Workload Planner

VBCI; Utrecht; On-site; EUR 36,000 - 50,000; Part time

Job summary

Veiligheidsregio Utrecht zoekt voor ICT Beheer een Workload Planner voor een tijdelijke opdracht van 01-10-2026 tot 31-12-2026 (36 uur per week).

Verantwoordelijkheden omvatten inventariseren en structureren van werkvoorraad, bepalen van ureninschattingen en capaciteit, en het opstellen van workload- en planningsrapportages, met aandacht voor knelpunten en doorlooptijden.

Qualifications

• Je hebt aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met planning, capaciteitsplanning, workloadmanagement, projectplanning en/of projectadministratie.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het inventariseren, structureren en analyseren van werkvoorraden en/of werkzaamheden.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met Excel en/of vergelijkbare rapportage- of planningstools.
• Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands.
• Graag ontvangen wij in ieder geval een persoonlijke motivatie.

Responsibilities

• Inventariseren en structureren van het actuele onderhanden en geplande werk binnen ICT Beheer.
• In kaart brengen van openstaande werkzaamheden, opdrachten, verzoeken en achterstanden.
• Bepalen en/of ophalen van ureninschattingen en benodigde capaciteit per activiteit of opdracht.
• Inventariseren van de beschikbare capaciteit binnen het team.
• Afzetten van de benodigde capaciteit tegen de beschikbare capaciteit.
• Berekenen en inzichtelijk maken van verwachte doorlooptijden.
• Signaleren van capaciteitsknelpunten, achterstanden en risico's voor de planning.
• Inzichtelijk maken van de gevolgen van nieuwe werkzaamheden en gewijzigde prioriteiten voor capaciteit en doorlooptijd.
• Opstellen en onderhouden van workload-, capaciteits- en planningsrapportages.
• Periodiek actualiseren van werkvoorraad, capaciteit en verwachte doorlooptijden.
• Bespreken van analyses en bevindingen met teamleiding en betrokken medewerkers.
• Ondersteunen bij het stellen van prioriteiten en het opstellen van een realistische planning.
• Documenteren van uitgangspunten, ureninschattingen, capaciteitsgegevens en de gehanteerde planningsmethodiek.
• Inrichten en documenteren van structurele en overdraagbare werkwijze waarmee ICT Beheer na afloop van de opdracht zelfstandig workload en capaciteit kan blijven monitoren.

Skills

Planning

Capaciteitsplanning

Workloadmanagement

Projectplanning

Projectadministratie

Excel

Education

HBO-bacheloropleiding

Tools

Power BI

Job description

Voor de Veiligheidsregio Utrecht zoeken we een Workload Planner.

Startdatum: 01-10-2026
Einddatum: 31-12-2026 met optie tot verlenging
Uren per week: 36

Uw veiligheid, Ons werk

Veiligheidsregio Utrecht is een samenwerkingsverband van en voor de 26 Utrechtse gemeenten. Wij zorgen elke dag voor de veiligheid van alle mensen die in de regio wonen en verblijven. Dat doen wij met onze centralisten op de 112-meldkamer, onze brandweermensen en onze collega's van risicobeheersing, crisisbeheersing en de geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio.

Wij zijn er voor de mensen in de samenleving, die rekenen op onze professionaliteit. Onze ambitie is om dat met onze partners steeds beter te doen. Om hieraan een bijdrage te leveren, is de afdeling ICT Beheer op zoek naar een tijdelijke collega:

Functiebeschrijving

De afdeling ICT Beheer heeft behoefte aan meer inzicht in de actuele en toekomstige werkvoorraad in relatie tot de beschikbare capaciteit. De Workload Planner krijgt de opdracht om de workload en capaciteit binnen ICT Beheer inzichtelijk te maken en een structurele werkwijze voor workload- en capaciteitsplanning in te richten.

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Inventariseren en structureren van het actuele onderhanden en geplande werk binnen ICT Beheer;
• In kaart brengen van openstaande werkzaamheden, opdrachten, verzoeken en achterstanden;
• Bepalen en/of ophalen van ureninschattingen en benodigde capaciteit per activiteit of opdracht;
• Inventariseren van de beschikbare capaciteit binnen het team;
• Afzetten van de benodigde capaciteit tegen de beschikbare capaciteit;
• Berekenen en inzichtelijk maken van verwachte doorlooptijden;
• Signaleren van capaciteitsknelpunten, achterstanden en risico's voor de planning;
• Inzichtelijk maken van de gevolgen van nieuwe werkzaamheden en gewijzigde prioriteiten voor capaciteit en doorlooptijd;
• Opstellen en onderhouden van workload-, capaciteits- en planningsrapportages;
• Periodiek actualiseren van werkvoorraad, capaciteit en verwachte doorlooptijden;
• Bespreken van analyses en bevindingen met teamleiding en betrokken medewerkers;
• Ondersteunen bij het stellen van prioriteiten en het opstellen van een realistische planning;
• Documenteren van uitgangspunten, ureninschattingen, capaciteitsgegevens en de gehanteerde planningsmethodiek;
• Inrichten en documeteren van een structurele en overdraagbare werkwijze waarmee ICT Beheer na afloop van de opdracht zelfstandig workload en capaciteit kan blijven monitoren.

Het beoogde resultaat van de opdracht is een actueel en betrouwbaar capaciteitsbeeld waarmee ICT Beheer inzicht heeft in de hoeveelheid werk, benodigde en beschikbare capaciteit, verwachte doorlooptijden en toekomstige knelpunten. Hiermee wordt de teamleiding in staat gesteld onderbouwde keuzes te maken over planning, prioriteiten en inzet van capaciteit.

De fysieke/ digitale gesprekken bij de VRU worden gepland op woensdag 16 september 2026, tussen 9:00 uur en 15:00 uur.

Functie-eisen

• Je hebt aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau;
• Je hebt aantoonbare werkervaring met planning, capaciteitsplanning, workloadmanagement, projectplanning en/of projectadministratie;
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het inventariseren, structureren en analyseren van werkvoorraden en/of werkzaamheden;
• Je hebt aantoonbare werkervaring met Excel en/of vergelijkbare rapportage- of planningstools;
• Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands;
• Graag ontvangen wij in ieder geval een persoonlijke motivatie.

Wensen

• Je hebt aantoonbare werkervaring met workloadplanning, capaciteitsplanning, resourceplanning of vergelijkbare werkzaamheden (30 punten);5 jaar of meer aantoonbare ervaring, aantal jaar meegeven;
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het opzetten en onderhouden van rapportages waarmee werkvoorraad, capaciteit, voortgang en/of doorlooptijden inzichtelijk worden gemaakt (25 punten);3 jaar of meer aantoonbare ervaring, aantal jaar meegeven;
• Aantoonbare werkervaring binnen een ICT-, ICT-beheer- of vergelijkbare technisch-operationele omgeving, aantal jaar meegeven;
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het analyseren, structureren en rapporteren van gegevens met behulp van Excel, Power BI en/of vergelijkbare tools, aantal jaar meegeven;
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het zelfstandig inrichten of verbeteren van een planning- en/of capaciteitsproces:
  a. aantoonbaar meerdere planning- en/of capaciteitsprocessen zelfstandig ingericht of verbeterd of:
  b. aantoonbaar aan minimaal één dergelijke inrichting of verbetering bijgedragen:

Arbeidsvoorwaarden

Het bruto maandsalaris ligt tussen de € 3.200,- en € 4.500,- (o.b.v. 36 uur), afhankelijk van opleiding en ervaring. Deze opdracht is niet geschikt voor ZZP'ers i.v.m. de Wet DBA.