Secretaris Bestuursbureau

Vlotte Tantes; Utrecht; On-site; EUR 51,157 - 74,548; Full time

Job summary

Vlotte Tantes in Utrecht zoekt een Secretaris Bestuursbureau voor 32 uur per week. Je fungeert als rechterhand van de bestuurssecretaris en zorgt voor een gestroomlijnde besluitvorming en planning.

Je bent een verbindende schakel tussen het College van Bestuur, management en studentenraden, geeft leiding aan drie managementassistenten en bewaakt de processen en deadlines.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau vereist.
• Meerdere jaren ervaring als secretaris of bestuurssecretaris.
• Ervaring in een complexe organisatie, bijvoorbeeld onderwijs, overheid of zorg.
• Ervaring met aansturen van een klein team.

Responsibilities

• Voorbereiden, plannen en coördineren van bestuurlijke overleggen.
• Bewaken van planningen, actiepunten en besluitvorming.
• Signaleren van verbeterkansen en optimaliseren van werkprocessen.
• Ondersteunen van de bestuurssecretaris op verschillende portefeuilles.
• Uitzoeken en oppakken van bestuurlijke en organisatorische vraagstukken.
• Bewaken van een veilige vergader- en besluitvormingsstructuur.
• Aansturen, coachen en verder ontwikkelen van drie managementassistenten.

Skills

Organiseren

Coördineren

Communicatieve vaardigheden

Bestuurlijke sensitiviteit

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Ben jij degene die rust brengt in een dynamische bestuurlijke omgeving?

Jij bent de persoon die altijd overzicht houdt. Je ziet wat er moet gebeuren, denkt vooruit en zorgt ervoor dat processen soepel verlopen. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende belangen, houdt iedereen aangehaakt en zorgt ervoor dat afspraken ook echt worden nagekomen.

Voor een toonaangevende onderwijsorganisatie in Utrecht zijn wij op zoek naar een Secretaris Bestuursbureau voor 32 uur per week. Een veelzijdige en verantwoordelijke functie waarin je een belangrijke bijdrage levert aan de bestuurlijke organisatie én leidinggeeft aan een betrokken secretariaat.

Als Secretaris ben je de rechterhand van de bestuurssecretaris. Je krijgt snel inzicht in de bestuurlijke processen en zorgt ervoor dat besluitvorming zorgvuldig wordt voorbereid, georganiseerd en opgevolgd.

Je bent de verbindende schakel tussen het College van Bestuur, management, ondernemingsraad, studentenraad en verschillende interne afdelingen. Dankzij jouw overzicht en organisatietalent verlopen processen efficiënt en weten collega's precies waar ze aan toe zijn.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het voorbereiden, plannen en coördineren van bestuurlijke overleggen.
• Het bewaken van planningen, actiepunten en besluitvorming.
• Het signaleren van verbeterkansen en optimaliseren van werkprocessen.
• Het ondersteunen van de bestuurssecretaris op verschillende portefeuilles.
• Het uitzoeken en oppakken van uiteenlopende bestuurlijke en organisatorische vraagstukken.
• Het bewaken van een effectieve vergader- en besluitvormingsstructuur.
• Het aansturen, coachen en verder ontwikkelen van drie managementassistenten.

Je weet hoe bestuurlijke organisaties werken en begrijpt wat er nodig is om processen in beweging te houden. Daarbij verlies je de menselijke kant nooit uit het oog.

Wie ben jij?

Je bent een ervaren professional die energie krijgt van organiseren, coördineren en samenwerken. Je voelt je thuis in een bestuurlijke omgeving en weet mensen op een natuurlijke manier met elkaar te verbinden.

Daarnaast breng je mee:

• HBO werk en denkniveau.
• Meerdere jaren ervaring als secretaris, bestuurssecretaris of in een vergelijkbare bestuurlijke functie.
• Ervaring binnen een complexe organisatie, bijvoorbeeld in het onderwijs, de overheid of de zorg.
• Ervaring met het aansturen van een klein team.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Bestuurlijke sensitiviteit en politiek inzicht.
• Een proactieve, oplossingsgerichte en zelfstandige werkhouding.

Jij bent iemand die…

• overzicht houdt, ook als er veel tegelijk speelt;
• gemakkelijk schakelt tussen verschillende belangen;
• mensen weet te verbinden;
• zorgvuldig werkt zonder snelheid te verliezen;
• initiatief neemt en kansen ziet om processen slimmer in te richten;
• oog heeft voor resultaat én voor de mensen met wie je samenwerkt.

Wat kun je verwachten?

Je komt terecht binnen een professionele en maatschappelijk betrokken organisatie waar samenwerking, kwaliteit en ontwikkeling centraal staan. Je werkt nauw samen met de bestuurssecretaris en geeft leiding aan een team van drie managementassistenten.

Daarnaast kun je rekenen op:

• Een uitdagende functie voor 32 uur per week.
• Een opdracht van 7 september 2026 tot en met 31 december 2026, met uitzicht op verlenging.
• Een werklocatie in Utrecht.
• Een aantrekkelijk salaris tussen € 4.584 en € 6.680 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband. De definitieve inschaling is afhankelijk van jouw kennis, ervaring en achtergrond.

Goed om te weten

• Voor deze functie is een dienstverband vereist. ZZP is helaas niet mogelijk.
• De gesprekken bij de opdrachtgever staan gepland vanaf 24 augustus 2026.

Klaar voor een volgende stap?

Zie jij jezelf in deze rol? Dan leren we je graag kennen.

Na jouw sollicitatie plannen we eerst een online kennismakingsgesprek via Teams met Linda van der Sluis van Vlotte Tantes. Tijdens dit gesprek bespreken we jouw ervaring, ambities en de functie. Is er van beide kanten een goede klik? Dan stellen we je met vertrouwen voor aan onze opdrachtgever, waar de vervolggesprekken vanaf 24 augustus 2026 plaatsvinden.

Heb je nog vragen over de functie of wil je eerst sparren of deze rol bij je past? Neem gerust contact op met Linda van der Sluis via 0641969693. Zij vertelt je graag meer over deze mooie uitdaging