Secretaresse Radiotherapie

Werkenbijumcg; Groningen; On-site; EUR 38,000 - 48,000; Full time

Job summary

UMCG Radiotherapie zoekt een ervaren secretaresse/managementondersteuner die proactief processen beheert en ondersteuning biedt aan het afdelingsbestuur en management. Je draagt bij aan een soepele administratieve werking en levert advies over verbeteringen in werkprocessen.

Je hebt een mbo-4/hbo-opleiding in managementondersteuning, ruime ervaring met MS 365 en HR-systemen zoals AFAS, en kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken in een dynamische omgeving.

Qualifications

• Uitgerust met een mbo-4- of hbo-opleiding in managementondersteuning of vergelijkbaar.
• Relevante werkervaring als secretaresse, managementassistent, stafassistent of officemanager.
• Uitstekende Nederlandse en goede Engelse taalvaardigheden, delen van overleg in het Engels.
• Ruime ervaring met Microsoft 365-apps (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint).
• Bij voorkeur ervaring met AFAS of vergelijkbare HR-systemen.

Responsibilities

• Complexe agenda- en prioriteitenbeheer voor het afdelingsbestuur.
• Plannen, voorbereiden en notuleren van vergaderingen en events.
• Bewaken van actiepunten, besluiten en deadlines.
• Zorgen voor managementinformatie en documentstromen.
• HR-gerelateerde werkzaamheden zoals onboarding en personeelsprocessen.
• Ondersteunen van promovendi en systemen zoals Hora Finita en ERP.
• Bijdragen aan projecten en digitalisering van managementondersteuning.

Skills

Agenda beheer

Notuleren

HR onboarding

Stakeholder communicatie

Microsoft 365

Education

MBO-4 of HBO Managementondersteuning

Tools

Hora Finita

ERP-systeem

AFAS

Microsoft 365

Job description

Ben jij een ervaren secretaresse, staf- of managementassistent die energie krijgt van organiseren, plannen en ontzorgen? Houd jij overzicht in een dynamische omgeving en weet je precies wat er nodig is om een afdeling soepel te laten functioneren? Dan zijn wij op zoek naar jou.Binnen de afdeling Radiotherapie van het UMCG zoeken wij een proactieve en initiatiefrijke secretaresse die een belangrijke spil vormt binnen de afdeling. Je ondersteunt met name het afdelingsbestuur, maar ook het management en diverse overlegorganen. Je draagt er dagelijks aan bij dat processen soepel verlopen. Daarbij ben je niet alleen uitvoerend, maar denk je ook actief mee over verbeteringen in de ondersteuning en werkprocessen.

Wat ga je doen

• - complex agenda- en prioriteitenbeheer voor het afdelingsbestuur;
• - plannen, voorbereiden en notuleren van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen;
• - bewaken van actiepunten, besluiten en deadlines;
• - verzorgen van correspondentie, managementinformatie en documentstromen;
• - afhandelen bij HR-gerelateerde werkzaamheden, zoals onboarding van nieuwe medewerkers en studenten uit binnen- en buitenland, ziek- en herstelmeldingen, aanwezigheidsregistraties en administratieve personeelsprocessen;
• - ondersteunen van promovendi bij administratieve handelingen en bij administratieve taken in systemen als Hora Finita en het ERP;
• - bijdragen aan projecten en verbeterinitiatieven;
• - bijdragen aan de verdere digitalisering van de managementondersteuning met behulp van Microsoft 365-toepassingen.

Je signaleert wat er speelt, anticipeert op ontwikkeling en weet goed om te gaan met verschillende persoonlijkheden en belangen. Je zorgt ervoor dat de afdeling administratief soepel functioneert en krijgt energie van een goed georganiseerde werkomgeving.

Wij zoeken een collega die overzicht houdt in een complexe omgeving, zelfstandig werkt en tegelijkertijd een echte teamspeler is.

Je hebt:

• - een afgeronde mbo-4- of hbo-opleiding in de richting van managementondersteuning of een vergelijkbare richting;
• - relevante werkervaring als secretaresse, managementassistent, stafassistent of officemanager;
• - uitstekende Nederlandse en goede Engels taalvaardigheden. Een deel van de overleggen binnen de afdeling vindt plaats in het Engels;
• - ruime ervaring met Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint);
• - bij voorkeur ervaring met AFAS of vergelijkbare HR-systemen.