Secretaresse

Gemeente Noordwijk; Noordwijk; Hybrid; EUR 41,000 - 49,000; Full time

Benefits offered by this job

Keuzebudget 17,65%

ABP pensioen

Vast contract

Job summary

Gemeente Noordwijk zoekt een secretaresse die het management achter de schermen ondersteunt en zorgt voor strak agendabeheer en efficiënte organisatie van overleggen in Noordwijk. Je werkt 36 uur per week en werkt hoofdzakelijk op kantoor, met ruimte voor thuiswerken.

Via Noordwijk Academie krijg je trainingen en opleidingen; Jong Noordwijk biedt netwerkmogelijkheden en onze personeelsvereniging organiseert uitjes.

Qualifications

• Afgeronde opleiding op mbo4-niveau.
• Ruime ervaring in een ondersteunende rol, zoals secretaresse of managementassistent, met complex agendabeheer.
• Ervaring in een bestuurlijke omgeving is een pré.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal.
• Goede communicatieve vaardigheden en servicegerichtheid.

Responsibilities

• Ondersteunt clustermanagers en teammanagers en zorgt voor een soepel achter de schermen verloop.
• Beheert en bereidt afspraken en overleggen voor en zet acties uit.
• Ondersteunt vergaderingen en regelt organisatorische zaken.
• Houdt planning in de gaten, stelt prioriteiten en signaleert benodigde afstemming.
• Is aanspreekpunt voor interne en externe contacten en verwijst vragen door naar de juiste plek.
• Helpt managers zich te richten op hun kerntaken door proactief te handelen.

Skills

Organisatievermogen

Discretie

Klantgerichtheid

Education

MBO4 diploma

Job description

Plannen, organiseren, vooruitdenken: jij zorgt dat het klopt. Als secretaresse ben jij de onmisbare schakel achter het management. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en zorgt ervoor dat iedereen verder kan. Veel dynamiek, veel verantwoordelijkheid en geen dag hetzelfde in Noordwijk!

Wat ga je doen?

Samen met je collega’s ondersteun je onze clustermanagers en teammanagers. Je zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Van strak agendabeheer tot het organiseren van overleggen: jij houdt het overzicht, signaleert wat nodig is en regelt alles tot in de puntjes.

Concreet betekent dit:

• Je bent verantwoordelijk voor het (complexe) agendabeheer van onze clustermanagers en teammanagers;
• Je bereidt afspraken en overleggen voor, stemt af met collega’s en zorgt dat de juiste acties worden uitgezet;
• Je ondersteunt en faciliteert bij overleggen en vergaderingen en zorgt dat alles organisatorisch goed geregeld is;
• Je bewaakt de planning, stelt prioriteiten en signaleert tijdig wanneer actie of afstemming nodig is;
• Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe contacten en weet vragen op de juiste plek te krijgen;
• Je denkt vooruit, houdt overzicht en zorgt ervoor dat de managers zich kunnen richten op hun werk.

Een waardevolle baan waarin jij een sleutelrol speelt in het ondersteunen van het management

Goed geregeld in Noordwijk

Jouw groei staat bij ons centraal. Via onze eigen Noordwijk Academie krijg je toegang tot een breed aanbod aan trainingen en opleidingen. Ontwikkelen doe je ook bij ons medewerkersnetwerk Jong Noordwijk! Bij Jong Noordwijk ontwikkel je jezelf en bouw je een netwerk op. Daarnaast zorgt onze actieve personeelsvereniging voor gezellige uitjes en evenementen. Zo combineren we hard werken met plezier! Daarnaast bieden we:

• Afhankelijk van jouw ervaring een maandsalaris van maximaal € 4065 (schaal 7) bij een fulltime dienstverband;
• Individueel keuzebudget van 17,65% dat je naar eigen inzicht inzet, bijvoorbeeld voor extra salaris of vakantiedagen;
• Een uitstekende pensioenopbouw bij ABP;
• Een jaarcontract. Bevalt het van beide kanten? Dan ontvang je een vast contract;

Een goede werk-privébalans met onder andere ruime verlofmogelijkheden.

Samen Noordwijk

Je komt te werken binnen het team Secretariaat en Kabinetszaken. Samen met je collega’s ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van onze managers. Jullie vormen een hecht team waarin jullie elkaar aanvullen én vervangen bij afwezigheid. De functie omvat 36 uur per week. Je werkt voornamelijk vanuit ons kantoor in Noordwijk, maar er is ook ruimte om vanuit huis te werken.

Dit neem je mee naar de kust

Je bent niet alleen proactief en representatief, maar ook zeer discreet en nauwkeurig. Bij complexe afspraken weet je goed in te schatten wanneer voorbereiding of vooroverleg nodig is en regel je dit moeiteloos. Prioriteiten stellen gaat je goed af; je behoudt overzicht, bewaakt de voortgang en legt verbanden waar nodig. Gastvrijheid en servicegerichtheid zijn jou tenslotte op het lijf geschreven. Daarnaast:

• Heb je een afgeronde opleiding op mbo4-niveau;
• Heb je ruime ervaring in een ondersteunende rol, zoals secretaresse of managementassistent, en draai jij je hand niet om voor complex agendabeheer;
• Heb je bij voorkeur ervaring in een bestuurlijke omgeving;
• Beheers je de Nederlandse taal uitstekend.

Bouw jij mee aan de toekomst van Noordwijk?