Secretaresse Bestuursbureau

Kenniscentrum Sociaal Domein; Utrecht; On-site; EUR 25,000 - 33,000; Full time

Benefits offered by this job

Uitdagende baan

Goede werkomgeving

CAO-salaris

Ontwikkeling en trainingen

Online leerplatform

Clubdagen en feesten

Job summary

Kenniscentrum Sociaal Domein zoekt eenSecretaresse Bestuursbureau die ervoor zorgt dat vergaderingen en afspraken soepel verlopen. Je ondersteunt meerdere afdelingshoofden en bewaakt agenda’s, documenten en vergaderstukken, met aandacht voor vertrouwelijkheid en correcte verslaglegging.

Je werkt nauw samen met het managementsecretariaat en bereidt interne en externe overleggen voor, waarbij prioriteiten en planningen centraal staan.

Qualifications

• Minimaal mbo 4-niveau (harde eis).
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse (harde eis).
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office (harde eis).
• Een mbo 4-opleiding in secretariële/administratieve richting is een pré.
• Minimaal 4 jaar werkervaring als secretaresse of vergelijkbare functie is een pré.
• Ervaring met overzichtelijk beheren, verwerken en terugkoppelen van documenten en vergaderstukken.
• Ervaring met gelijktijdig ondersteunen van minimaal drie afdelingshoofden is een pré.
• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Gestructureerd, systematisch en accuraat werken.
• Zelfstandig en samenwerkingsgericht.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Dienstverlenend ingesteld en blijft rustig onder tijdsdruk.
• Integer omgaan met vertrouwelijke gegevens.

Responsibilities

• Beheren van de agenda’s van afdelingshoofden en bewaakt gemaakte afspraken.
• Zorgen voor een goede voorbereiding van interne en externe afspraken.
• Plannen en organiseren van interne en externe bijeenkomsten en vergaderingen.
• Voorbereiden van vergaderingen van de Stuurgroep Projecten en ondersteunen bij uitvoering.
• Opstellen van agenda’s en tijdig verspreiden van vergaderstukken.
• Beoordelen van vergaderstukken en bijlagen op volledigheid en actie ondernemen bij ontbrekende informatie.
• Beheren en verwerken van documenten en terugkoppeling aan betrokkenen.
• Verslaglegging verzorgen bij afwezigheid van collega’s.
• Afstemmen van werkzaamheden met collega’s binnen bestuursbureau en managementsecretariaat.
• Voortgang bewaken en zorgen voor zorgvuldige organisatorische en administratieve werkzaamheden.

Skills

Agenda beheer

Secretariële ondersteuning

Documentbeheer

Communicatieve vaardigheden

Organisatorisch sterk

Education

MBO 4 secretariële richting

Tools

Microsoft Office

Job description

Secretaresse Bestuursbureau

Als Secretaresse Bestuursbureau zorg je ervoor dat vergaderingen, afspraken en bijeenkomsten soepel en professioneel verlopen. Je ondersteunt meerdere afdelingshoofden en houdt overzicht over agenda’s, documenten en vergaderstukken. Daarbij werk je nauw samen met je collega’s van het managementsecretariaat.

Je bent organisatorisch sterk, werkt zorgvuldig en weet ook onder tijdsdruk de juiste prioriteiten te stellen. Je werkt met vertrouwelijke informatie en bent een belangrijke schakel in de voorbereiding en ondersteuning van interne en externe overleggen.

Wat je gaat doen:

• Je beheert de agenda’s van afdelingshoofden en bewaakt gemaakte afspraken;




• Je zorgt voor een goede voorbereiding van interne en externe afspraken;




• Je plant en organiseert interne en externe bijeenkomsten en vergaderingen;




• Je bereidt vergaderingen van de Stuurgroep Projecten voor en ondersteunt bij de uitvoering hiervan;




• Je stelt agenda’s op en zorgt dat vergaderstukken tijdig gereed zijn en worden verspreid;




• Je beoordeelt vergaderstukken en bijlagen op volledigheid en onderneemt actie wanneer informatie ontbreekt;




• Je beheert en verwerkt documenten en zorgt voor een duidelijke terugkoppeling aan betrokkenen;




• Je verzorgt bij afwezigheid van collega’s de verslaglegging van vergaderingen;




• Je stemt werkzaamheden af met collega’s binnen het bestuursbureau en managementsecretariaat;




• Je bewaakt de voortgang en zorgt ervoor dat organisatorische en administratieve werkzaamheden zorgvuldig worden uitgevoerd.

Wat jij meebrengt:

• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau (harde eis);




• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse (harde eis);




• Je hebt aantoonbare werkervaring met Microsoft Office (harde eis);




• Een afgeronde mbo 4-opleiding in een secretariële of administratieve richting is een pré;




• Minimaal 4 jaar werkervaring als secretaresse of in een vergelijkbare functie is een pré;




• Je hebt ervaring met het overzichtelijk beheren, verwerken en terugkoppelen van documenten en vergaderstukken;




• Ervaring met het gelijktijdig ondersteunen van minimaal drie afdelingshoofden, inclusief agendabeheer, afsprakenplanning en voorbereiding van overleggen, is een pré;




• Je beschikt over sterke organisatorische en administratieve vaardigheden;




• Je werkt gestructureerd, systematisch en accuraat;




• Je bent zelfstandig, verantwoordelijk en tegelijkertijd samenwerkingsgericht;




• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;




• Je bent dienstverlenend ingesteld en blijft ook onder tijdsdruk rustig en zorgvuldig;




• Je gaat integer om met vertrouwelijke gegevens.

Wij bieden:

• Een uitdagende en afwisselende baan met veel verantwoordelijkheid.

• Een fijne werkomgeving met enthousiaste en betrokken collega’s.

• Een salaris volgens de gemeente CAO.

• Ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling via cursussen, trainingen en doorgroeimogelijkheden binnen de organisatie.

• Toegang tot ons online leerplatform om jezelf te blijven ontwikkelen.

• Gezellige clubdagen met inhoudelijke workshops.

• Jaarlijks een zomerfeest en een kerstfeest om samen successen te vieren.

Als je vragen heb kan je ook contact opnemen met onze recruiter Cabdi Gas:

Telefoonnummer: 0636117930

Email: [e-mail]