Domein Secretaresse Samenleving

1UPPLY; Zoetermeer; On-site; EUR 27,000 - 45,000; Full time

Job summary

Domeinsecretaresse bij Gemeente Zoetermeer ondersteunt afdelingshoofden en teammanagers met secretariële en administratieve werkzaamheden. Je organiseert afspraken, bijeenkomsten en stukken, bewaakt deadlines en stemt werkzaamheden af met het secretariaat.

Je werkt in een dynamische gemeentelijke omgeving, met Microsoft 365 en iBabs als veelgebruikte systemen. Je hebt een mbo-4 secretariële opleiding, uitstekende Nederlandse taal, en schakelt soepel tussen meerdere leidinggevenden.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuurssecretaresse en/of secretaresse.
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van overleggen, inclusief opstellen/verspreiden van agenda’s en vergaderstukken, notuleren en bewaken van acties en termijnen.
• Aantoonbare ervaring met Microsoft 365 (Outlook, Word, Teams).
• Aantoonbare afgeronde mbo-4 opleiding in secretariële ondersteuning of vergelijkbaar.
• Beheersing van de Nederlandse taal op minimaal C1-niveau.

Responsibilities

• Beheren en prioriteren van agenda’s en afspraken van afdelingshoofden en teammanagers.
• Voorbereiden en organiseren van overleggen en bijeenkomsten.
• Notuleren van overleggen en bewaken van acties, afspraken en termijnen.
• Verwerken/coördineren van correspondentie en bestuurlijke stukken.
• Organiseren en praktisch ondersteunen van bijeenkomsten.

Skills

Organisatievermogen

Plannen & organiseren

Communicatieve vaardigheden

Discretie

Education

MBO 4 secretariële richting

Tools

Microsoft 365

Outlook

Word

Teams

Job description

Functietitel

Domeinsecretaresse Domein Samenleving

Functieomschrijving

Als domeinsecretaresse ondersteun je afdelingshoofden en teammanagers bij een breed pakket aan secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je bent een belangrijke schakel in de dagelijkse ondersteuning van het management en zorgt dat afspraken, overleggen, stukken en administratieve processen zorgvuldig en tijdig worden georganiseerd en opgevolgd. Je werkt samen met andere domeinsecretaresses binnen een ervaren secretariaat en stemt werkzaamheden nauw af.

Belangrijkste werkzaamheden

• Beheren en prioriteren van agenda’s en afspraken van afdelingshoofden en teammanagers
• Voorbereiden en organiseren van overleggen en bijeenkomsten
• Opstellen en verspreiden van agenda’s, uitnodigingen en vergaderstukken
• Notuleren van overleggen en bewaken van acties, afspraken en termijnen
• Procesmatig voorbereiden en ondersteunen van portefeuillehoudersoverleggen, inclusief verwerken en plaatsen van stukken in iBabs
• Verwerken en coördineren van correspondentie en bestuurlijke stukken
• Ondersteunen bij de afhandeling en coördinatie van klachten
• Ondersteunen bij administratieve processen, zoals facturen en financiële verplichtingen
• Organiseren en praktisch ondersteunen van bijeenkomsten
• Bewaken van de gezamenlijke mailbox en tijdig oppakken of uitzetten van reguliere en spoedeisende verzoeken
• Onderhouden van contacten met collega’s, leidinggevenden en externe partijen

Wie ben jij

• Je werkt georganiseerd, houdt overzicht en schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners
• Je stelt zelfstandig prioriteiten en functioneert goed in een dynamische omgeving met meerdere gelijktijdige zaken
• Je bent communicatief sterk, werkt accuraat en betrouwbaar met vertrouwelijke informatie
• Je kijkt vooruit, signaleert wat nodig is en weet wanneer afstemming vereist is
• Integriteit, discretie en zorgvuldigheid zijn voor jou vanzelfsprekend
• Je werkt goed samen in een team van secretaresses en deelt de verantwoordelijkheid voor continuïteit van ondersteuning

Werktijden en locatie

• Uren: 32 tot 36 uur per week
• Werkdagen: in ieder geval maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag (bij 4x9 is woensdag vrij)
• Locatie: grotendeels vanuit het Stadhuis; thuiswerken is in overleg mogelijk

Organisatie

Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!

Eisen

• De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever; dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuurssecretaresse en/of secretaresse
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van overleggen, waaronder het opstellen en verspreiden van agenda’s en vergaderstukken, notuleren en het bewaken van acties, afspraken en termijnen
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365, waaronder in ieder geval Outlook, Word en Teams
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van secretariële ondersteuning, managementsupport of vergelijkbaar
• Beheersing van de Nederlandse taal op minimaal C1-niveau

Gunningscriteria

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare secretarieel ondersteunende functie, waarbij gelijktijdig meerdere leidinggevenden werden ondersteund
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een gemeente, andere overheidsorganisatie of politiek-bestuurlijke omgeving
• Aantoonbare werkervaring met administratieve en/of bestuurlijke procesbewaking en daarbij gebruikte digitale systemen, waaronder iBabs en/of een vergelijkbaar digitaal vergader- of besluitvormingssysteem
• Aantoonbare werkervaring met het beheren van een centrale werkvoorraad van het secretariaat, waarbij zelfstandig reguliere en spoedeisende verzoeken werden geprioriteerd, uitgezet en de opvolging bewaakt