Secretaresse

Noordwijk; Noordwijk; Hybrid; EUR 41,000 - 49,000; Full time

Benefits offered by this job

Noordwijk Academie trainingen

Jong Noordwijk netwerk

Personeelsvereniging

Job summary

Noordwijk zoekt een proactieve secretaresse ter ondersteuning van het management. Je beheert agenda's, bereidt afspraken voor, regelt vergaderingen en bewaakt tijdig de voortgang. Je bent het belangrijke aanspreekpunt en zorgt voor een soepele afhandeling van alle organisatorische zaken.

Je werkt binnen 36 uur per week, voornamelijk op kantoor in Noordwijk, met ruimte voor thuiswerken. Een uitdagende rol met veel verantwoordelijkheid en de kans om mee te groeien via Noordwijk Academie en het

Qualifications

• Een afgeronde mbo4-opleiding.
• Ruime ervaring in een ondersteunende rol zoals secretaresse of managementassistent.
• Ervaring in bestuurlijke omgeving is een pré.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal.

Responsibilities

• Beheer van het complexe agendabeheer van clustermanagers en teammanagers.
• Voorbereiden van afspraken en overleggen en acties uitzetten.
• Ondersteunen en faciliteren bij vergaderingen en zorgen voor organisatorische afhandeling.
• Bewaken van de planning en prioriteiten stellen.
• Aanspreekpunt voor interne en externe contacten en vragen op de juiste plek leiden.
• Zorg dat managers zich kunnen richten op hun kerntaken door vooruit te denken.

Skills

Agenda beheer

Organisatie

Communicatie

Discretie

Education

MBO4-opleiding

Tools

Microsoft Office

Outlook

Excel

Job description

Plannen, organiseren, vooruitdenken: jij zorgt dat het klopt. Als secretaresse ben jij de onmisbare schakel achter het management. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en zorgt ervoor dat iedereen verder kan. Veel dynamiek, veel verantwoordelijkheid en geen dag hetzelfde in Noordwijk!

Samen met je collega’s ondersteun je onze clustermanagers en teammanagers. Je zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Van strak agendabeheer tot het organiseren van overleggen: jij houdt het overzicht, signaleert wat nodig is en regelt alles tot in de puntjes.

Concreet betekent dit:

• Je bent verantwoordelijk voor het (complexe) agendabeheer van onze clustermanagers en teammanagers;
• Je bereidt afspraken en overleggen voor, stemt af met collega’s en zorgt dat de juiste acties worden uitgezet;
• Je ondersteunt en faciliteert bij overleggen en vergaderingen en zorgt dat alles organisatorisch goed geregeld is;
• Je bewaakt de planning, stelt prioriteiten en signaleert tijdig wanneer actie of afstemming nodig is;
• Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe contacten en weet vragen op de juiste plek te krijgen;
• Je denkt vooruit, houdt overzicht en zorgt ervoor dat de managers zich kunnen richten op hun werk.

Een waardevolle baan waarin jij een sleutelrol speelt in het ondersteunen van het management

Goed geregeld in Noordwijk

Jouw groei staat bij ons centraal. Via onze eigen Noordwijk Academie krijg je toegang tot een breed aanbod aan trainingen en opleidingen. Ontwikkelen doe je ook bij ons medewerkersnetwerk Jong Noordwijk! Bij Jong Noordwijk ontwikkel je jezelf en bouw je een netwerk op. Daarnaast zorgt onze actieve personeelsvereniging voor gezellige uitjes en evenementen. Zo combineren we hard werken met plezier! Daarnaast bieden we:

• Afhankelijk van jouw ervaring een maandsalaris van maximaal € 4065 (schaal 7) bij een fulltime dienstverband;
• Individueel keuzebudget van 17,65% dat je naar eigen inzicht inzet, bijvoorbeeld voor extra salaris of vakantiedagen;
• Een uitstekende pensioenopbouw bij ABP;
• Een jaarcontract. Bevalt het van beide kanten? Dan ontvang je een vast contract;

Een goede werk-privébalans met onder andere ruime verlofmogelijkheden.

Samen Noordwijk

Je komt te werken binnen het team Secretariaat en Kabinetszaken. Samen met je collega’s ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van onze managers. Jullie vormen een hecht team waarin jullie elkaar aanvullen én vervangen bij afwezigheid. De functie omvat 36 uur per week. Je werkt voornamelijk vanuit ons kantoor in Noordwijk, maar er is ook ruimte om vanuit huis te werken.

Dit neem je mee naar de kust

Je bent niet alleen proactief en representatief, maar ook zeer discreet en nauwkeurig. Bij complexe afspraken weet je goed in te schatten wanneer voorbereiding of vooroverleg nodig is en regel je dit moeiteloos. Prioriteiten stellen gaat je goed af; je behoudt overzicht, bewaakt de voortgang en legt verbanden waar nodig. Gastvrijheid en servicegerichtheid zijn jou tenslotte op het lijf geschreven. Daarnaast:

• Heb je een afgeronde opleiding op mbo4-niveau;
• Heb je ruime ervaring in een ondersteunende rol, zoals secretaresse of managementassistent, en draai jij je hand niet om voor complex agendabeheer;
• Heb je bij voorkeur ervaring in een bestuurlijke omgeving;
• Beheers je de Nederlandse taal uitstekend.