Senior Directiesecretaresse

Pro Assistance B.V.; Amsterdam; On-site; EUR 35,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering van 5%

8% vakantiegeld

6 weken vakantie per jaar

Pensioenregeling

Mogelijkheid tot OV-vergoeding

Job summary

Een maatschappelijke organisatie in Amsterdam zoekt een Senior Directiesecretaresse die ondersteuning biedt aan de algemeen directeur en betrokken is bij de Raad van Toezicht. Je coördineert vergaderingen, beheert agenda's en communiceert met interne teams. De ideale kandidaat heeft minimaal HBO-niveau, uitstekende taalvaardigheden en 3+ jaar ervaring in een vergelijkbare functie. Ze bieden een marktconform salaris, pensioenregeling en 6 weken vakantie per jaar.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie.
• Stressbestendig en flexibel om op ad-hoc situaties in te spelen.
• Proactieve instelling met uitstekende timemanagement vaardigheden.

Responsibilities

• Inplannen en bewaken van de afspraken van de algemeen directeur.
• Beheren van de e-mail van de directeur.
• Ondersteunen bij de werkplanning van de directeur.
• Regelen van vluchten, hotels en andere logistieke zaken.
• Notuleren van vergaderingen en opstellen van verslagen.

Skills

Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal

Organisatorisch en communicatief sterk

Stressbestendig en flexibel

Integer en zorgvuldig met vertrouwelijke informatie

Goede kennis van de Office-pakketten

Ervaring met notuleren van bestuursvergaderingen

Education

Minimaal HBO werk- en denkniveau

Job description

Ben jij een ervaren directiesecretaresse die structuur weet aan te brengen in de hectiek van het dagelijks leven van een algemeen directeur? Wij zoeken een senior directiesecretaresse die als schakel tussen de directeur, de Raad van Toezicht en interne teams zorgt voor een vlotte organisatie en efficiënte administratieve ondersteuning.

Organisatie & Functie

Met de steun van donateurs en vrijwilligers zet deze organisatie zich dagelijks in voor een beter leven voor mensen met chronische aandoeningen. Het doel is dat zij het leven kunnen leiden dat zij wensen, zonder beperkingen en pijn. Dit wordt bereikt door aandacht te vragen voor de problematiek, wetenschappelijk onderzoek te financieren, betrouwbare informatie te verstrekken en mensen met deze aandoening met elkaar te verbinden.

Als Senior Directiesecretaresse ben jij de onmisbare steun voor de algemeen directeur, waardoor hij zich volledig kan richten op zijn kerntaken. Je bent een sparringpartner op niveau en durft je uit te spreken wanneer dat nodig is. Daarnaast bied je ook ondersteuning aan de adjunct-directeur. Je coördineert de vergaderingen van de Raad van Toezicht en de auditcommissie en zorgt voor een efficiënte planning en organisatie. Met jouw ervaring ben je sterk in ontzorgen en plannen, waarbij je altijd het overzicht bewaakt en structuur aanbrengt. Als verbinder binnen de organisatie ben je open, toegankelijk en servicegericht, altijd bereid anderen te helpen zonder je eigen prioriteiten uit het oog te verliezen.

Je komt te werken in een warme, ambitieuze en maatschappelijke organisatie die veel ruimte biedt voor zowel persoonlijke als inhoudelijke ontwikkeling. In een modern pand met een open karakter en flexibele werkplekken word je omringd door ondernemende collega’s in een zelf organiserend team, waar eigenaarschap en zelfstandigheid centraal staan.

• Het inplannen en bewaken van de afspraken van de algemeen directeur (monitoren van de agenda, vergaderstukken toevoegen)
• Beheren van de e-mail van de directeur en, waar mogelijk, zelfstandig reageren op e-mails
• Het verzorgen van correspondentie en documentenbeheer
• Ondersteunen bij de werkplanning van de directeur en het archiveren van relevante documenten
• Regelen van vluchten, hotels en andere logistieke zaken voor internationale bezoeken
• Kwartaaloverzicht van kosten en kilometers bijhouden voor de directeur
• Een bijdrage leveren aan het opstellen van het jaarverslag
• Vervullen van de rol van Preventiemedewerker
• Voorbereiden en organiseren van de vergaderingen van de Raad van Toezicht en de Auditcommissie (4 keer per jaar)
• Het opstellen, afstemmen en bewaken van de agenda, verzamelen van bijlagen, en zorgen voor tijdige verstrekking van vergaderstukken
• Notuleren van vergaderingen en het opstellen van verslagen
• Bewaken van terugkerende vergaderonderwerpen, besluiten- en actielijsten
• Opstellen van de jaarlijkse vergaderplanning
• Beheren van de administratie rondom de instroom en uitstroom van RvT-leden

Wat vraagt onze opdrachtgever?

Je hebt:

• Minimaal HBO werk- en denkniveau
• 3+ jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• Ervaring met het notuleren van bestuursvergaderingen
• Goede kennis van de Office-pakketten Word, Excel en PowerPoint
• Stressbestendig en flexibel waardoor je kunt inspelen op ad-hoc situaties
• Integer en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie
• Open-minded, vernieuwend en verbindend
• Organisatorisch en communicatief sterk, met een proactieve instelling
• Uitstekend in timemanagement en weet de juiste prioriteiten te stellen

Wat biedt onze opdrachtgever?

• Een mooie functie binnen een interessante, maatschappelijk relevante organisatie
• Een marktconform salaris in overeenstemming met de zwaarte van de functie en afhankelijk van opleiding en werkervaring
• Een eindejaarsuitkering van 5% en 8% vakantiegeld
• 6 weken vakantie per jaar
• Pensioenregeling
• Parkeergelegenheid
• Mogelijkheid tot een OV-vergoeding, kilometervergoeding of fietsleaseplan

Geïnteresseerd?

Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie.

De voorselectie wordt uitgevoerd door Pro Assistance, waarna eventuele vervolggesprekken plaatsvinden bij de opdrachtgever.

Office Manager/HR Administrator in Amsterdam