Records Manager

Bright Professionals; Rotterdam; On-site; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

Gemeente Rotterdam zoekt een Records Manager die bijdraagt aan professioneel en actueel informatiebeheer. Je overtuigt collega’s van het belang van digitale dossiervorming en ondersteunt de implementatie van een documentmanagementsysteem.

Je voert analyses uit, ontwerpt mappenstructuren en begeleidt de migratie naar het DMS. Met HBO-opleiding en relevante gemeentelijke ervaring reageer je op complexe informatievragen en draag je bij aan een veilige, vindbare informatiehuishouding.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding.
• Minimaal 6 maanden werkervaring in het uitfaseren van een netwerkschijf, DMS en/of applicatie binnen een organisatie met meer dan 500 medewerkers.
• Minimaal 6 maanden werkervaring met de functionele implementatie van applicaties binnen een organisatie met meer dan 500 medewerkers.
• Werkervaring bij een gemeente of een andere overheidsinstantie.

Responsibilities

• Voer informatieanalyses uit en breng de huidige staat van de informatiehuishouding in kaart.
• Ontwerp ordeningsstructuren die voldoen aan wet- en regelgeving.
• Vertaal bevindingen naar adviezen om de informatiehuishouding te verbeteren.
• Begeleid de organisatie bij de migratie naar het DMS.

Skills

Analytisch denken

Stakeholder management

Communicatief

Veranderingen begeleiden

Education

HBO-opleiding richting informatiebeheer of archiefwetenschappen

Tools

Documentmanagementsysteem (DMS)

Netwerkschijf

Job description

Voor Gemeente Rotterdam zoeken wij een Records Manager.

Jouw functie

Je draagt bij aan professioneel en actueel informatiebeheer bij de gemeente. Je overtuigt collega’s van het belang van goede digitale dossiervorming en de systemen die daarvoor nodig zijn. Je helpt het bewustzijn over digitale dossiervorming te vergroten en werkt mee aan de implementatie van een documentmanagementsysteem (DMS). Als recordsmanager speel je een centrale rol in het succesvol invoeren van het DMS. Je verantwoordelijkheden zijn:

• Je voert informatieanalyses uit en brengt de huidige staat van de informatiehuishouding in kaart.
• Je ontwerpt ordeningsstructuren die voldoen aan wet- en regelgeving.
• Je vertaalt je bevindingen naar overtuigende adviezen om de informatiehuishouding te verbeteren.
• Je begeleidt de organisatie bij de migratie naar het DMS.

Zo draag je eraan bij dat informatie volledig, vindbaar en veilig is en voldoet aan wet- en regelgeving.

Jouw profiel

Je onderscheidt hoofd- en bijzaken en vertaalt complexe informatievraagstukken naar heldere, praktische adviezen. Je begrijpt dat goed informatiebeheer niet alleen om systemen en regels draait, maar ook om mensen en werkwijzen. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende belanghebbenden, luistert naar wat er speelt en maakt duidelijk waarom bepaalde keuzes nodig zijn. Je werkt gestructureerd en houdt overzicht, ook wanneer meerdere trajecten tegelijk lopen. Je gaat zorgvuldig om met gevoelige informatie en houdt rekening met de wettelijke kaders. Je bent analytisch sterk, legt snel verbanden en signaleert risico’s en verbeterkansen. Je bekijkt bestaande werkwijzen kritisch en komt met praktische oplossingen die aansluiten bij de organisatie. Je staat open voor nieuwe inzichten, leert van ervaringen en brengt je ideeën mondeling en schriftelijk helder over. Met je inhoudelijke deskundigheid, overtuigingskracht en tact neem je anderen mee in veranderingen die bijdragen aan een betere informatiehuishouding.

Functie-eisen

• Je beschikt over minimaal een afgeronde hbo-opleiding.
• Je hebt in de afgelopen 2 jaar minimaal 6 maanden werkervaring opgedaan met het uitfaseren van een netwerkschijf, documentmanagementsysteem en/of applicatie binnen een organisatie met meer dan 500 medewerkers.
• Je hebt in de afgelopen 2 jaar minimaal 6 maanden werkervaring opgedaan met de functionele implementatie van applicaties, bijvoorbeeld als informatiebeheerder, functioneel beheerder of informatieadviseur, binnen een organisatie met meer dan 500 medewerkers.
• Je hebt werkervaring bij een gemeente of een andere overheidsinstantie.

Functie-wensen

• Je hebt een hbo-opleiding afgerond in de richting van informatiebeheer of archiefwetenschappen
• Je hebt werkervaring met het ontwerpen van mappenstructuren en dossiervorming
• Je hebt werkervaring binnen het sociaal domein
• Je hebt werkervaring in een adviserende rol
• Je hebt werkervaring met de Archiefwet en VNG Selectielijsten
• Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 200.000 inwoners, bij een ministerie of bij de Rijksoverheid

Extra Informatie

• Aantal uur 36
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum zo spoedig mogelijk
• Opleidingsniveau HBO