Workload Planner

S&Z Consultancy; Utrecht; On-site; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Job summary

S&Z Consultancy zoekt een ervaren capacity- en workload-specialist om ICT Beheer inzichtelijk te maken en een structurele werkwijze voor workload- en capaciteitsplanning in te richten.

Je verzamelt en structureert het actuele werk, bepaalt ureninschattingen en benodigde capaciteit per activiteit, registreert beschikbare capaciteit en ontwikkelt rapportages voor planning en prioritering.

Qualifications

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau
• Aantoonbare werkervaring met planning en capaciteitsplanning
• Ervaring met Excel en Power BI of vergelijkbare tools
• Beschikbaar per 1 oktober 2026 voor de hele opdracht
• Ervaring met workloadmanagement en projectadministratie
• Ervaring met inventariseren, structureren en analyseren van werkvoorraden en werkzaamheden

Responsibilities

• Inventariseren en structureren van ICT Beheer-werk
• In kaart brengen van openstaande werkzaamheden en achterstanden
• Bepalen van ureninschattingen en benodigde capaciteit
• Inventariseren van beschikbare capaciteit binnen het team
• Afzetten van benodigde capaciteit tegen beschikbare capaciteit
• Berekenen en inzichtelijk maken van verwachte doorlooptijden
• Signaleren van capaciteitsknelpunten, achterstanden en risico's
• Inzichtelijk maken van gevolgen van nieuwe werkzaamheden en prioriteiten
• Opstellen en onderhouden van workload-, capaciteits- en planningsrapportages
• Periodiek actualiseren van werkvoorraad, capaciteit en doorlooptijden
• Bespreken analyses met teamleiding en medewerkers
• Ondersteunen bij prioriteiten en realistische planning
• Documenteren van uitgangspunten, ureninschattingen en planningsmethodiek
• Inrichten en documenteren van structurele werkwijze voor zelfstandig monitoren van workload en capaciteit

Skills

Analytisch vermogen

Plannen en organiseren

Nauwkeurigheid

Proactiviteit

Zelfstandigheid

Communicatieve vaardigheden

Resultaatgerichtheid

Organisatiesensitiviteit

Oordeelsvorming

Overzicht

Education

HBO/bachelor niveau

Tools

Excel

Power BI

Job description

Startdatum: 1 oktober 2026

Einddatum: 31 december 2026

Optie op verlenging: 3x 2 maanden

Sluitingsdatum: 14 september 2026

Publicatiedatum: 7 september 2026

Opdracht

Je krijgt de opdracht om de workload en capaciteit binnen ICT Beheer inzichtelijk te maken en een structurele werkwijze voor workload- en capaciteitsplanning in te richten.

Kerntaken

Je werkzaamheden ontstaan onder andere uit:

• Inventariseren en structureren van het actuele onderhanden en geplande werk binnen ICT Beheer;
• In kaart brengen van openstaande werkzaamheden, opdrachten, verzoeken en achterstanden;
• Bepalen en/of ophalen van ureninschattingen en benodigde capaciteit per activiteit of opdracht;
• Inventariseren van de beschikbare capaciteit binnen het team;
• Afzetten van de benodigde capaciteit tegen de beschikbare capaciteit;
• Berekenen en inzichtelijk maken van verwachte doorlooptijden;
• Signaleren van capaciteitsknelpunten, achterstanden en risico's voor de planning;
• Inzichtelijk maken van de gevolgen van nieuwe werkzaamheden en gewijzigde prioriteiten voor capaciteit en doorlooptijd;
• Opstellen en onderhouden van workload-, capaciteits- en planningsrapportages;
• Periodiek actualiseren van werkvoorraad, capaciteit en verwachte doorlooptijden;
• Bespreken van analyses en bevindingen met teamleiding en betrokken medewerkers;
• Ondersteunen bij het stellen van prioriteiten en het opstellen van een realistische planning;
• Documenteren van uitgangspunten, ureninschattingen, capaciteitsgegevens en de gehanteerde planningsmethodiek;
• Inrichten en documenteren van een structurele en overdraagbare werkwijze waarmee ICT Beheer na afloop van de opdracht zelfstandig workload en capaciteit kan blijven monitoren.

Beoogd resultaat

Een actueel en betrouwbaar capaciteitsbeeld waarmee ICT Beheer inzicht heeft in de hoeveelheid werk, benodigde en beschikbare capaciteit, verwachte doorlooptijden en toekomstige knelpunten. Hiermee kan de teamleiding onderbouwde keuzes maken over planning, prioriteiten en inzet van capaciteit.

Eisen:

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau
• Aantoonbare werkervaring met planning, capaciteitsplanning, workloadmanagement, projectplanning en/of projectadministratie
• Aantoonbare werkervaring met het inventariseren, structureren en analyseren van werkvoorraden en/of werkzaamheden
• Aantoonbare werkervaring met Excel en/of vergelijkbare rapportage- of planningstools
• Beschikbaar per 1 oktober 2026 voor de volledige duur van de opdracht, alle mogelijke verlengingen en het gevraagde aantal uren per week

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring met workloadplanning, capaciteitsplanning, resourceplanning of vergelijkbare werkzaamheden
• Aantoonbare werkervaring met het opzetten en onderhouden van rapportages waarmee werkvoorraad, capaciteit, voortgang en/of doorlooptijden inzichtelijk worden gemaakt
• Aantoonbare werkervaring binnen een ICT-, ICT-beheer- of vergelijkbare technisch-operationele omgeving
• Aantoonbare werkervaring met het analyseren, structureren en rapporteren van gegevens met behulp van Excel, Power BI en/of vergelijkbare tools
• Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig inrichten of verbeteren van een planning- en/of capaciteitsproces

Competenties:

• Analytisch vermogen – kan grote hoeveelheden informatie structureren en vertalen naar bruikbare stuurinformatie
• Plannen en organiseren – brengt werkzaamheden, capaciteit, afhankelijkheden en deadlines gestructureerd samen
• Nauwkeurigheid – werkt zorgvuldig en zorgt voor betrouwbare en actuele informatie
• Proactiviteit – signaleert tijdig knelpunten, afwijkingen en risico's en onderneemt hierop actie
• Zelfstandigheid – kan de opdracht zelfstandig structureren en uitvoeren
• Communicatieve vaardigheden – kan gericht doorvragen bij medewerkers en bevindingen helder toelichten
• Resultaatgerichtheid – werkt toe naar concrete, bruikbare en overdraagbare resultaten
• Organisatiesensitiviteit – begrijpt belangen en afhankelijkheden binnen de organisatie en weet hier effectief mee om te gaan
• Oordeelsvorming – kan op basis van beschikbare gegevens realistische conclusies trekken over workload, capaciteit en planning
• Overzicht – is in staat hoofd- en bijzaken te onderscheiden en een integraal beeld van werkzaamheden en capaciteit te creëren