Workload planner (zzp - freelance)

Veiligheidsregio Utrecht; Utrecht; On-site; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

Veiligheidsregio Utrecht zoekt een tijdelijke collega voor ICT Beheer die workload en capaciteit in kaart brengt en een structurele planning aanpak inricht. Je inventariseert lopend en geplanned werk, bepaalt uren en benodigde capaciteit, en verantwoordelijk voor rapportages en periodieke bijstelling.

Je werkt zelfstandig aan het opzetten van modellen voor doorlooptijden en knelpunten, en bespreekt analyses met teamleiding.

Qualifications

• Analytisch vermogen om grote hoeveelheden informatie te structureren en te vertalen naar stuurinformatie.
• Plannen en organiseren: werkzaamheden, capaciteit en deadlines samenbrengen.
• Nauwkeurigheid bij dataverwerking en rapportages.
• Proactief signaleren van knelpunten en risico's in planning.
• Zelfstandigheid bij het structureren en uitvoeren van de opdracht.
• Communicatieve vaardigheden om bevindingen helder toe te lichten.
• Resultaatgerichtheid bij oplevering van concrete outputs.
• Organisatiesensitiviteit in relatie tot belangen en afhankelijkheden.
• Oordeelsvorming op basis van beschikbare gegevens.
• Overzicht om hoofd- en bijzaken te onderscheiden.

Responsibilities

• Inventariseren en structureren van actueel onderhanden en geplande werk binnen ICT Beheer.
• In kaart brengen van openstaande werkzaamheden, opdrachten en achterstanden.
• Bepalen van ureninschattingen en benodigde capaciteit per activiteit.
• Inventariseren van beschikbare capaciteit binnen het team.
• Vergelijken van benodigde capaciteit met beschikbare capaciteit.
• Berekenen en inzichtelijk maken van verwachte doorlooptijden.
• Signalen van capaciteitsknelpunten en risico's voor de planning.
• Inzichtelijk maken van gevolgen van nieuwe werkzaamheden en prioriteiten.
• Opstellen en onderhouden van workload-, capaciteits- en planningsrapportages.
• Periodiek actualiseren van werkvoorraad en planningen en bespreken met teamleiding.
• Ondersteunen bij het stellen van prioriteiten en realistische planning.

Skills

Analytisch vermogen

Plannen en organiseren

Nauwkeurigheid

Proactiviteit

Zelfstandigheid

Communicatieve vaardigheden

Resultaatgerichtheid

Organisatiesensitiviteit

Oordeelsvorming

Overzicht

Job description

Uw veiligheid, Ons werk

Veiligheidsregio Utrecht is een samenwerkingsverband van en voor de 26 Utrechtse gemeenten. Wij zorgen elke dag voor de veiligheid van alle mensen die in de regio wonen en verblijven. Dat doen wij met onze centralisten op de 112-meldkamer, onze brandweermensen en onze collega’s van risicobeheersing, crisisbeheersing en de geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio.

Wij zijn er voor de mensen in de samenleving, die rekenen op onze professionaliteit. Onze ambitie is om dat met onze partners steeds beter te doen. Om hieraan een bijdrage te leveren, is de afdeling ICT Beheer op zoek naar een tijdelijke collega:

Opdracht

De afdeling ICT Beheer heeft behoefte aan meer inzicht in de actuele en toekomstige werkvoorraad in relatie tot de beschikbare capaciteit. De Workload Planner krijgt de opdracht om de workload en capaciteit binnen ICT Beheer inzichtelijk te maken en een structurele werkwijze voor workload- en capaciteitsplanning in te richten.

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Inventariseren en structureren van het actuele onderhanden en geplande werk binnen ICT Beheer;
• In kaart brengen van openstaande werkzaamheden, opdrachten, verzoeken en achterstanden;
• Bepalen en/of ophalen van ureninschattingen en benodigde capaciteit per activiteit of opdracht;
• Inventariseren van de beschikbare capaciteit binnen het team;
• Afzetten van de benodigde capaciteit tegen de beschikbare capaciteit;
• Berekenen en inzichtelijk maken van verwachte doorlooptijden;
• Signaleren van capaciteitsknelpunten, achterstanden en risico's voor de planning;
• Inzichtelijk maken van de gevolgen van nieuwe werkzaamheden en gewijzigde prioriteiten voor capaciteit en doorlooptijd;O
• pstellen en onderhouden van workload-, capaciteits- en planningsrapportages;
• Periodiek actualiseren van werkvoorraad, capaciteit en verwachte doorlooptijden;
• Bespreken van analyses en bevindingen met teamleiding en betrokken medewerkers;
• Ondersteunen bij het stellen van prioriteiten en het opstellen van een realistische planning;
• Documenteren van uitgangspunten, ureninschattingen, capaciteitsgegevens en de gehanteerde planningsmethodiek;
• Inrichten en documeteren van een structurele en overdraagbare werkwijze waarmee ICT Beheer na afloop van de opdracht zelfstandig workload en capaciteit kan blijven monitoren.

Het beoogde resultaat van de opdracht is een actueel en betrouwbaar capaciteitsbeeld waarmee ICT Beheer inzicht heeft in de hoeveelheid werk, benodigde en beschikbare capaciteit, verwachte doorlooptijden en toekomstige knelpunten. Hiermee wordt de teamleiding in staat gesteld onderbouwde keuzes te maken over planning, prioriteiten en inzet van capaciteit.

Competenties

• Analytisch vermogen – kan grote hoeveelheden informatie structureren en vertalen naar bruikbare stuurinformatie;
• Plannen en organiseren – brengt werkzaamheden, capaciteit, afhankelijkheden en deadlines gestructureerd samen;
• Nauwkeurigheid – werkt zorgvuldig en zorgt voor betrouwbare en actuele informatie;
• Proactiviteit – signaleert tijdig knelpunten, afwijkingen en risico's en onderneemt hierop actie;
• Zelfstandigheid – kan de opdracht zelfstandig structureren en uitvoeren;
• Communicatieve vaardigheden – kan gericht doorvragen bij medewerkers en bevindingen helder toelichten;
• Resultaatgerichtheid – werkt toe naar concrete, bruikbare en overdraagbare resultaten;
• Organisatiesensitiviteit – begrijpt belangen en afhankelijkheden binnen de organisatie en weet hier effectief mee om te gaan;
• Oordeelsvorming – kan op basis van beschikbare gegevens realistische conclusies trekken over workload, capaciteit en planning;
• Overzicht – is in staat hoofd- en bijzaken te onderscheiden en een integraal beeld van werkzaamheden en capaciteit te creëren.