Secretaresse Bureau

Unicoz Onderwijsgroep; Zoetermeer; On-site; EUR 29,000 - 39,000; Part time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering 8,33%

Vakantietoeslag 8%

Ruime vakantiedagen ~11 weken

Ontwikkelingsmogelijkheden

Contract met uitzicht op vast dienst

Job summary

Unicoz in Zoetermeer zoekt een Secretaresse Bureau voor 24 uur per week (0,6 fte) om als eerste contactpunt te fungeren en bezoekers welkom te heten. Je ondersteunt collega’s bij administratieve en organisatorische taken en beheert de kantoorprocessen en facilitaire zaken.

Je werkt op ons stafbureau, bent dagelijks betrokken bij vergaderingen en evenementen, beheert agenda's, post en telefoonverkeer, en levert accurate ondersteuning met discreetie en professionaliteit.

Qualifications

• MBO-denkniveau met ervaring in een administratieve of secretariële functie.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en nauwkeurigheid.
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands.
• Servicegerichte en representatieve houding en discretie.

Responsibilities

• Ontvangen en te woord staan van bezoekers.
• Behandelen van inkomende telefoongesprekken en e-mails.
• Verwerken en distribueren van post.
• Beheren van agenda’s en plannen van afspraken.
• Beheren van dossiers en administratieve processen.
• Reserveren en gereedmaken van vergaderruimtes.
• Beheren van kantoorvoorraden en facilitaire zaken.
• Ondersteunen van organisatiebrede activiteiten en evenementen.
• Ondersteunen van collega’s op het stafbureau waar nodig.

Skills

Organisatievermogen

Servicegericht

Proactieve instelling

Nauwkeurigheid

Discretie

Digitale vaardigheden

Education

MBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365

Job description

Ben jij de organisatorische spil van ons stafbureau?

Jij zorgt dat alles op rolletjes loopt. Van een warm welkom voor bezoekers tot een strak georganiseerde vergadering en een goed functionerend kantoor. Ben jij een servicegerichte regelaar die energie krijgt van organiseren, ondersteunen en schakelen tussen uiteenlopende werkzaamheden? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wie zijn wij?

Bij Unicoz werken we iedere dag aan goed onderwijs voor kinderen en jongeren. Onze organisatie bestaat uit 24 basisscholen en 2 scholen voor voortgezet onderwijs, die ondersteund worden door een professioneel bestuursbureau. Vanuit het stafbureau ondersteunen wij de scholen op het gebied van onder meer personeel, financiën, communicatie, huisvesting en kwaliteit.

Voor ons stafbureau zoeken wij een enthousiaste en nauwkeurige Secretaresse Bureau voor 24 uur per week (maandag, dinsdag en vrijdag), te weten 0,6 fte.

Wat ga je doen?

Als Secretaresse Bureau ben je samen met je duo-collega, het eerste aanspreekpunt van ons stafbureau. Je zorgt ervoor dat bezoekers zich welkom voelen, ondersteunt collega’s bij uiteenlopende administratieve en organisatorische werkzaamheden en houdt kantoorprocessen soepel draaiend. Geen dag is hetzelfde.

Je houdt je onder andere bezig met:

• ontvangen en te woord staan van bezoekers;
• afhandelen van inkomende telefoongesprekken en e-mails;
• verwerken en distribueren van post;
• beheren van agenda’s en plannen van afspraken;
• beheren van dossiers en administratieve processen;
• reserveren en gereedmaken van vergaderruimtes;
• beheren van kantoorvoorraden, sleutels en facilitaire zaken;
• ondersteunen bij organisatiebrede activiteiten en evenementen;
• ondersteunen van collega’s binnen het stafbureau waar nodig.

Wat breng je mee?

Wij zoeken een collega die graag ontzorgt, overzicht houdt en zich thuis voelt in een dynamische werkomgeving.

Je beschikt over:

• mbo werk- en denkniveau;
• ervaring in een administratieve of secretariële functie;
• uitstekende organisatorische vaardigheden;
• goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands;
• een servicegerichte en representatieve houding;
• een proactieve instelling en het vermogen zelfstandig te werken;
• nauwkeurigheid en een sterk gevoel voor verantwoordelijkheid;
• discretie in de omgang met vertrouwelijke informatie;
• goede digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft 365.

Wat bieden wij jou?

Bij Unicoz, 1 van de grootste werkgevers in Zoetermeer, ben je zeker op je plek! Wij bieden een afwisselende functie binnen een betrokken en professionele onderwijsorganisatie. Je werkt samen met collega’s die zich dagelijks inzetten voor het ondersteunen van onze scholen.

Daarnaast bieden wij:

• een tijdelijk contract van een jaar met uitzicht op een vast dienstverband;
• vaste werkdagen op maandag, dinsdag en vrijdag;
• een salaris in schaal 5 conform cao VO (€ 2.582 tot € 3.453 bruto per maand o.b.v. een 40-urige werkweek);
• een eindejaarsuitkering van 8,33% en vakantietoeslag van 8% conform cao VO;
• een ruime vakantieregeling: nagenoeg alle schoolvakanties vrij (ca. 11 weken per jaar) en 90 uren persoonlijk budget naar rato van aanstelling;
• mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en scholing;
• een prettige werksfeer binnen een collegiaal team.

Goed om te weten

Deze functie wordt uitgevoerd op ons stafbureau. Thuiswerken behoort niet tot de mogelijkheden, omdat jouw aanwezigheid op kantoor essentieel is voor de ontvangst van bezoekers, de ondersteuning van collega’s en het dagelijkse reilen en zeilen van het bureau.

Interesse?

Ben jij de organisatorische spil die overzicht houdt, graag ondersteunt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt? Dan maken wij graag kennis met je.
Mocht je nog vragen hebben, neem dan gerust contact op met Esther Went (coördinerend bestuurssecretaresse) via telefoonnummer 079-3208830.

Wij vragen referenties op als onderdeel van onze selectieprocedure. Voor indiensttreding is een VOG vereist.

Wij kijken uit naar je sollicitatie en leren je graag kennen!