Administrative Coordinator

Preben Hanssen; Andøy; On-site; NOK 520,000 - 760,000; Full time

Job summary

Andøya Space søker en strukturert administrativ koordinator som bidrar til at ledelsen kan arbeide effektivt og være forberedt til beslutninger. Rollen utvikler Operasjonsdirektørens funksjon og påvirker hvordan lederstøtte og koordinering organiseres.

Stillingen innebærer møtesekretæransvar, innhenting av agendaer, referatføring og oppfølging av tiltak, samt støtte til administrative økonomiprosesser og interne arrangementer.

Qualifications

• Har relevant høyere utdanning. Relevant arbeidserfaring kan kompensere for manglende formell utdanning.
• Har erfaring fra administrativ koordinering, lederstøtte, prosjektkoordinering eller lignende roller.
• Har erfaring med planlegging og koordinering av møter, styringsprosesser og oppfølging av beslutninger.
• Trives med å håndtere flere parallelle oppgaver og interessenter samtidig.
• Har gode ferdigheter i Microsoft 365.
• Behersker norsk og engelsk godt, både skriftlig og muntlig.

Responsibilities

• Være en sentral administrativ og operativ støtte for Stabssjef, Operasjonsdirektøren og ledergruppen.
• Planlegge og koordinere ledermøter, styringsmøter og andre sentrale møtefora.
• Sikre gode møteprosesser gjennom innhenting av agendaer og kvalitetssikring av beslutningsunderlag.
• Fungere som møtesekretær, inkludert referatføring og oppfølging av vedtatte tiltak.
• Bidra til effektiv informasjonsflyt mellom ledelse og organisasjon.
• Utarbeide rapporter, presentasjoner og beslutningsunderlag etter behov.
• Støtte administrative økonomiprosesser, herunder fakturagodkjenning og budsjettoppfølging.
• Bidra til utvikling og forbedring av arbeidsprosesser og styringsverktøy.
• Benytte digitale verktøy for planlegging og oppfølging av aktiviteter.

Skills

Lederstøtte

Prosjektkoordinering

Møteplanlegging

Tverrfaglig samarbeid

Prioritering

Education

Høyere utdanning

Tools

Microsoft 365

Job description

Vil du være med på å videreutvikle hvordan en moderne organisasjon styres og følges opp?
Andøya Space søker en strukturert, proaktiv og profesjonell administrativ koordinator som skal bidra til at vår ledelse kan arbeide effektivt og være godt forberedt til å ta viktige beslutninger. Rollen samarbeider tett med Stabssjefen, Operasjonsdirektøren og dens ledergruppe, og vil være en nøkkelressurs i koordinering, planlegging og oppfølging av sentrale aktiviteter og prosesser.

Dette er mer enn en tradisjonell koordinatorrolle. Vi er i ferd med å videreutvikle Operasjonsdirektørens funksjon og rolle i takt med innføringen av konsernets nye styringspolicy. Dette innebærer at rollen som administrativ koordinator ikke er statisk, men vil utvikles over tid. Du vil få muligheten til å påvirke hvordan lederstøtte, koordinering og administrativ oppfølging organiseres og gjennomføres, og dermed bidra til å etablere effektive arbeidsformer for fremtiden.

Søknadsfrist: 15.november

Tiltredelse: 01.02.2027 eller etter avtale

Arbeidsoppgaver

Som administrativ koordinator vil du blant annet:

• Være en sentral administrativ og operativ støtte for Stabssjef, Operasjonsdirektøren og dens ledergruppe
• Planlegge og koordinere ledermøter, styringsmøter og andre sentrale møtefora.
• Sikre gode møteprosesser gjennom innhenting av agendaer, koordinering av innspill og kvalitetssikring av beslutningsunderlag.
• Fungere som møtesekretær, inkludert referatføring, vedlikehold av beslutningslogger og praktisk oppfølging av vedtatte tiltak.
• Bidra til effektiv informasjonsflyt mellom ledelse og organisasjon.
• Utarbeide rapporter, presentasjoner og beslutningsunderlag etter behov.
• Bistå ved planlegging og gjennomføring av interne arrangementer, workshops og ledersamlinger.
• Støtte administrative økonomiprosesser, herunder fakturagodkjenning, kostnadsoppfølging og koordinering av budsjett- og prognoseinnspill.
• Bidra til utvikling og forbedring av arbeidsprosesser, rutiner og styringsverktøy.
• Benytte digitale verktøy for planlegging, koordinering og oppfølging av aktiviteter og tiltak.

Kvalifikasjoner

• Har relevant høyere utdanning. Relevant arbeidserfaring kan kompensere for manglende formell utdanning.
• Har erfaring fra administrativ koordinering, lederstøtte, prosjektkoordinering eller lignende roller.
• Har erfaring med planlegging og koordinering av møter, styringsprosesser og oppfølging av beslutninger.
• Trives med å håndtere flere parallelle oppgaver og interessenter samtidig.
• Har gode ferdigheter i Microsoft 365.
• Behersker norsk og engelsk godt, både skriftlig og muntlig.

Personlige egenskaper

For å lykkes i rollen tror vi at du er:

• Strukturert og systematisk.
• Proaktiv og initiativrik.
• Løsningsorientert og forbedringsorientert.
• Profesjonell og trygg i samhandling med ledere på ulike nivåer.
• God til å skape oversikt, prioritering og fremdrift.
• En lagspiller med sterke samarbeidsevner.

Stillingen stiller strenge krav til sikkerhetsmessig skikkethet, og krever at man oppfyller vilkår for sikkerhetsklarering på nivå KONFIDENSIELT, i henhold til Lov om nasjonal sikkerhet (Sikkerhetsloven).

Vi tilbyr

Se våre hjemmesider andoyaspace.no for mer informasjon om hva vi kan tilby.