Workload Planner - Veiligheidsregio Utrecht

Incipias B.V.; De Meern; On-site; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB 17,05%

36 uur per week

Job summary

In deze vacature voor de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) zoeken wij een Workload Planner. Je werkt binnen ICT Beheer, maakt de workload en capaciteit inzichtelijk en zet een structurele werkwijze op voor toekomstige planning.

Je hebt een HBO-opleiding en ervaring met planning, workloadmanagement en rapportages in Excel of Power BI. De opdracht start 1 oktober 2026 voor 36 uur per week en kan verlengd worden.

Qualifications

• Een HBO-opleiding op minimaal hbo-niveau.
• Aantoonbare werkervaring met planning, capaciteitsplanning en workloadmanagement.
• Aantoonbare ervaring met inventariseren en analyseren van werkvoorraden.
• Aantoonbare ervaring met Excel en/of Power BI of vergelijkbare tools.

Responsibilities

• Inventariseren en structureren van het actuele werk binnen ICT Beheer.
• In kaart brengen van openstaande werkzaamheden en achterstanden.
• Bepalen van ureninschattingen en benodigde capaciteit per activiteit.
• Vergelijken van beschikbare capaciteit met benodigde capaciteit.
• Berekenen van doorlooptijden en signaleren van knelpunten.
• Opstellen van workload-, capaciteits- en planningsrapportages.

Skills

Planning

Capaciteitsplanning

Workloadmanagement

Projectplanning

Projectadministratie

Analytisch denken

Communicatie

Structureren

Education

HBO-bachelorniveau

Tools

Excel

Power BI

Job description

Reageren kan tot 14 september 2026.

Over de functie

Voor onze opdrachtgever, de Veiligheidsregio Utrecht (VRU), zijn wij op zoek naar een Workload Planner. De VRU is een samenwerkingsverband van en voor de 26 Utrechtse gemeenten en zorgt elke dag voor de veiligheid van iedereen die in de regio woont en verblijft. Dat doen zij met centralisten op de 112-meldkamer, brandweermensen en collega's van risicobeheersing, crisisbeheersing en de geneeskundige hulpverleningsorganisatie. In deze tijdelijke rol werk je binnen de afdeling ICT Beheer, waar behoefte is aan meer inzicht in de actuele en toekomstige werkvoorraad in relatie tot de beschikbare capaciteit. Jij maakt de workload en capaciteit inzichtelijk en richt een structurele werkwijze voor workload- en capaciteitsplanning in.

Wat ga je doen?

• Inventariseren en structureren van het actuele onderhanden en geplande werk binnen ICT Beheer.
• In kaart brengen van openstaande werkzaamheden, opdrachten, verzoeken en achterstanden.
• Bepalen en ophalen van ureninschattingen en benodigde capaciteit per activiteit of opdracht.
• Inventariseren van de beschikbare capaciteit binnen het team en dit afzetten tegen de benodigde capaciteit.
• Berekenen en inzichtelijk maken van verwachte doorlooptijden.
• Signaleren van capaciteitsknelpunten, achterstanden en risico's voor de planning.
• Inzichtelijk maken van de gevolgen van nieuwe werkzaamheden en gewijzigde prioriteiten voor capaciteit en doorlooptijd.
• Opstellen en onderhouden van workload-, capaciteits- en planningsrapportages.
• Periodiek actualiseren van werkvoorraad, capaciteit en verwachte doorlooptijden.
• Bespreken van analyses en bevindingen met teamleiding en betrokken medewerkers.
• Ondersteunen bij het stellen van prioriteiten en het opstellen van een realistische planning.
• Documenteren van uitgangspunten, ureninschattingen, capaciteitsgegevens en de gehanteerde planningsmethodiek.
• Inrichten en documenteren van een structurele en overdraagbare werkwijze zodat ICT Beheer na afloop van de opdracht zelfstandig workload en capaciteit kan blijven monitoren.

Jouw profiel

• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met planning, capaciteitsplanning, workloadmanagement, projectplanning en/of projectadministratie.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het inventariseren, structureren en analyseren van werkvoorraden en/of werkzaamheden.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met Excel en/of vergelijkbare rapportage- of planningstools.
• Ervaring binnen een ICT-, ICT-beheer- of vergelijkbare technisch-operationele omgeving is een pré.
• Ervaring met het opzetten en onderhouden van rapportages in Power BI of vergelijkbare tools is een pré.
• Je bent analytisch sterk en kunt grote hoeveelheden informatie vertalen naar bruikbare stuurinformatie.
• Je werkt nauwkeurig, proactief en resultaatgericht.
• Je communiceert helder en weet bevindingen goed te verwoorden richting teamleiding en medewerkers.
• Je kunt de opdracht zelfstandig structureren en uitvoeren, met oog voor de belangen en afhankelijkheden binnen de organisatie.
• Je bent beschikbaar per 1 oktober 2026 voor 36 uur per week, voor de volledige duur van de opdracht.

Wat bieden wij?

• Een maatschappelijk relevante opdracht bij de Veiligheidsregio Utrecht, een organisatie die er elke dag voor zorgt dat mensen veilig kunnen wonen en werken in de regio.
• Een opdracht van 36 uur per week, startend op 1 oktober 2026 tot en met 31 december 2026, met mogelijkheid tot verlenging.
• Inschaling in functieschaal 7 (CAO Gemeenten), met een bruto maandsalaris bij fulltime van €2.875 (begintrede) tot €4.065 (hoogste trede), plus een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% bovenop het brutosalaris.
• Een dynamische werkomgeving binnen een professionele publieke veiligheidsorganisatie.

Sollicitatieproces

Voor vragen kun je bellen naar [phone] of mailen naar [e-mail].