Directiesecretaresse (INGEVULD: Utrecht, 36 u per week)

Mobarnes; Utrecht; Hybrid; EUR 38,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Dertiende maand

Vakantietoeslag 8%

Pensioenregeling 70/30 werkgever/werkn

Telefoon en laptop

Job summary

Mobarnes zoekt een directiesecretaresse voor haar opdrachtgever in Utrecht. Je bent hét aanspreekpunt voor de directeur en voorzitter en plant ingewikkelde bestuurlijke afspraken. Dagelijks onderhoud je contact met secretaresses van de umc’s en ondersteun je de communicatieafdeling.

De rol omvat de organisatie van bijeenkomsten, huisstijlzaken, en proactief bijhouden van de website. Werken in een team van circa 40 professionals in een informele sfeer met ruimte voor ontwikkeling.

Qualifications

• Meerdere jaren ervaring als directiesecretaresse, met complexe bestuurlijke afspraken en redactiewerk.

Responsibilities

• Plan en coördineer bestuurlijke afspraken voor directeur en voorzitter.
• Verstuur vergaderstukken in samenspraak met secretariaten.
• Ondersteun Team Communicatie en beheer van huisstijl en website.
• Regie op de organisatie van werkbezoeken en retreats.

Skills

Proactief

Enthousiasmerend

Verbindend

Flexibel

Directie secretaresse ervaring

Tools

Office 365

SharePoint

Teams

Outlook

Word

PowerPoint

Excel

Job description

Voor onze opdrachtgever, dè koepelorganisatie van de universitair medische centra en de werkgeversorganisatie van de bijna 80.000 mensen die daar werkzaam zijn, zoeken wij een directiesecretaresse. Zij zorgen ervoor dat de instanties die beslissen over zorg, onderwijs, opleidingen en wetenschap in Nederland rekening houden met de bijzondere positie en publieke taken van de umc’s in een veranderend zorglandschap.
Bij het bureau in Utrecht werken ruim 40 betrokken en bevlogen collega’s.

Wat ga je doen?
Als directiesecretaresse ben je eerste aanspreekpunt voor de directeur.
Vooruit denken, ontzorgen en weten waar je het verschil kan maken zijn eigenschappen waarin je jezelf direct herkent. Voor de directeur, maar ook voor de voorzitter, plan je de ingewikkelde afspraken op bestuurlijk niveau. Hiervoor heb je dagelijks contact met de secretaresses RvB in de umc’s. Ook de organisatie van de jaarlijkse retraite valt binnen jouw werkpakket. In samenspraak met de bestuurssecretaris verzorg je het versturen van de vergaderstukken. Daarnaast ondersteun je Team Communicatie op diverse vlakken. Naast planning moet je denken aan het organiseren van werkbezoeken, huisstijlzaken en het proactief bijhouden van de website. Je overlegt en werkt nauw samen met je collega‑secretaresses.

Wat maakt het werken voor de umc’s van Nederland boeiend en bijzonder?
De umc’s zetten zich elke dag in voor het leven van morgen en voor een steeds betere gezondheid voor iedereen. In de umc’s zijn wetenschappelijk onderzoek en onderwijs ingebed in hoogcomplexe patiëntenzorg. Dat geeft hen een unieke maatschappelijke positie. De umc’s zetten zich in voor de grote uitdagingen van nu, zoals verkleinen van gezondheidsverschillen, slim inzetten van nieuwe technologie in de zorg en de aanpak van een steeds krapper wordende arbeidsmarkt. Dit doen zij door zorg te vernieuwen, toekomstige zorgprofessionals op te leiden, onderzoekers de ruimte te geven voor baanbrekende wetenschap en door hun kennis te delen in de regio.

Wat is de rol van het bureau?
Werken bij het bureau betekent afwisselend en boeiend werk, waarbij je samen met je collega’s elke dag bijdraagt aan een gezonde samenleving. Het bureau ondersteunt de umc’s en voert daarbij regie op diverse grote programma’s en projecten op het terrein van onder meer werkgeverschap, wetenschap, opleiding, preventie en betaalbare en toegankelijke zorg. Bovendien behartigt zij de belangen van de umc’s in het contact met onder meer ministeries, stakeholders en de Tweede Kamer.

Wat breng je mee?
– je herkent jezelf in de eigenschappen: proactief, enthousiasmerend, flexibel en verbindend en hebt een prettige toegankelijke persoonlijkheid;
– je hebt meerdere jaren ervaring als (directie)secretaresse (o.a. ingewikkelde bestuurlijke afspraken, redigeren, redactiewerk);
– je hebt er plezier in om met anderen te werken maar kunt ook goed je weg vinden als je zelf aan de slag gaat. Ook weet je op de juiste manieren om hulp te vragen;
– je bent altijd op zoek naar manieren waarop het beter kan en vindt het leuk om je verder te ontwikkelen;
– je hebt een ‘hands on’ mentaliteit en zet ideeën om in concrete acties;
– je hebt een uitstekende kennis van de Nederlandse taal en Office 365 (Teams, Outlook, Word, OneNote, PowerPoint, Excel) en Sharepoint en bent een kei op het gebied van ICT.
23.00541 2/2

Wat bieden wij jou?
– een kleine organisatie (+/- 40 vaste collega’s) met gedreven, collegiale professionals;
– samenwerking met andere enthousiaste secretaresses;
– waardering en ruimte voor eigen inbreng en initiatief bij het uitwerken van ideeën;
– ruimte voor groei en professionele ontwikkeling;
– een prettige, informele werksfeer;
– een aanstelling voor 36 uur per week;
– uitstekende primaire- (salarisschaal 7, trede 7-10, €3379 – €3627) volgens de cao umc’s en secundaire arbeidsvoorwaarden (8% vakantietoeslag en een dertiende maand. Daarnaast kennen we voor de medewerkers een gunstige premieverdeling voor de pensioenopbouw (werkgever versus werknemer is respectievelijk 70%-30%). Ook stellen we je een telefoon en laptop ter beschikking;
– het betreft in eerste instantie een aanstelling van een jaar, met uitzicht op een aanstelling voor onbepaalde tijd;
– binnen het bureau werken we aan onze eigen ontwikkeling met de mogelijkheid van het volgen van trainingen en opleidingen. Verder zijn we als bureau en met het Team secretariaat volop in ontwikkeling.

Kom je met de auto naar kantoor? Dat is geen probleem! Onder het kantoor is een gratis parkeergarage. Ook is het kantoor goed bereikbaar met het OV. De bus stopt voor de deur.