Secretarieel Medewerker

zorgjob.nl; Groningen; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

zorgjob.nl zoekt een ervaren secretaresse voor de Radiotherapie-afdeling. Je bent de verbindende schakel, beheert complexe agenda's en zorgt voor een vlotte ondersteuning van het afdelingsbestuur, management en overlegorganen.

Je denkt actief mee, bewaakt deadlines en ondersteunt HR-activiteiten zoals onboarding en aanwezigheidsregistraties. Ervaring met Hora Finita en ERP is gewenst, in een dynamische zorgomgeving.

Qualifications

• Affiniteit met managementondersteuning en uitstekende organisatorische vaardigheden.
• Minimaal mbo-4 of hbo-opleiding in managementondersteuning.
• Uitstekende Nederlandse en goede Engelse taalvaardigheden.
• Ruime ervaring met Microsoft 365 en HR-systemen.

Responsibilities

• Beheer van complexe agenda's en prioriteiten voor het afdelingsbestuur.
• Plannen, voorbereiden en notuleren van vergaderingen en evenementen.
• Bewaken van actiepunten, besluiten en deadlines.
• Verzorgen van correspondentie, managementinformatie en documentenstromen.
• Ondersteunen bij HR-werkzaamheden zoals onboarding en aanwezigheidregistraties.
• Ondersteunen van promovendi bij administratieve taken in Hora Finita en ERP.
• Bijdragen aan projecten en digitalisering van managementondersteuning met Microsoft 365.

Skills

Agenda management

Planningsvaardigheden

Communicatieve vaardigheden

MS365 ervaring

HR-systemen

Education

MBO-4 / HBO managementondersteuning

Tools

Microsoft 365

Hora Finita

ERP-systemen

AFAS HR

Job description

Secretaresse Radiotherapie

Ben jij een ervaren secretaresse, staf- of managementassistent die energie krijgt van organiseren, plannen en ontzorgen? Houd jij overzicht in een dynamische omgeving en weet je precies wat er nodig is om een afdeling soepel te laten functioneren? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Binnen de afdeling Radiotherapie van deze organisatie zoeken wij een proactieve en initiatiefrijke secretaresse die een belangrijke spil vormt binnen de afdeling. Je ondersteunt met name het afdelingsbestuur, maar ook het management en diverse overlegorganen. Je draagt er dagelijks aan bij dat processen soepel verlopen. Daarbij ben je niet alleen uitvoerend, maar denk je ook actief mee over verbeteringen in de ondersteuning en werkprocessen.

Wat ga je doen Als secretaresse ben je een verbindende schakel binnen de afdeling, maar ook binnen het cluster. Je zorgt voor structuur en continuïteit en bent vaak het eerste aanspreekpunt voor zowel interne als externe contacten. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• - complex agenda- en prioriteitenbeheer voor het afdelingsbestuur;
• - plannen, voorbereiden en notuleren van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen;
• - bewaken van actiepunten, besluiten en deadlines;
• - verzorgen van correspondentie, managementinformatie en documentstromen;
• - afhandelen bij HR-gerelateerde werkzaamheden, zoals onboarding van nieuwe medewerkers en studenten uit binnen- en buitenland, ziek- en herstelmeldingen, aanwezigheidsregistraties en administratieve personeelsprocessen;
• - ondersteunen van promovendi bij administratieve handelingen en bij administratieve taken in systemen als Hora Finita en het ERP;
• - bijdragen aan projecten en verbeterinitiatieven;
• - bijdragen aan de verdere digitalisering van de managementondersteuning met behulp van Microsoft 365-toepassingen.

Je signaleert wat er speelt, anticipeert op ontwikkeling en weet goed om te gaan met verschillende persoonlijkheden en belangen. Je zorgt ervoor dat de afdeling administratief soepel functioneert en krijgt energie van een goed georganiseerde werkomgeving.

Wij zoeken een collega die overzicht houdt in een complexe omgeving, zelfstandig werkt en tegelijkertijd een echte teamspeler is. Je hebt:

• - een afgeronde mbo-4- of hbo-opleiding in de richting van managementondersteuning of een vergelijkbare richting;
• - relevante werkervaring als secretaresse, managementassistent, stafassistent of officemanager;
• - uitstekende Nederlandse en goede Engels taalvaardigheden. Een deel van de overleggen binnen de afdeling vindt plaats in het Engels;
• - ruime ervaring met Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint);
• - bij voorkeur ervaring met AFAS of vergelijkbare HR-systemen.

Je bent organisatorisch sterk, communicatief vaardig, tactvol, nauwkeurig en stressbestendig. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie, werkt graag samen en ziet kansen om werkprocessen te verbeteren.