Projectsecretaris Ruimtelijke Ordening (zzp - freelance)

Gemeente Rotterdam; Rotterdam; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

Gemeente Rotterdam zoekt een projectsecretaris die de teams Ruimtelijke Ordening 1 en 2 ondersteunt bij het tijdig afhandelen van bewonersbrieven, bestuurlijke post en besluitvorming. Je beheert termijnen, registreert en grijpt tijdig in bij dreigende vertraging en levert administratieve steun bij inkoopverzoeken.

Je werkt in een dynamisch team met aandacht voor nauwheid en procesbeheersing. Een hands-on mentaliteit, zelfstandigheid en sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands zijn

Qualifications

• Hands-on mentaliteit en presteert onder druk
• Verantwoordelijk, kan schakelen tussen onderwerpen en bewaakt proces
• Punctualiteit, werkt graag zelfstandig en communiceert duidelijk
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en beheersing van de Nederlandse taal (schrift en woord)

Responsibilities

• Bewonersbrieven, bestuurlijke post en besluitvorming tijdig en juist afhandelen, termijnen registreren en tijdig bij dreigende vertragingen ingrijpen
• Ondersteunen bij het plannen en organiseren van overleggen en bij bedrijfsvoeringsprocessen zoals tijdschrijven en digitale archivering
• Ondersteunen van het inkoopproces: bestelformulieren aanmaken, voortgang bewaken en beantwoorden van vragen

Job description

Jouw functie

Als projectsecretaris ondersteun je de teams Ruimtelijke Ordening 1 en 2 bij het uitvoeren van diverse activiteiten. Je hoofdtaak is het ondersteunen bij het tijdig en juist afhandelen van bewonersbrieven, bestuurlijke post en besluitvorming. Daarnaast bied je administratieve ondersteuning bij inkoopverzoeken. Je helpt de teamleiders, beleidsadviseurs en projectmanagers bij het bewaken en begeleiden van de administratieve processen rondom de inhoudelijke werkzaamheden. Dit betekent dat je onder meer verantwoordelijk bent voor de organisatie en voorbereiding van diverse overleggen.

Je werkt in een hectische omgeving met inhoudelijk gedreven professionals, waarbij je indien nodig ook andere teams binnen de afdeling ondersteunt. De administratieve processen en inhoudelijke dossiers vragen om diverse vormen van ondersteuning, en jij zorgt ervoor dat deze processen in goede handen zijn. Flexibiliteit en zelfstandig werken zijn belangrijk om met de verantwoordelijkheid die bij deze functie hoort om te kunnen gaan.

Werkzaamheden:

De tijdigheid en de kwaliteit van de afwikkeling van de bewonersbrieven, bestuurlijke post en - besluitvorming zijn cruciaal. Je registreert, bewaakt de termijnen en grijpt tijdig in als termijnen overschreden lijken te worden.

Je zet je in voor diverse ondersteunende taken voor het team, de teamleider en de afdeling. Dit gaat om het plannen en organiseren van overleggen en het ondersteunen bij diverse bedrijfsvoeringsprocessen zoals tijdschrijven en digitale archivering.

Je verricht ondersteunende werkzaamheden voor het inkoopproces, zoals het aanmaken van bestelformulieren, het bewaken van de voortgang en het beantwoorden van allerlei inhoudelijke vragen.

Jouw profiel

Jij hebt een echte ‘hands-on mentaliteit’, presteert onder druk en werkt graag projectmatig. Je voelt je verantwoordelijk voor je werkzaamheden en kunt goed schakelen tussen verschillende onderwerpen, terwijl je het overzicht behoudt. Je zoekt de samenwerking op en durft in te grijpen in het proces wanneer dat nodig is en collega’s aan te spreken op hun verantwoordelijkheid. Punctualiteit is voor jou vanzelfsprekend en je werkt het liefst zelfstandig. Je bent een generalist met uitstekende communicatieve vaardigheden en hebt een goed beheersing van het Nederlands in woord en geschrift! Het is een dynamische baan in een leuk, hecht team met veel verantwoordelijkheid. We zoeken iemand die stressbestendig is en deze verantwoordelijkheid ook kan dragen. Daarnaast ben je flexibel want voor jou is het geen probleem om op vrijdag te werken. Tot slot heb je een excellente beheersing van de Nederlandse taal.