Records Manager

All About Work; Rotterdam; On-site; EUR 52,000 - 72,000; Full time

Job summary

All About Work zoekt een kandidaat die de digitale informatiehuishouding van de organisatie versterkt. Je analyseert huidige processen, ontwerpt ordingsstructuren en begeleidt de migratie naar een DMS, met focus op naleving en veiligheid van informatie.

Je begrijpt dat succes afhangt van mensen en werkwijzen, niet alleen systemen. Ervaring met de Archiefwet, VNG-selectielijsten en overheidsomgevingen is een sterke pré.

Qualifications

• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau.
• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding.
• Minimaal 6 maanden ervaring met het uitfaseren van een netwerkschijf en/of DMS bij organisaties met >500 medewerkers, in de afgelopen 2 jaar.
• Minimaal 6 maanden ervaring met functionele implementaties van applicaties in een overheid/gemeente-omgeving.
• Werkervaring bij een gemeente of overheidsinstantie is gewenst.
• Ervaring met Archiefwet en VNG-selectielijsten is een pré.
• Ervaring in een adviserende rol en in het sociaal domein is een plus.
• Veranderingsmanagement en draagvlakcreatie binnen organisaties.

Responsibilities

• Voert informatieanalyses uit om inzicht te krijgen in de huidige informatiehuishouding.
• Ontwerpt ordingsstructuren zodat opslag voldoet aan wet- en regelgeving.
• Stelt bevindingen samen in een overtuigend advies ter verbetering.
• Begeleidt migratie naar het DMS.
• Implementeert een document managementsysteem (DMS).
• Bevordert begrip van digitale dossiervorming en maakt hiervoor draagvlak.

Skills

Informatieanalyse

Adviesvaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Projectleiding

Stakeholdermanagement

Education

HBO-opleiding

Tools

DMS

Job description

Over de functie

ml. 0088465

Je speelt een sleutelrol in de inrichting van de digitale informatiehuishouding binnen Maatschappelijke Ontwikkeling. Je vertaalt complexe vraagstukken naar heldere adviezen en begeleidt teams bij veranderingen in hun manier van werken. Daarbij werk je aan up-to-date en professioneel informatiebeheer en help je mee om de digitale dossiervorming verder op de kaart te zetten. Je bent een centrale speler in de implementatie van een document managementsysteem en draagt eraan bij dat informatie volledig, vindbaar en veilig is en voldoet aan wet- en regelgeving.

Wat ga je doen

• Je voert informatieanalyses uit, om de organisatie zo inzicht te geven in de huidige staat van hun informatiehuishouding.
• Je ontwerpt ordeningsstructuren, om zo de informatieopslag te laten voldoen aan wet- en regelgeving.
• Je brengt bevindingen samen in een overtuigend advies, om de informatiehuishouding van de organisatie te verbeteren.
• Je begeleidt de organisatie in hun migratie naar het DMS.
• Je houdt je bezig met de implementatie van een document managementsysteem (DMS).
• Je overtuigt collega’s binnen het cluster van het belang van goede digitale dossiervorming en de systemen die hiervoor nodig zijn.

Over jou

• Je bent iemand die hoofd- en bijzaken van elkaar weet te onderscheiden en complexe informatievraagstukken terugbrengt tot een helder en praktisch advies.
• Je begrijpt dat goed informatiebeheer niet alleen draait om systemen en regels, maar vooral om mensen en werkwijzen.
• Je weet gemakkelijk te schakelen tussen verschillende belanghebbenden, luistert naar wat er speelt binnen de organisatie en maakt duidelijk waarom bepaalde keuzes nodig zijn.
• Je werkt gestructureerd en houdt overzicht, ook wanneer meerdere trajecten tegelijkertijd lopen.
• Je gaat zorgvuldig om met gevoelige informatie en hebt oog voor de wettelijke kaders waarbinnen de gemeente opereert.
• Je bent analytisch sterk, legt snel verbanden en weet risico’s en verbeterkansen te signaleren.
• Je durft bestaande werkwijzen kritisch te bekijken en komt met praktische oplossingen die aansluiten bij de organisatie.
• Je staat open voor nieuwe inzichten, leert van ervaringen en weet jouw ideeën zowel mondeling als schriftelijk helder over te brengen.
• Je weet met een combinatie van inhoudelijke deskundigheid, overtuigingskracht en tact anderen mee te nemen in veranderingen die bijdragen aan een betere informatiehuishouding.

Eisen

• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau.
• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding.
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met het uitfaseren van een netwerkschijf, documentmanagementsysteem en/of applicatie in een organisatie van meer dan 500 medewerkers, opgedaan in de afgelopen 2 jaar.
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met functionele implementaties van applicaties, bijvoorbeeld als informatiebeheerder, functioneel beheerder of informatie-adviseur in een organisatie van meer dan 500 medewerkers, opgedaan in de afgelopen 2 jaar.Je hebt werkervaring bij een gemeente of een andere overheidsinstantie.

Wensen

• Je hebt een hbo-opleiding afgerond in de richting van informatiebeheer of archiefwetenschappen.
• Je hebt werkervaring met het ontwerpen van mappenstructuren en dossiervorming.
• Je hebt werkervaring binnen het sociaal domein.
• Je hebt werkervaring in een adviserende rol.
• Je hebt werkervaring met de Archiefwet en VNG Selectielijsten.
• Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 200.000 inwoners, bij een ministerie of bij de Rijksoverheid.