Regionaal Secretariaatscoördinator: Plan & Bijeenkomsten

Bij Oranje; Noord-Brabant; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

Metropoolregio Eindhoven zoekt een organisatiegerichte secretariële medewerker ter ondersteuning van het bedrijfsbureau. Je werkt samen met twee collega’s, ondersteunt zeven managers en organiseert bijeenkomsten voor vijf programma’s, met regelmatig contact met collega’s, partners en wethouders.

Je prioriteert flexibel, zoekt praktische oplossingen bij veranderingen en bewaakt tijdige afhandeling van afspraken en documenten. Je werkt discreet en beheerst MS 365 goed.

Qualifications

• Je vindt het fijn om anderen te ondersteunen en werk uit handen te nemen.
• Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en mensen.
• Je houdt overzicht bij wisselende prioriteiten of onverwachte situaties.

Responsibilities

• Beheer agenda’s en zorg dat afspraken goed op elkaar aansluiten.
• Organiseer interne en externe overleggen en bijeenkomsten met bestuurders.
• Stem af over afspraken en bijeenkomsten met collega’s en externen.
• Regel vergaderruimtes, faciliteiten en praktische voorbereiding.
• Bewak afspraken, actiepunten en deadlines en rapporteer tijdig.
• Verwerk uitgaande correspondentie en zorg voor correcte administratieve afhandeling.
• Beantwoord het centrale telefoonnummer en help bezoekers verder.
• Publiceer berichten, stel planningen op en archiveer stukken.

Skills

Organiseren

Prioriteiten stellen

Communicatief

Discreet

Nederlands

Education

Relevante mbo-opleiding

Tools

Microsoft 365

Outlook

Teams

Excel

Word

Job description

Metropoolregio Eindhoven zoekt een organisatiegerichte secretariële medewerker ter ondersteuning van het bedrijfsbureau. Je werkt samen met twee collega’s, ondersteunt zeven managers en organiseert bijeenkomsten voor vijf programma’s, met regelmatig contact met collega’s, partners en wethouders.

Je prioriteert flexibel, zoekt praktische oplossingen bij veranderingen en bewaakt tijdige afhandeling van afspraken en documenten. Je werkt discreet en beheerst MS 365 goed.