Documentalist -Programma Duurzame Infra

1UP Training; Utrecht; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

1UP Training zoekt een Documentalist ter ondersteuning van projectmedewerkers bij documentbeheer en archiefvorming in Utrecht. Je beheert het digitale projectarchief, registreert documenten met metadata en zorgt voor actuele ordeningsstructuren.

Je traint en begeleidt collega’s, stelt autorisatiematrices op en bewaakt de juistheid van documentstromen. Een HBO-denk- en werkniveau en relevante ervaring zijn vereist.

Qualifications

• Minimaal HBO-denk- en werkniveau en een afgeronde MBO-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare ervaring met een documentmanagementsysteem (DMS) en digitaal archiveren.
• Kennis van en ervaring met (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van relevante ICT-middelen.
• Ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen.
• Beheersing van de Nederlandse taal.

Responsibilities

• Documenten registreren, voorzien van metadata, ordenen en classificeren op vertrouwelijkheid.
• Het ordeningsplan en de ordeningsstructuur actueel houden.
• Dossiers waarderen, selecteren en beheren.
• Een autorisatiematrix opstellen en bijhouden, en autorisaties verlenen en intrekken.
• Standaardweergaven en zoekvragen in het documentmanagementsysteem maken.
• Projectmedewerkers instrueren, trainen en begeleiden, zodat zij zelfstandig hun taken rond documentbeheer en archiefvorming uitvoeren.
• Documenten en (sub)dossiers toevoegen, ordenen, muteren en verplaatsen.
• Toezien op de juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten.
• Informatie tijdig beschikbaar stellen aan de juiste personen, onder meer door post- en e-mailstukken te routeren.
• Storingen melden en functionele verbetervoorstellen voor applicaties inventariseren en doorgeven.
• De benodigde middelen, werkinstructies en handleidingen voor documentbeheer actueel houden.

Skills

DMS-ervaring

Informatiebeheer

ICT-middelen

Werkinstructies opstellen

Nederlandse taalvaardigheid

Education

HBO-denk- en werkniveau

MBO-opleiding Informatiemanagement

Tools

DMS

Job description

Documentalist

Locatie: Utrecht

Over de functie

Als documentalist beheer je het digitale projectarchief en ondersteun je projectmedewerkers bij documentbeheer en archiefvorming. Je helpt hen hun taken en verantwoordelijkheden goed uit te voeren en draagt zo bij aan een voortdurende verbetering van de informatiehuishouding.

Wat ga je doen?

• Documenten registreren, voorzien van metadata, ordenen en classificeren op vertrouwelijkheid.
• Het ordeningsplan en de ordeningsstructuur actueel houden.
• Dossiers waarderen, selecteren en beheren.
• Een autorisatiematrix opstellen en bijhouden, en autorisaties verlenen en intrekken.
• Standaardweergaven en zoekvragen in het documentmanagementsysteem maken.
• Projectmedewerkers instrueren, trainen en begeleiden, zodat zij zelfstandig hun taken rond documentbeheer en archiefvorming uitvoeren.
• Documenten en (sub)dossiers toevoegen, ordenen, muteren en verplaatsen.
• Toezien op de juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten.
• Informatie tijdig beschikbaar stellen aan de juiste personen, onder meer door post- en e-mailstukken te routeren.
• Storingen melden en functionele verbetervoorstellen voor applicaties inventariseren en doorgeven.
• De benodigde middelen, werkinstructies en handleidingen voor documentbeheer actueel houden.

Resultaat

• Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en kwaliteitseisen, waaronder eisen voor ordening, waardering, selectie en metadata.
• Actuele hulpmiddelen voor documentbeheer en archivering, zoals een autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en een ordeningsstructuur.

Wat breng je mee?

• Minimaal hbo-denk- en werkniveau en een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan twee jaar aantoonbare ervaring met een documentmanagementsysteem (DMS) en digitaal archiveren.
• Kennis van en ervaring met (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van relevante ICT-middelen.
• Ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen.
• Beheersing van de Nederlandse taal.

Pré’s

• Kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
• Ervaring met recordmanagement in M365 SharePoint.

Eisen

• De kandidaat heeft minimaal HBO-denk- en werkniveau en een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
• De kandidaat heeft meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren
• De kandidaat heeft ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van relevante ICT-middelen
• De kandidaat kan zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen
• De kandidaat beheerst de Nederlandse taal

Gunningscriteria

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie