Workload Planner

All About Work; Utrecht; On-site; EUR 52,000 - 76,000; Full time

Benefits offered by this job

Job summary

All About Work in Utrecht zoekt een ervaren specialist ICT Beheer die workload- en capaciteitsplanning structureert en borgt. Je vertaalt analyses naar heldere rapportages en stuurinformatie voor de teamleiding om planning en doorlooptijden voorspelbaarder te maken.

Je inventariseert werkvoorraad, berekent capaciteit en doorlooptijden, en stelt workloads en planningen op. Per 1 oktober 2026 ben je beschikbaar voor de volledige duur van de opdracht.

Qualifications

• Afgeronde HBO-opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau.
• Werkervaring met planning, capaciteitsplanning, workloadmanagement, projectplanning en/of projectadministratie.
• Ervaring met inventariseren, structureren en analyseren van werkvoorraad en/of werkzaamheden.
• Ervaring met Excel en/of vergelijkbare rapportage- of planningstools.
• Beschikbaar per 1 oktober 2026 voor de volledige duur en het gevraagde aantal uren per week.

Responsibilities

• Inventariseren en structureren van actuele onderhanden en geplande werk binnen ICT Beheer.
• In kaart brengen van openstaande werkzaamheden, opdrachten, verzoeken en achterstanden.
• Bepalen van ureninschattingen en benodigde capaciteit per activiteit of opdracht.
• Inventariseren van beschikbare capaciteit binnen het team.
• Vergelijken van benodigde en beschikbare capaciteit.
• Berekenen van verwachte doorlooptijden en inzichtelijk maken.
• Signalen afgeven van capaciteitsknelpunten, achterstanden en risico's voor planning.
• Inzichtelijk maken van gevolgen van nieuwe werkzaamheden en gewijzigde prioriteiten.
• Opstellen en onderhouden van workload-, capaciteits- en planningsrapportages.
• Periodiek actualiseren van werkvoorraad, capaciteit en doorlooptijden.
• Bespreken van analyses met teamleiding en betrokken medewerkers.
• Ondersteunen bij het stellen van prioriteiten en realistische planning.
• Documenteren uitgangspunten, ureninschattingen en gehanteerde planningsmethodiek.
• Richt een structurele en overdraagbare werkwijze in zodat ICT Beheer na afloop zelfstandig workload en capaciteit kan monitoren.

Job description

Over de functie

ft 32108

Je gaat binnen ICT Beheer aan de slag met het inzichtelijk maken van de werkvoorraad en de beschikbare capaciteit. Daarmee help je de organisatie om beter te sturen op planning, prioriteiten en doorlooptijden. Je richt een structurele en overdraagbare werkwijze in waarmee workload- en capaciteitsplanning ook na afloop van de opdracht geborgd blijft. Daarnaast vertaal je analyses naar heldere rapportages en concrete stuurinformatie voor de teamleiding. Zo lever je een directe bijdrage aan meer overzicht, grip en voorspelbaarheid in het team.

Wat ga je doen

• Je inventariseert en structureert het actuele onderhanden en geplande werk binnen ICT Beheer.

• Je brengt openstaande werkzaamheden, opdrachten, verzoeken en achterstanden in kaart.

• Je bepaalt en/of haalt ureninschattingen en benodigde capaciteit per activiteit of opdracht op.

• Je inventariseert de beschikbare capaciteit binnen het team.

• Je zet de benodigde capaciteit af tegen de beschikbare capaciteit.

• Je berekent en maakt verwachte doorlooptijden inzichtelijk.

• Je signaleert capaciteitsknelpunten, achterstanden en risico's voor de planning.

• Je maakt de gevolgen van nieuwe werkzaamheden en gewijzigde prioriteiten voor capaciteit en doorlooptijd inzichtelijk.

• Je stelt op en onderhoudt workload-, capaciteits- en planningsrapportages.

• Je actualiseert periodiek werkvoorraad, capaciteit en verwachte doorlooptijden.

• Je bespreekt analyses en bevindingen met teamleiding en betrokken medewerkers.

• Je ondersteunt bij het stellen van prioriteiten en het opstellen van een realistische planning.

• Je documenteert uitgangspunten, ureninschattingen, capaciteitsgegevens en de gehanteerde planningsmethodiek.

• Je richt een structurele en overdraagbare werkwijze in waarmee ICT Beheer na afloop van de opdracht zelfstandig workload en capaciteit kan blijven monitoren.

Eisen

• Je hebt een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau.

• Je hebt aantoonbare werkervaring met planning, capaciteitsplanning, workloadmanagement, projectplanning en/of projectadministratie.

• Je hebt aantoonbare werkervaring met het inventariseren, structureren en analyseren van werkvoorraden en/of werkzaamheden.

• Je hebt aantoonbare werkervaring met Excel en/of vergelijkbare rapportage- of planningstools.

• Je bent per 1 oktober 2026 beschikbaar voor de volledige duur van de opdracht, alle mogelijke verlengingen en het gevraagde aantal uren per week.

Wensen

• Je hebt aantoonbare werkervaring met workloadplanning, capaciteitsplanning, resourceplanning of vergelijkbare werkzaamheden.

• Je hebt 5 jaar of meer aantoonbare ervaring met workloadplanning, capaciteitsplanning, resourceplanning of vergelijkbare werkzaamheden.

• Je hebt aantoonbare werkervaring met het opzetten en onderhouden van rapportages waarmee werkvoorraad, capaciteit, voortgang en/of doorlooptijden inzichtelijk worden gemaakt.

• Je hebt 3 jaar of meer aantoonbare ervaring met het opzetten en onderhouden van rapportages waarmee werkvoorraad, capaciteit, voortgang en/of doorlooptijden inzichtelijk worden gemaakt.

• Je hebt aantoonbare werkervaring binnen een ICT-, ICT-beheer- of vergelijkbare technisch-operationele omgeving.

• Je hebt 3 jaar of meer aantoonbare werkervaring binnen een ICT-, ICT-beheer- of vergelijkbare technisch-operationele omgeving.

• Je hebt aantoonbare werkervaring met het analyseren, structureren en rapporteren van gegevens met behulp van Excel, Power BI en/of vergelijkbare tools.

• Je hebt 3 jaar of meer aantoonbare ervaring met het analyseren, structureren en rapporteren van gegevens met behulp van Excel, Power BI en/of vergelijkbare tools.

• Je hebt aantoonbare werkervaring met het zelfstandig inrichten of verbeteren van een planning- en/of capaciteitsproces.

• Je hebt aantoonbaar meerdere planning- en/of capaciteitsprocessen zelfstandig ingericht of verbeterd.

Competenties

• Je hebt sterk analytisch vermogen en kunt grote hoeveelheden informatie structureren en vertalen naar bruikbare stuurinformatie.

• Je bent sterk in plannen en organiseren en brengt werkzaamheden, capaciteit, afhankelijkheden en deadlines gestructureerd samen.

• Je werkt nauwkeurig en zorgt voor betrouwbare en actuele informatie.

• Je bent proactief en signaleert tijdig knelpunten, afwijkingen en risico's, waarna je hierop actie onderneemt.

• Je kunt zelfstandig de opdracht structureren en uitvoeren.

• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden en kunt gericht doorvragen bij medewerkers en bevindingen helder toelichten.

• Je werkt resultaatgericht en stuurt aan op concrete, bruikbare en overdraagbare resultaten.

• Je hebt organisatiesensitiviteit en begrijpt belangen en afhankelijkheden binnen de organisatie.

• Je hebt oordeelsvorming en kunt op basis van beschikbare gegevens realistische conclusies trekken over workload, capaciteit en planning.

• Je houdt overzicht en weet hoofd- en bijzaken te onderscheiden om een integraal beeld van werkzaamheden en capaciteit te creëren.

ft 32108