Workload Planner

KBenP; Utrecht; Hybrid; EUR 52,000 - 68,000; Full time

Job summary

KBenP zoekt een workload- en capaciteitsplanner voor ICT Beheer. Doel is een actueel capaciteitsbeeld en betrouwbare planningsrapportages, zodat het team adequaat kan inspelen op workload en prioriteiten.

De opdracht omvat het structureren van bestaand werk, het inschatten van uren en het inrichten van een duurzame werkwijze om workload en capaciteit na afronding zelfstandig te monitoren.

Responsibilities

• Inventariseren en structureren van het actuele onderhanden en geplande werk binnen ICT Beheer
• In kaart brengen van openstaande werkzaamheden, opdrachten, verzoeken en achterstanden
• Bepalen en/of ophalen van ureninschattingen en benodigde capaciteit per activiteit of opdracht
• Inventariseren van de beschikbare capaciteit binnen het team
• Afzetten van de benodigde capaciteit tegen de beschikbare capaciteit
• Berekenen en inzichtelijk maken van verwachte doorlooptijden
• Signaleren van capaciteitsknelpunten, achterstanden en risico's voor de planning
• Inzichtelijk maken van de gevolgen van nieuwe werkzaamheden en gewijzigde prioriteiten voor capaciteit en doorlooptijd
• Opstellen en onderhouden van workload-, capaciteits- en planningsrapportages
• Periodiek actualiseren van werkvoorraad, capaciteit en verwachte doorlooptijden
• Bespreken van analyses en bevindingen met teamleiding en betrokken medewerkers
• Ondersteunen bij het stellen van prioriteiten en het opstellen van een realistische planning
• Documenteren van uitgangspunten, ureninschattingen, capaciteitsgegevens en de gehanteerde planningsmethodiek
• Inrichten en documenteren van een structurele en overdraagbare werkwijze waarmee ICT Beheer na afloop van de opdracht zelfstandig workload en capaciteit kan blijven monitoren

Job description

De afdeling ICT Beheer heeft behoefte aan meer inzicht in de actuele en toekomstige werkvoorraad in relatie tot de beschikbare capaciteit. De Workload Planner krijgt de opdracht om de workload en capaciteit binnen ICT Beheer inzichtelijk te maken en een structurele werkwijze voor workload- en capaciteitsplanning in te richten.

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Inventariseren en structureren van het actuele onderhanden en geplande werk binnen ICT Beheer;
• In kaart brengen van openstaande werkzaamheden, opdrachten, verzoeken en achterstanden;
• Bepalen en/of ophalen van ureninschattingen en benodigde capaciteit per activiteit of opdracht;
• Inventariseren van de beschikbare capaciteit binnen het team;
• Afzetten van de benodigde capaciteit tegen de beschikbare capaciteit;
• Berekenen en inzichtelijk maken van verwachte doorlooptijden;
• Signaleren van capaciteitsknelpunten, achterstanden en risico's voor de planning;
• Inzichtelijk maken van de gevolgen van nieuwe werkzaamheden en gewijzigde prioriteiten voor capaciteit en doorlooptijd;
• Opstellen en onderhouden van workload-, capaciteits- en planningsrapportages;
• Periodiek actualiseren van werkvoorraad, capaciteit en verwachte doorlooptijden;
• Bespreken van analyses en bevindingen met teamleiding en betrokken medewerkers;
• Ondersteunen bij het stellen van prioriteiten en het opstellen van een realistische planning;
• Documenteren van uitgangspunten, ureninschattingen, capaciteitsgegevens en de gehanteerde planningsmethodiek;
• Inrichten en documeteren van een structurele en overdraagbare werkwijze waarmee ICT Beheer na afloop van de opdracht zelfstandig workload en capaciteit kan blijven monitoren.

Resultaat

Het beoogde resultaat van de opdracht is een actueel en betrouwbaar capaciteitsbeeld waarmee ICT Beheer inzicht heeft in de hoeveelheid werk, benodigde en beschikbare capaciteit, verwachte doorlooptijden en toekomstige knelpunten. Hiermee wordt de teamleiding in staat gesteld onderbouwde keuzes te maken over planning, prioriteiten en inzet van capaciteit.