Strategisk Lederstøtte og Møtekoordinator

Preben Hanssen; Andøy; On-site; NOK 520,000 - 760,000; Full time

Job summary

Andøya Space søker en strukturert administrativ koordinator som bidrar til at ledelsen kan arbeide effektivt og være forberedt til beslutninger. Rollen utvikler Operasjonsdirektørens funksjon og påvirker hvordan lederstøtte og koordinering organiseres.

Stillingen innebærer møtesekretæransvar, innhenting av agendaer, referatføring og oppfølging av tiltak, samt støtte til administrative økonomiprosesser og interne arrangementer.

Qualifications

• Har relevant høyere utdanning. Relevant arbeidserfaring kan kompensere for manglende formell utdanning.
• Har erfaring fra administrativ koordinering, lederstøtte, prosjektkoordinering eller lignende roller.
• Har erfaring med planlegging og koordinering av møter, styringsprosesser og oppfølging av beslutninger.
• Trives med å håndtere flere parallelle oppgaver og interessenter samtidig.
• Har gode ferdigheter i Microsoft 365.
• Behersker norsk og engelsk godt, både skriftlig og muntlig.

Responsibilities

• Være en sentral administrativ og operativ støtte for Stabssjef, Operasjonsdirektøren og ledergruppen.
• Planlegge og koordinere ledermøter, styringsmøter og andre sentrale møtefora.
• Sikre gode møteprosesser gjennom innhenting av agendaer og kvalitetssikring av beslutningsunderlag.
• Fungere som møtesekretær, inkludert referatføring og oppfølging av vedtatte tiltak.
• Bidra til effektiv informasjonsflyt mellom ledelse og organisasjon.
• Utarbeide rapporter, presentasjoner og beslutningsunderlag etter behov.
• Støtte administrative økonomiprosesser, herunder fakturagodkjenning og budsjettoppfølging.
• Bidra til utvikling og forbedring av arbeidsprosesser og styringsverktøy.
• Benytte digitale verktøy for planlegging og oppfølging av aktiviteter.

Skills

Lederstøtte

Prosjektkoordinering

Møteplanlegging

Tverrfaglig samarbeid

Prioritering

Education

Høyere utdanning

Tools

Microsoft 365

Job description

Andøya Space søker en strukturert administrativ koordinator som bidrar til at ledelsen kan arbeide effektivt og være forberedt til beslutninger. Rollen utvikler Operasjonsdirektørens funksjon og påvirker hvordan lederstøtte og koordinering organiseres.

Stillingen innebærer møtesekretæransvar, innhenting av agendaer, referatføring og oppfølging av tiltak, samt støtte til administrative økonomiprosesser og interne arrangementer.