Secretaresse

Stichting Slachtofferhulp Nederland; Utrecht; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Stichting Slachtofferhulp Nederland zoekt een secretariële professional die het bestuursbureau ondersteunt. Je beheert agenda’s, attendeert op afspraken en bereidt vergaderingen voor zodat het management efficiënt kan werken.

Je organiseert interne en externe bijeenkomsten, stelt stukken op en zorgt voor tijdige terugkoppeling aan betrokkenen. Ervaring binnen een overheidsorganisatie en uitstekende MS Office-vaardigheden zijn gewenst.

Qualifications

• Een afgeronde secretariële of administratieve opleiding op minimaal mbo-4-niveau.
• Minimaal vier jaar aantoonbare ervaring als secretaresse of in een vergelijkbare functie.
• Ervaring als secretaresse binnen een overheidsorganisatie.
• Ervaring met Microsoft Office.
• Ervaring met het beheren en verwerken van documenten en vergaderstukken en het terugkoppelen daarvan aan betrokkenen.
• Minimaal één jaar ervaring met het gelijktijdig ondersteunen van ten minste drie afdelingshoofden, waaronder agendabeheer, afspraken plannen en overleggen voorbereiden.

Responsibilities

• Beheren van agenda’s voor afdelingshoofden, attenderen op gemaakte afspraken en afspraken voorbereiden.
• Plannen en organiseren van interne en externe bijeenkomsten en vergaderingen.
• Vergaderingen van de Stuurgroep Projecten voorbereiden, waaronder agenda’s opstellen en vergaderstukken gereedmaken en verspreiden.
• Bij afwezigheid van collega’s zorgen voor verslaglegging van vergaderingen.
• Vergaderstukken en bijlagen controleren op volledigheid en waar nodig actie ondernemen.
• Documenten en vergaderstukken overzichtelijk beheren, verwerken en terugkoppelen aan betrokkenen.

Skills

Organisatorische vaardigheden

Notuleren / verslagleggen

Communicatieve vaardigheden

Stressbestendigheid

Omgaan met vertrouwelijke gegevens

Zelfstandigheid

Samenwerkingsgericht

Planmatig werken

Education

MBO-4 secretariële/ administratieve opleiding

Tools

Microsoft Office

Job description

De functie

Je biedt secretariële en organisatorische ondersteuning aan het bestuursbureau. Je werkt samen met collega’s van het managementsecretariaat en ondersteunt bij de voorbereiding en uitvoering van afspraken, bijeenkomsten en vergaderingen.

Werkzaamheden

Beheren van agenda’s voor afdelingshoofden, attenderen op gemaakte afspraken en afspraken voorbereiden.

Plannen en organiseren van interne en externe bijeenkomsten en vergaderingen.

Vergaderingen van de Stuurgroep Projecten voorbereiden, waaronder agenda’s opstellen en vergaderstukken gereedmaken en verspreiden.

Bij afwezigheid van collega’s zorgen voor verslaglegging van vergaderingen.

Vergaderstukken en bijlagen controleren op volledigheid en waar nodig actie ondernemen.

Documenten en vergaderstukken overzichtelijk beheren, verwerken en terugkoppelen aan betrokkenen.

Wat breng je mee?

Een afgeronde secretariële of administratieve opleiding op minimaal mbo-4-niveau.

Minimaal vier jaar aantoonbare ervaring als secretaresse of in een vergelijkbare functie.

Ervaring als secretaresse binnen een overheidsorganisatie.

Ervaring met Microsoft Office.

Ervaring met het beheren en verwerken van documenten en vergaderstukken en het terugkoppelen daarvan aan betrokkenen.

Minimaal één jaar ervaring met het gelijktijdig ondersteunen van ten minste drie afdelingshoofden, waaronder agendabeheer, afspraken plannen en overleggen voorbereiden.

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveauErvaring als secretaresse binnen een overheid organisatieMinimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresseAantoonbare werkervaring met Microsoft OfficeAantoonbare afgeronde opleiding op mbo 4 niveau in de richting van
• secretarieel of administratiefMinimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse of in een
• vergelijkbare functieAantoonbare werkervaring met het overzichtelijk beheren, verwerken en
• terugkoppelen van documenten en vergaderstukken aan betrokkenenMinimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het gelijktijdig ondersteunen
• van minimaal drie afdelingshoofden, waaronder agendabeheer, het plannen van
• afspraken en het voorbereiden van overleggenCompetentiesOrganisatorische en administratieve vaardigheden zoals planning,
• agendabeheer en noterenDienstverlenende instellingGestructureerd, systematisch en accuraat werkendVerantwoordelijkheidZelfstandigheidSamenwerkingsgerichtGoede schriftelijke communicatievaardighedenGoede mondelinge communicatievaardighedenStressbestendigBlijft kalm bij werken onder tijdsdrukIntegriteit in het verwerken van vertrouwelijke gegevens