsdirektøren og ledergruppen, og vil være en nøkkelressurs i koordinering, planlegging og oppfølging av sentrale aktiviteter og prosesser.

Rollen utvikles i takt med konsernets styringspolicy og vil påvirke måten lederstøtte og administrativ oppfølging

Qualifications

• Erfaring med administrativ koordinering og støtte til ledelsen.
• Solid møte- og agendaorganisering, dokumentasjon og oppfølging.
• Profesjonell kommunikasjon og samarbeid med ledere på ulike nivåer.

Responsibilities

• Være sentral administrativ og operativ støtte for Stabssjef og Operasjonsdirektøren.
• Planlegge og koordinere ledermøter, styringsmøter og andre møtefora.
• Innhente agendaer, koordinere innspill og kvalitetssikre beslutningsunderlag.
• Fungere som møtesekretær med referatføring og oppfølging av tiltak.
• Utarbeide rapporter, presentasjoner og beslutningsunderlag etter behov.
• Støtte planlegging og gjennomføring av interne arrangementer og ledersamlinger.
• Støtte administrative økonomiprosesser som fakturagodkjenning og budsjettinnspill.
• Har erfaring med planlegging av møter, styringsprosesser og oppfølging av beslutninger.

Skills

Møtekoordinering

Ledelsesstøtte

Kommunikasjon

Tools

Microsoft 365

Job description

Vil du være med på å videreutvikle hvordan en moderne organisasjon styres og følges opp?
Andøya Space søker en strukturert, proaktiv og profesjonell administrativ koordinator som skal bidra til at vår ledelse kan arbeide effektivt og være godt forberedt til å ta viktige beslutninger. Rollen samarbeider tett med Stabssjefen, Operasjonsdirektøren og dens ledergruppe, og vil være en nøkkelressurs i koordinering, planlegging og oppfølging av sentrale aktiviteter og prosesser.

Dette er mer enn en tradisjonell koordinatorrolle. Vi er i ferd med å videreutvikle Operasjonsdirektørens funksjon og rolle i takt med innføringen av konsernets nye styringspolicy. Dette innebærer at rollen som administrativ koordinator ikke er statisk, men vil utvikles over tid. Du vil få muligheten til å påvirke hvordan lederstøtte, koordinering og administrativ oppfølging organiseres og gjennomføres, og dermed bidra til å etablere effektive arbeidsformer for fremtiden.

• Være en sentral administrativ og operativ støtte for Stabssjef, Operasjonsdirektøren og dens ledergruppe
• Planlegge og koordinere ledermøter, styringsmøter og andre sentrale møtefora.
• Sikre gode møteprosesser gjennom innhenting av agendaer, koordinering av innspill og kvalitetssikring av beslutningsunderlag.
• Fungere som møtesekretær, inkludert referatføring, vedlikehold av beslutningslogger og praktisk oppfølging av vedtatte tiltak.
• Utarbeide rapporter, presentasjoner og beslutningsunderlag etter behov.
• Bistå ved planlegging og gjennomføring av interne arrangementer, workshops og ledersamlinger.
• Støtte administrative økonomiprosesser, herunder fakturagodkjenning, kostnadsoppfølging og koordinering av budsjett- og prognoseinnspill.
• Har erfaring med planlegging og koordinering av møter, styringsprosesser og oppfølging av beslutninger.
• Har gode ferdigheter i Microsoft 365.
• Profesjonell og trygg i samhandling med ledere på ulike nivåer.