Records Manager - cluster MO

Overheidzzp; Rotterdam; Hybrid; EUR 55,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

Optie tot verlenging: Ja, 2 x 6 months

Job summary

Gemeente Rotterdam zoekt een Records Manager die de digitale informatiehuishouding versterkt binnen cluster Maatschappelijke Ontwikkeling. Je vertaalt complexe vraagstukken naar heldere adviezen en begeleidt teams bij migratie naar een Document Managementsysteem.

Je hebt een HBO-opleiding, ervaring met uitfasering van netwerkschijven en DMS-implementaties, en bekendheid met archiefwetgeving. Detachering en een flexibel werkpatroon komen samen met een mogelijkheid tot deels thuiswerken.

Qualifications

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding.
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met het uitfaseren van een netwerkschijf, documentmanagementsysteem en/of applicatie in een organisatie van meer dan 500 medewerkers, opgedaan in de afgelopen 2 jaar.
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met functionele implementaties van applicaties, bijvoorbeeld als informatiebeheerder, functioneel beheerder of informatie-adviseur in een organisatie van meer dan 500 medewerkers, opgedaan in de afgelopen 2 jaar.
• Je hebt werkervaring bij een gemeente of een andere overheidsinstantie.

Responsibilities

• Informatieanalyses uitvoeren en inzicht geven in de huidige staat van informatiehuishouding.
• Ordeningsstructuren ontwerpen conform wet- en regelgeving.
• Bevindingen samenbrengen in een advies en migratie naar het DMS begeleiden.
• Begeleiden van de organisatie in de migratie naar het DMS.

Education

HBO‐opleiding afgerond

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat de digitale informatiehuishouding verbeteren, informatie analyseren, ordeningsstructuren ontwerpen, advies geven en teams begeleiden bij de implementatie en migratie naar een documentmanagementsysteem binnen het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling.

Records Manager

Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling

Ons aanbod

Werklocatie

Halvemaanpassage 90, Het Timmerhuis

Thuiswerkbeleid

In het kader van Anders werken kan er gedeeltelijk vanuit huis worden gewerkt. Voor deze functie geldt de verwachting dat de kandidaat minimaal 50% van de contracturen op kantoor aanwezig is. Daarnaast moet de kandidaat beschikbaar zijn voor aanvullende fysieke aanwezigheid wanneer de ondersteunde teams daarom vragen.

Achter goede dienstverlening schuilt goed informatiebeheer. Als Records Manager speel jij een sleutelrol in de inrichting van de digitale informatiehuishouding binnen Maatschappelijke Ontwikkeling. Je vertaalt complexe vraagstukken naar heldere adviezen en begeleidt teams bij veranderingen in hun manier van werken. Daarmee bouw je mee aan een organisatie die grip houdt op haar informatie.

Jouw functie

Bijdragen Aan Up-to-date En Professioneel Informatiebeheer Bij De Gemeente Rotterdam En Specifiek Bij Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling (MO), Dat Is Waar Jij Voor Gaat. Jij Weet Als Geen Ander Om Collega’s Binnen Het Cluster Te Overtuigen Van Het Belang Van Goede Digitale Dossiervorming En De Systemen Die Hiervoor Nodig Zijn. Jij Krijgt Bij Ons De Kans Om De Digitale Informatiehuishouding Binnen Het Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling Verder Op De Kaart Te Zetten En Het Bewustzijn Rondom Digitale Dossiervorming In Al Zijn Facetten Te Vergroten. Je Doet Dit Door Je Bezig Te Houden Met De Implementatie Van Een Document Managementsysteem (DMS) Binnen De Gemeente Rotterdam. Als Records Manager Ben Jij Een Centrale Speler In Het Succesvol Implementeren Van Het DMS Binnen Cluster MO. Je Kernverantwoordelijkheden Zijn

• Informatieanalyses uitvoeren, om de organisatie zo inzicht te geven in de huidige staat van hun informatiehuishouding.
• Ordeningsstructuren ontwerpen, om zo de informatieopslag te laten voldoen aan wet- en regelgeving.
• Bevindingen samenbrengen in een overtuigend advies, om de informatiehuishouding van de organisatie te verbeteren.
• Het begeleiden van de organisatie in hun migratie naar het DMS.

Zo borgen we, samen met jou, dat de informatie binnen de Gemeente Rotterdam volledig, vindbaar en veilig is én voldoet aan wet- en regelgeving.

Jouw profiel

Je bent iemand die hoofd- en bijzaken van elkaar weet te onderscheiden en complexe informatievraagstukken terugbrengt tot een helder en praktisch advies. Je begrijpt dat goed informatiebeheer niet alleen draait om systemen en regels, maar vooral om mensen en werkwijzen. Daarom weet je gemakkelijk te schakelen tussen verschillende belanghebbenden, luister je naar wat er speelt binnen de organisatie en maak je duidelijk waarom bepaalde keuzes nodig zijn. Je werkt gestructureerd en houdt overzicht, ook wanneer meerdere trajecten tegelijkertijd lopen. Daarbij ga je zorgvuldig om met gevoelige informatie en heb je oog voor de wettelijke kaders waarbinnen de gemeente opereert. Je bent analytisch sterk, legt snel verbanden en weet risico’s en verbeterkansen te signaleren. Daarnaast durf je bestaande werkwijzen kritisch te bekijken en kom je met praktische oplossingen die aansluiten bij de organisatie. Je staat open voor nieuwe inzichten, leert van ervaringen en weet jouw ideeën zowel mondeling als schriftelijk helder over te brengen. Met een combinatie van inhoudelijke deskundigheid, overtuigingskracht en tact weet je anderen mee te nemen in veranderingen die bijdragen aan een betere informatiehuishouding.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding;
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met het uitfaseren van een netwerkschijf, documentmanagementsysteem en/of applicatie in een organisatie van meer dan 500 medewerkers, opgedaan in de afgelopen 2 jaar;
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met functionele implementaties van applicaties, bijvoorbeeld als informatiebeheerder, functioneel beheerder of informatie-adviseur in een organisatie van meer dan 500 medewerkers, opgedaan in de afgelopen 2 jaar;
• Je hebt werkervaring bij een gemeente of een andere overheidsinstantie.

Wensen

• Je hebt een hbo-opleiding afgerond in de richting van informatiebeheer of archiefwetenschappen;
• Je hebt werkervaring met het ontwerpen van mappenstructuren en dossiervorming;
• Je hebt werkervaring binnen het sociaal domein;
• Je hebt werkervaring in een adviserende rol;
• Je hebt werkervaring met de Archiefwet en VNG Selectielijsten;
• Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 200.000 inwoners, bij een ministerie of bij de Rijksoverheid.

De afdeling

Je komt te werken op de afdeling Clusterondersteuning MO (CMO). De afdeling CMO levert effectieve en efficiënte ondersteunende producten en diensten die het cluster MO versterken om haar doelen te bereiken voor de Rotterdammer. Als betrouwbare partner zijn we wendbaar, vakbekwaam en klantgericht. We ondersteunen het cluster bij het kiezen, sturen en bijsturen en dat doen we in samenwerking met de directies en onze partners. Het is een diverse en dynamische afdeling waar veel verschillende disciplines bij elkaar komen en met elkaar samenwerken. Als nieuwe records manager voel jij je hier natuurlijk helemaal op je gemak.

Onze organisatie

Rotterdam is dé stad waar jij je thuis voelt. Dit zorgt dat jij in jouw werk altijd voor het beste resultaat gaat. Resultaat dat behaald wordt dankzij uitstekende adviesvaardigheden en een goede samenwerking met collega’s. Jij komt met ideeën op de proppen die je op overtuigende wijze overbrengt. Deze concepten bedenk jij met in jouw achterhoofd de organisatie en de burgers van Rotterdam. Nieuwe inhoudelijke ontwikkelingen zie jij als een kans en zeker niet als een bedreiging. Dynamiek, complexiteit en diversiteit in een grote organisatie, daar loop jij voor warm.

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• De CV dient opgesteld te zijn in het Nederlands.
• maximaal 5 A4 enkelzijdig groot.
• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding;
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met het uitfaseren van een netwerkschijf, documentmanagementsysteem en/of applicatie in een organisatie van meer dan 500 medewerkers, opgedaan in de afgelopen 2 jaar;
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met functionele implementaties van applicaties, bijvoorbeeld als informatiebeheerder, functioneel beheerder of informatie-adviseur in een organisatie van meer dan 500 medewerkers, opgedaan in de afgelopen 2 jaar;
• Je hebt werkervaring bij een gemeente of een andere overheidsinstantie.
• Kandidaat is afgelopen 2 jaar niet in dienst geweest van de gemeente Rotterdam.

Wensen

• Kandidaat heeft een hbo-opleiding afgerond in de richting van informatiebeheer of archiefwetenschappen (10 punten)
• Kandidaat heeft werkervaring met het ontwerpen van mappenstructuren en dossiervorming (10 punten)
• Kandidaat heeft werkervaring binnen het sociaal domein (15 punten)
• Kandidaat heeft werkervaring in een adviserende rol (5 punten)
• Kandidaat heeft werkervaring met de Archiefwet en VNG Selectielijsten (10 punten)
• Kandidaat heeft bij een gemeente met meer dan 200.000 inwoners, bij een ministerie of bij de Rijksoverheid (20 punten)
• Je hebt een hbo-opleiding afgerond in de richting van informatiebeheer of archiefwetenschappen;
• Je hebt werkervaring met het ontwerpen van mappenstructuren en dossiervorming;
• Je hebt werkervaring binnen het sociaal domein;
• Je hebt werkervaring in een adviserende rol;
• Je hebt werkervaring met de Archiefwet en VNG Selectielijsten;
• Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 200.000 inwoners, bij een ministerie of bij de Rijksoverheid.

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, 2 x 6 maanden

Gespreksdatum: Week 46/47

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

De gemeente Rotterdam is een grote gemeente in Zuid-Holland met ongeveer 650.000 inwoners. Het is een dynamische stad met een rijke geschiedenis en diverse culturele en recreatieve mogelijkheden. Rotterdam staat bekend om zijn moderne architectuur, zoals de Erasmusbrug en de Markthal. Daarnaast is de stad een belangrijke havenstad en een knooppunt van internationale handel. Rotterdam heeft een levendig stadscentrum met veel winkels, restaurants en uitgaansgelegenheden. De gemeente Rotterdam zet zich in voor de ontwikkeling en het welzijn van haar inwoners, en biedt een breed scala aan diensten en voorzieningen.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.