Secretaresse

VBCI; Eindhoven; On-site; EUR 39,000 - 50,000; Part time

Job summary

De Metropoolregio Eindhoven zoekt een Secretaresse die zorgt voor een soepele planning en administratie. Je werkt samen met twee collega's aan het secretariaat binnen het bedrijfsbureau en ondersteunt zeven managers bij het organiseren van bijeenkomsten voor vijf programma's.

Je prioriteert last-minute wijzigingen, behoudt rust en structuur en fungeert als aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Ervaring met MS 365 is een eis.

Qualifications

• Meerdere taken combineren, agenda beheren en bijeenkomsten organiseren.
• Goede kennis van Microsoft 365 en relevante software.
• Vertrouwelijke informatie discreet behandelen.

Responsibilities

• Beheren van agenda's en zorgen dat afspraken op elkaar aansluiten.
• Organiseren van interne en externe overleggen en bijeenkomsten met bestuurders.
• Afstemmen met collega's en externe contacten over afspraken en bijeenkomsten.
• Regelen van vergaderruimtes, faciliteiten en de praktische voorbereiding.
• Bewaken van afspraken, actiepunten en deadlines en tijdig signaleren.
• Verwerken van uitgaande correspondentie en administratieve afhandeling.

Skills

Organisatie

Communicatie

Microsoft 365

Nederlands (vloeiend)

Discretie

Education

MBO-opleiding

Tools

Outlook

Teams

Word

Excel

Job description

Voor de Metropoolregio Eindhoven zoeken we een Secretaresse.

Startdatum: 01-12-2026
Einddatum: 28-02-2027 met optie tot verlenging
Uren per week: 24-32

Bij Metropoolregio Eindhoven werken we aan vraagstukken die ertoe doen voor de inwoners van Zuidoost-Brabant. Denk aan voldoende woningen, bereikbaarheid, energie, economie en het landelijk gebied. Dat doen we samen met de 21 gemeenten in onze regio.

Functiebeschrijving

Een volle agenda, een ingewikkelde planning of een bijeenkomst met bestuurders uit de regio: jij brengt overzicht en zorgt dat het geregeld wordt. Krijg je energie van organiseren en werk je graag samen met collega's die op je kunnen rekenen? Dan maken we bij Metropoolregio Eindhoven graag kennis met je.

Jij zorgt dat het soepel loopt.

Samen met twee collega's vorm je het secretariaat binnen ons bedrijfsbureau. Jullie ondersteunen zeven managers en organiseren bijeenkomsten voor onze vijf programma's. Daarbij heb je regelmatig contact met collega's, samenwerkingspartners en wethouders uit de regio.

Je kijkt vooruit, denkt mee en ziet wat er nodig is. Verandert een agenda op het laatste moment? Jij stelt prioriteiten en zoekt een praktische oplossing. Zo ben jij een vertrouwd aanspreekpunt en breng je rust en structuur in een omgeving waar veel gebeurt.

Dit ga je doen

• Je beheert agenda's en zorgt dat afspraken goed op elkaar aansluiten;
• Je organiseert interne en externe overleggen en bijeenkomsten, vaak met bestuurders uit de regio;
• Je stemt met collega's en externe contacten af over afspraken en bijeenkomsten;
• Je regelt vergaderruimtes, faciliteiten en de praktische voorbereiding;
• Je bewaakt afspraken, actiepunten en deadlines en trekt tijdig aan de bel als dat nodig is;
• Je verwerkt uitgaande correspondentie en zorgt voor een correcte administratieve afhandeling;
• Je beantwoordt het centrale telefoonnummer en helpt bezoekers en bellers verder;
• Je publiceert berichten, stelt planningen op en zorgt dat stukken goed worden gearchiveerd.

Functie-eisen

Je vindt het fijn om anderen te ondersteunen en neemt uit jezelf werk uit handen. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en mensen. Ook bij wisselende prioriteiten of onverwachte situaties houd je overzicht en blijf je rustig, vriendelijk en duidelijk.

Daarnaast:

• kun je goed organiseren, prioriteiten stellen en praktische oplossingen bedenken;
• leg je gemakkelijk contact, van collega tot bestuurder;
• werk je nauwkeurig en beheers je de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk;
• ga je zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie;
• heb je goede kennis van Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, Word en Excel, en maak je nieuwe systemen snel eigen;
• heb je vaak aan een half woord genoeg en vraag je door als iets onduidelijk is;
• heb je een relevante mbo-opleiding en ervaring in een vergelijkbare functie.

Arbeidsvoorwaarden

Het bruto maandsalaris ligt tussen de € 3.500,- en € 4.500,- (o.b.v. 36 uur), afhankelijk van opleiding en ervaring. Deze opdracht is niet geschikt voor ZZP'ers i.v.m. de Wet DBA.