Secretaresse

Slachtofferhulp Nederland; Utrecht; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

1UPPLY zoekt een enthousiaste secretaresse/administratief ondersteuner voor secretariële en organisatorische taken bij vergaderingen. Je beheert agenda's voor afdelingshoofden, bereidt afspraken voor en verspreidt notities.

Je plant interne en externe bijeenkomsten, ondersteunt bij de Stuurgroep Projecten, en verzorgt verslaglegging bij afwezigheid. Je controleert documenten op volledigheid en handelt tijdig bij afwijkingen.

Qualifications

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse.
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office.

Responsibilities

• Agendabeheer voor afdelingshoofden en verspreiding van afspraken.
• Plannen en organiseren van interne en externe bijeenkomsten.
• Verslaglegging bij afwezigheid van collega’s en verslagvoering indien nodig.
• Beoordelen van vergaderstukken op volledigheid en acties waar nodig.

Skills

Secretariële vaardigheden

Agendabeheer

Communicatie

Education

MBO-4 diploma secretarieel/administratief

Tools

Microsoft Office

Job description

Wat ga je doen?
Je biedt secretariële en organisatorische ondersteuning bij vergaderingen en bijeenkomsten. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
Agendabeheer voor afdelingshoofden. Je attendeert hen op gemaakte afspraken en bereidt interne en externe afspraken voor.
Het plannen en organiseren van interne en externe bijeenkomsten en vergaderingen.
Het voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen van de Stuurgroep Projecten. Je stelt agenda’s op, maakt vergaderstukken gereed en verspreidt deze. Bij afwezigheid van collega’s verzorg je de verslaglegging.
Het beoordelen van vergaderstukken en bijlagen op volledigheid en het ondernemen van actie wanneer dat nodig is.
OrganisatieSlachtofferhulp Nederland werkt vanuit 11 districten en enkele landelijk werkende teams. Binnen elk district zijn verschillende soorten dienstverlening aanwezig. De dienstverlening richt zich op het informeren, adviseren en ondersteunen van cliënten. Daarnaast vertegenwoordigt Slachtofferhulp Nederland de belangen van slachtoffers in de maatschappij en stimuleert zij kennisontwikkeling op het gebied van slachtoffers en hulp aan slachtoffers en hun naasten.

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office

Gunningscriteria

• Aantoonbare afgeronde opleiding op mbo 4 niveau in de richting van secretarieel of administrat
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse of in een vergelijkbare functie
• Aantoonbare werkervaring met het overzichtelijk beheren, verwerken en terugkoppelen van documenten en vergaderstukken aan betrokkenen
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het gelijktijdig ondersteunen van minimaal drie afdelingshoofden, waaronder agendabeheer, het plannen van afspraken en het voorbereiden van overleggen