Secretaresse (24-32 uur)

OverheidZZP; Eindhoven; On-site; EUR 26,000 - 35,000; Part time

Benefits offered by this job

32 uur per week

Detachering

Werkplek in Eindhoven

Job summary

Metropoolregio Eindhoven zoekt een Secretarieel medewerker in Eindhoven voor 32 uur per week om het secretariaat te vormen en zeven managers en vijf programma’s efficiënt te ondersteunen.

Je beheert agenda’s, organiseert bijeenkomsten en voert correspondentie en administratie uit. Je werkt met collega’s en wethouders uit de regio en zorgt voor rust en structuur in een dynamische omgeving.

Qualifications

• Je vindt het fijn om anderen te ondersteunen en taken te combineren.
• Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en mensen.
• Je beheerst de Nederlandse taal goed, mondeling en schriftelijk.
• Ervaring in een vergelijkbare secretariaatsfunctie is gewenst.
• Heel nauwkeurige, discrete werkwijze en vertrouwelijke informatie.
• Je beheerst MS 365-apps en leert nieuwe systemen snel eigen.

Responsibilities

• Beheer agenda’s en zorg dat afspraken goed op elkaar aansluiten.
• Organiseer interne en externe overleggen en bijeenkomsten, vaak met bestuurders.
• Stem af met collega’s en externe contacten over afspraken en bijeenkomsten.
• Regel vergaderruimtes en de praktische voorbereiding.
• Bewak afspraken, actiepunten en deadlines en signaleer tijdig.
• Verwerk uitgaande correspondentie en voer administratieve afhandeling uit.
• Beantwoord het centrale telefoonnummer en verwelkom bezoekers.
• Publiceer berichten, stel planningen op en archiveer stukken.

Skills

Organiseren

Prioriteiten stellen

Communicatie

Education

MBO-opleiding

Tools

Microsoft 365

Outlook

Teams

Word

Excel

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat agenda’s beheren, overleggen en bijeenkomsten organiseren, correspondentie en administratie afhandelen, telefoon en bezoekers te woord staan en zo managers en programma’s efficiënt en zorgvuldig ondersteunen.

Secretarieel medewerker

24-32 uur per week | Eindhoven

Een volle agenda, een ingewikkelde planning of een bijeenkomst met bestuurders uit de regio: jij brengt overzicht en zorgt dat het geregeld wordt. Krijg je energie van organiseren en werk je graag samen met collega’s die op je kunnen rekenen? Dan maken we bij Metropoolregio Eindhoven graag kennis met je.

Jij zorgt dat het soepel loopt

Samen met twee collega’s vorm je het secretariaat binnen ons bedrijfsbureau. Jullie ondersteunen zeven managers en organiseren bijeenkomsten voor onze vijf programma’s. Daarbij heb je regelmatig contact met collega’s, samenwerkingspartners en wethouders uit de regio.

Je kijkt vooruit, denkt mee en ziet wat er nodig is. Verandert een agenda op het laatste moment? Jij stelt prioriteiten en zoekt een praktische oplossing. Zo ben jij een vertrouwd aanspreekpunt en breng je rust en structuur in een omgeving waar veel gebeurt.

Dit ga je doen

• Je beheert agenda’s en zorgt dat afspraken goed op elkaar aansluiten.
• Je organiseert interne en externe overleggen en bijeenkomsten, vaak met bestuurders uit de regio.
• Je stemt met collega’s en externe contacten af over afspraken en bijeenkomsten.
• Je regelt vergaderruimtes, faciliteiten en de praktische voorbereiding.
• Je bewaakt afspraken, actiepunten en deadlines en trekt tijdig aan de bel als dat nodig is.
• Je verwerkt uitgaande correspondentie en zorgt voor een correcte administratieve afhandeling.
• Je beantwoordt het centrale telefoonnummer en helpt bezoekers en bellers verder.
• Je publiceert berichten, stelt planningen op en zorgt dat stukken goed worden gearchiveerd.

Werken aan een regio die vooruitgaat

Bij Metropoolregio Eindhoven werken we aan vraagstukken die ertoe doen voor de inwoners van Zuidoost-Brabant. Denk aan voldoende woningen, bereikbaarheid, energie, economie en het landelijk gebied. Dat doen we samen met de 21 gemeenten in onze regio.

Onze organisatie bestaat uit vier teams. Regionale Opgaven werkt aan de gezamenlijke koers en samenwerking. Het Realisatiebedrijf helpt om plannen daadwerkelijk uit te voeren. Het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) bewaart de geschiedenis van de regio en maakt archieven toegankelijk. Het bedrijfsbureau ondersteunt de hele organisatie met onder meer financiën, P&O, facilitaire zaken, informatievoorziening en het secretariaat.

Jouw bijdrage is daarin direct merkbaar: doordat jij de ondersteuning goed organiseert, kunnen collega’s verder met hun werk voor de regio.

Dit bieden we jou

• Een functie voor 32 uur per week.
• Een deta-vast constructie.
• Een werkplek in de binnenstad van Eindhoven, goed bereikbaar met het openbaar vervoer.

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• Je vindt het fijn om anderen te ondersteunen en neemt uit jezelf werk uit handen.
• Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en mensen.
• Ook bij wisselende prioriteiten of onverwachte situaties houd je overzicht en blijf je rustig, vriendelijk en duidelijk.
• Kun je goed organiseren, prioriteiten stellen en praktische oplossingen bedenken.
• Leg je gemakkelijk contact, van collega tot bestuurder.
• Werk je nauwkeurig en beheers je de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ga je zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Heb je goede kennis van Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, Word en Excel, en maak je nieuwe systemen snel eigen.
• Heb je vaak aan een half woord genoeg en vraag je door als iets onduidelijk is.
• Heb je een relevante mbo-opleiding en ervaring in een vergelijkbare functie.

Wensen

• Geen wensen

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, kans op verlenging

Gespreksdatum: Onbekend

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

De Metropoolregio Eindhoven is een samenwerkingsverband van 21 gemeenten in Zuidoost-Brabant. De regio heeft ongeveer 750.000 inwoners, waaronder de stad Eindhoven - de vijfde stad van Nederland. De regio wordt gekenmerkt door hightech bedrijven, innovatie en design. Metropoolregio Eindhoven heeft als doel om de economische groei en welvaart in de regio te stimuleren door samen te werken op het gebied van economie, mobiliteit, ruimtelijke ontwikkeling en cultuur. Ook organiseert de regio evenementen en projecten om de samenwerking tussen gemeenten, bedrijven en kennisinstellingen te bevorderen en de regio internationaal op de kaart te zetten als innovatieve topregio.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.