ZZP: Workload Planner

Matchpros; Utrecht; Hybrid; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Remote work mogelijk

Job summary

Veiligheidsregio Utrecht zoekt een Workload Planner om de actuele en geplande werkvoorraad binnen ICT Beheer in kaart te brengen en te structureren. Je signaleert capaciteitsknelpunten, maakt doorlooptijden inzichtelijk en koppelt werkzaamheden aan benodigde uren.

Je ontwikkelt en onderhoudt rapportages en stuurinformatie voor de teamleiding. Een structurele werkwijze wordt gecreëerd zodat workload, capaciteit en voortgang periodiek worden geactualiseerd.

Qualifications

• Afgeronde opleiding op minimaal HBO-niveau.
• Ervaring met planning, capaciteitsplanning, workloadmanagement en projectplanning.
• Ervaring met inventariseren, structureren en analyseren van werkvoorraden en werkzaamheden.
• Ervaring met Excel en/of vergelijkbare rapportage- en planningstools.
• Beschikbaar vanaf 1 oktober 2026 voor 36 uur per week gedurende de volledige opdracht.

Responsibilities

• Breng de actuele en geplande werkvoorraad in ICT Beheer in kaart.
• Inventariseer openstaande werkzaamheden, opdrachten, verzoeken en achterstanden en koppel deze aan uren en capaciteit.
• Analyseer workload versus capaciteit en bereken doorlooptijden en knelpunten.
• Ontwikkel en onderhoud workload-, capaciteits- en planningsrapportages en vertaal gegevens naar stuurinformatie.
• Ondersteun bij prioriteiten en realistische planning en documenteer werkwijzen voor herhaalbare monitoring.

Skills

Planning

Capaciteitsplanning

Workloadmanagement

Projectplanning

Excel

Power BI

Education

HBO-niveau

Tools

Excel

Power BI

Job description

1 oktober 2026 t/m 31 december 2026 (optie verlenging: 3 x 2 maanden)

thuiswerken mogelijk: Ja

Veiligheidsregio Utrecht

Schaal 7

Organisatie

Veiligheidsregio Utrecht is een samenwerkingsverband van 26 Utrechtse gemeenten en zet zich dagelijks in voor de veiligheid van inwoners en bezoekers van de regio. De organisatie werkt onder meer vanuit de meldkamer, brandweer, risicobeheersing, crisisbeheersing en geneeskundige hulpverlening.
Binnen de afdeling ICT Beheer is behoefte aan meer inzicht in de actuele en toekomstige werkvoorraad in verhouding tot de beschikbare capaciteit. Hiervoor wordt een Workload Planner gezocht die een structurele en overdraagbare werkwijze voor workload- en capaciteitsplanning ontwikkelt.

Opdracht

Als Workload Planner breng je de actuele en geplande werkvoorraad binnen ICT Beheer gestructureerd in kaart. Je inventariseert openstaande werkzaamheden, opdrachten, verzoeken en achterstanden en koppelt deze aan benodigde uren en beschikbare capaciteit.
Je analyseert de verhouding tussen workload en capaciteit en maakt verwachte doorlooptijden inzichtelijk. Daarbij signaleer je capaciteitsknelpunten, achterstanden, afhankelijkheden en risico’s voor de planning. Ook maak je inzichtelijk welke gevolgen nieuwe werkzaamheden of gewijzigde prioriteiten hebben voor capaciteit en doorlooptijden.
Je ontwikkelt en onderhoudt workload-, capaciteits- en planningsrapportages. Hiervoor verzamel, structureer en analyseer je gegevens en vertaal je deze naar heldere stuurinformatie voor de teamleiding.
Op basis van je analyses ondersteun je bij het stellen van prioriteiten en het opstellen van een realistische planning. Je bespreekt bevindingen met de teamleiding en betrokken medewerkers en zorgt ervoor dat werkvoorraad, capaciteit en prognoses periodiek worden geactualiseerd.
Een belangrijk resultaat van de opdracht is het inrichten en documenteren van een structurele werkwijze waarmee ICT Beheer na afloop van de opdracht zelfstandig workload, capaciteit, voortgang en doorlooptijden kan blijven monitoren.

Vereisten

• Afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau.
• Ervaring met planning, capaciteitsplanning, workloadmanagement, projectplanning en/of projectadministratie.
• Ervaring met het inventariseren, structureren en analyseren van werkvoorraden en werkzaamheden.
• Ervaring met Excel en/of vergelijkbare rapportage- en planningstools.
• Beschikbaar vanaf 1 oktober 2026 voor 36 uur per week gedurende de volledige opdracht en mogelijke verlengingen.
• In staat zelfstandig analyses, planningen en rapportages op te stellen.
• Een Verklaring Omtrent het Gedrag is vereist.

Wensen

• Ruime ervaring met workloadplanning, capaciteitsplanning en resourceplanning.
• Ervaring met het opzetten en onderhouden van rapportages voor werkvoorraad, capaciteit, voortgang en doorlooptijden.
• Ervaring binnen een ICT-, ICT-beheer- of vergelijkbare technisch-operationele omgeving.
• Ervaring met het analyseren, structureren en rapporteren van gegevens met Excel.
• Ervaring met Power BI en/of vergelijkbare rapportagetools.
• Ervaring met het zelfstandig inrichten of verbeteren van planning- en capaciteitsprocessen.
• Ervaring met het ontwikkelen van overdraagbare planningsmethodieken en werkwijzen.
• Ervaring met het vertalen van capaciteitsgegevens naar bruikbare management- en stuurinformatie.

Competenties

• Analytisch sterk.
• Sterk in plannen en organiseren.
• Nauwkeurig.
• Proactief.
• Zelfstandig.
• Communicatief vaardig.
• Resultaatgericht.
• Organisatiesensitief.
• Sterk in oordeelsvorming.
• In staat overzicht te bewaren en hoofd- en bijzaken te onderscheiden.

Planning

De opdracht start op 1 oktober 2026 en loopt tot en met 31 december 2026. Er zijn drie mogelijke verlengingen van ieder 2 maanden.
De selectiegesprekken zijn gepland op 16 september 2026 en kunnen fysiek of digitaal plaatsvinden.

Werkdag

De inzet bedraagt 36 uur per week, verdeeld over maandag tot en met vrijdag.

Functieschaal

Functieschaal 7.
__________________