Documentalist -Duurzame Infra

1UP Training; Utrecht; Hybrid; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

1UP Training in Utrecht zoekt een Documentalist die het digitale projectarchief beheert in het DMS, documenten registreert, metadata toevoegt en classifyert. Je ondersteunt projectmedewerkers bij documentbeheer en archiefvorming.

Je richt het projectarchief in volgens afspraken en kwaliteitsnormen, houdt het ordeningsplan up-to-date, stelt een autorisatiematrix op en beheert toegangsrechten. Je maakt standaardweergaven en instructies en begeleidt nieuwe medewerkers.

Qualifications

• Minimaal HBO-denk- en werkniveau en afgeronde mbo-opleiding informatiemanagement of gelijkwaardig.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een DMS en digitaal archiveren.
• Ervaring met (documentair) informatiebeheer en ICT-middelen.
• In staat zelfstandig werkinstructies en handreikingen op te stellen.

Responsibilities

• Inrichten en beheren van het projectarchief volgens afspraken en kwaliteitseisen.
• Ordening, waardering, selectie en classificatie van dossiers bijhouden.
• Opstellen en bijhouden van een autorisatiematrix en beheren van toegangsrechten in het DMS.
• Standaardwerkaanvragen maken en afstemmen op de behoeften van medewerkers.
• Nieuwe medewerkers instrueren en begeleiden bij documentbeheer en archiefvorming.
• Nieuwe (sub)dossiers toevoegen en muteren binnen de ordeningsstructuur.
• Documenten tijdig beschikbaar stellen bij relevante partijen en dossiers up-to-date houden.
• Storingen melden en verbetervoorstellen inventariseren.
• Handleidingen en werkinstructies voor documentbeheer opstellen en actualiseren.

Skills

DMS ervaring

Informatiebeheer

Recordmanagement

Zelfstandig instructies opstellen

Education

HBO denkniveau

MBO-opleiding informatiemanagement

Tools

M365 SharePoint

Job description

Documentalist

Locatie: Utrecht
Werkwijze: Hybride werken, in overleg.

Over de functie
Je beheert het digitale projectarchief in het documentmanagementsysteem (DMS). Je zorgt ervoor dat documenten en informatie correct worden geregistreerd, van metadata worden voorzien, geordend en geclassificeerd. Ook help je projectmedewerkers om hun taken en verantwoordelijkheden op het gebied van documentbeheer en archiefvorming goed uit te voeren.

Wat ga je doen?

Het projectarchief inrichten en beheren volgens de gemaakte afspraken en geldende kwaliteitseisen.
Het ordeningsplan actueel houden en dossiers waarderen, selecteren en classificeren.
Een autorisatiematrix opstellen en bijhouden en toegangsrechten in het DMS verlenen en intrekken.
Standaardweergaven en zoekvragen in het DMS maken op basis van de behoeften van medewerkers.
Nieuwe projectmedewerkers instrueren en begeleiden, zodat zij zelfstandig hun taken voor documentbeheer en archiefvorming uitvoeren.
Nieuwe (sub)dossiers toevoegen, ordenen en muteren binnen de ordeningsstructuur.
Documenten en dossiers actueel houden en zo nodig verplaatsen.
Toezien op de correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten en informatie tijdig bij de juiste persoon beschikbaar stellen.
Storingen melden bij Lokaal Functioneel Beheer en functionele verbetervoorstellen voor applicaties inventariseren en melden.
Werkinstructies, handleidingen en andere hulpmiddelen voor documentbeheer opstellen en actueel houden.
De benodigde middelen voor documentbeheer en archivering verzorgen.

Resultaten

Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en kwaliteitseisen, waaronder eisen voor ordening, waardering, selectie en metadata.
Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals een autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en een ordeningsstructuur.

Wat breng je mee?

Minimaal hbo-denk- en werkniveau en een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
Meer dan twee jaar aantoonbare werkervaring met een DMS en digitaal archiveren.
Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening en het gebruik van relevante ICT-middelen.
Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Eisen

• De kandidaat moet minimaal HBO-denk- en werkniveau hebben en een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
• De kandidaat moet meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring hebben met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren
• De kandidaat moet ervaring met en kennis hebben van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van relevante ICT-middelen
• De kandidaat moet zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen
• De kandidaat moet de Nederlandse taal beheersen

Gunningscriteria

• Kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie.
• Jouw competenties
• Analytisch vermogen: je kunt verbanden leggen.
• Een dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Een hands-on mentaliteit en het vermogen om werkbare oplossingen te vinden.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder rapportages en hulpmiddelen opstellen.
• Didactische vaardigheden om gebruikers te instrueren en begeleiden.
• Goed luisteren en de vraag achter de vraag achterhalen.
• Nauwkeurigheid en omgevingsbewustzijn.
• Een proactieve instelling.
• Plannen en organiseren: zelfstandig je werk indelen en deadlines halen.
• Zelfontwikkeling: leren van je omgeving en ervaringen en dit toepassen in je werk.
• Zelfstandigheid, initiatief nemen en collega’s opzoeken wanneer dat nodig is.
• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten is gewenst
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata) is gewenst
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie is gewenst