Directiesecretaresse

zorgjob.nl; Groningen; On-site; EUR 32,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

Arbeidsovereenkomst voor 1 jaar met HH

Salaris volgens cao GGZ, functiegroep

Eindejaarsuitkering 8,33%

Vakantiegeld 8,33%

Pensioenfonds Zorg en Welzijn

Fietsregeling en bedrijfsfitness

Job summary

Secretaresse directeur in Groningen zoekt naar een proactieve professional die het directeurenteam ondersteunt en het secretariaat efficiënt beheert. Je werkt samen met vijf collega-secretaresses en coördineert diverse admin- en organisatorische taken.

Je beheert de agenda, bereidt vergaderingen voor, notuleert en verzorgt correspondentie. Met ruime MS Office-kennis en minimaal drie jaar ervaring ben je een cruciale schakel in een maatschappelijk betrokken organisatie.

Qualifications

• Het is een professionele collega met integriteit, nauwkeurigheid en gestructureerde werkwijze.
• Minimaal drie jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden.

Responsibilities

• Ondersteunen van het directieteam en secretariaat als spil in het proces.
• Beheren en organiseren van de wachtende informatiestromen en agenda.
• Voorbereiden vergaderingen, notuleren en opvolging van afspraken.
• Beheren mailbox en correspondentie; zorgdragen voor tijdige documentatie.
• Roosters van managers registreren en bereikbaarheidsroosters van artsen maken.
• Beheren dossiers en (digitaal) archief; leveren van stukken aan bij vergaderingen.

Education

MBO+ werk- en denkniveau

Tools

MS Office

Job description

Secretaresse directeur, Groningen

Wil jij een belangrijke rol spelen als secretaresse in een dynamische werkomgeving binnen een maatschappelijk betrokken organisatie met flexibele werktijden en een veelzijdig takenpakket? Heb jij een proactieve en oplossingsgerichte houding? Dan is deze vacature wellicht iets voor jou!

Als secretaresse ben je samen met je collega secretaresses een onmisbare schakel binnen onze organisatie en de drijvende kracht achter het zelfstandig beheren en organiseren van het secretariaat van ons directieteam (bestaande uit acht leden). Met je collega secretaresses ondersteun je het directieteam en speel je een actieve rol in het digitaliseren en vernieuwen van onze werkprocessen. Jouw flexibiliteit, teamgeest en gestructureerde werkwijze zijn essentieel voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse gang van zaken.

Wat ga je doen?

Jij bent als secretaresse de steunpilaar voor het directieteam en het secretariaat. Je wordt onderdeel van een secretariaat dat momenteel uit vijf secretaresses bestaat. Geen dag is hetzelfde in deze centrale rol. Je bent verantwoordelijk voor een breed scala aan taken die essentieel zijn voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden van het directieteam. Je werkt nauw samen met de directeur, maar bent er ook voor anderen. Je draagt bij aan de efficiëntie van onze activiteiten.

Wat vragen wij?

• Je hebt een scherp oog voor prioriteiten en weet de informatiestromen efficiënt te managen.
• Je neemt verantwoordelijkheid voor het agendabeheer. Je organiseert in- en externe afspraken en overleggen met nauwkeurigheid. Je organiseert en coördineert bijeenkomsten, van uitnodiging tot uitvoering.
• Je bereidt vergaderingen voor, notuleert waar nodig en zorgt voor een correcte opvolging van afspraken en actiepunten. Je bewaakt deadlines die voortvloeien uit vergaderingen.
• Je bent (mede) verantwoordelijk voor de voorbereiding door de directeur. Je zorgt dat de directeur voldoende gedocumenteerd, geïnformeerd en voorbereid de vergaderingen en besprekingen kan bijwonen.
• Je verzorgt de (uitgaande) correspondentie. Je beoordeelt en behandelt de inkomende correspondentie. Stelt hierin de juiste prioriteiten, handelt wat kan zelfstandig en correct af en bespreekt relevante zaken met de directeur.
• Je beheert de mailbox van de directeur en handelt wat kan zelfstandig en correct af.
• Je verleent administratieve ondersteuning, met name door het registreren van gewerkte en vrije uren van de managers in het roosterprogramma en je maakt de bereikbaarheidsroosters van artsen.
• Je beheert dossiers en het (digitale) archief. Je zorgt voor de aanlevering van stukken en eventueel aanvullende informatie.
• Je bent op de hoogte van ontwikkelingen binnen het werkveld van de directie en je communiceert helder en vlot over relevante zaken. Je onderhoudt content op intranet en zorgt voor actuele informatie.
• Je werkt nauw samen met je collega secretaresses. Je neemt elkaar waar bij afwezigheid.

Dit kom jij ons brengen

Wij zoeken een professionele collega met passie voor haar werk. Een collega die integer, nauwkeurig en gestructureerd is. We vinden het belangrijk dat je een teamspeler bent. Je hebt een dienstverlenende instelling. Je staat stevig in je schoenen, bent stressbestendig en proactief. Je bent in staat om de context te begrijpen en vlot te schakelen tussen diverse vragen en onderwerpen, met aandacht voor detail.

Daarnaast zien we graag het volgende terug:

• MBO+ werk- en denkniveau en organisatiesensitief.
• Minimaal drie jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden.
• Goede beheersing van MS Office.

Ook onderschrijf je het belang van een gezonde leefstijl en het beleid van deze organisatie van een volledig rookvrije organisatie.

Dit bieden wij jou

Wij bieden jou de mogelijkheid om een steentje bij te dragen aan de missie van deze organisatie door organisatorische en administratieve ondersteuning te verlenen aan het directieteam. Je wordt onderdeel van een enthousiast team van secretaresses.

Daarnaast bieden wij jou:

• Een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een overeenkomst voor onbepaalde tijd.
• Een salaris volgens cao GGZ, functiegroep 40 (bruto per maand tussen € 2.888 - € 3.917 op basis van 36 uur).
• Een eindejaarsuitkering van 8,33% en vakantiegeld van 8,33%.
• Deelname aan het Pensioenfonds Zorg en Welzijn.
• Een balansbudget van € 1000,- bruto per jaar op basis van een dienstverband van 36 uur.
• Een aantrekkelijk pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een fietsregeling, bedrijfsfitnessregeling en volledige vergoeding woon-werkverkeer bij gebruik van openbaar vervoer.
• Veel mogelijkheden op het gebied van leren en ontwikkelen. Voorbeelden hiervan zijn trainingen op het gebied van Oplossingsgericht Werken en Persoonlijk Leiderschap. Daarnaast biedt deze organisatie ook een ruim aanbod aan digitale leertrajecten op GGZ-thema’s en persoonlijke ontwikkeling via GGZ Ecademy.

Vragen over de vacature?

Heb je voorafgaand aan je sollicitatie nog vragen over de inhoud van de functie of anderszins? Zij gaat graag met jou in gesprek Dit kan ook onder het nuttigen van een kopje koffie of thee op onze locatie.