Documentalist -Duurzame Infra

1UPPLY; Utrecht; Hybrid; EUR 29,000 - 38,000; Full time

Job summary

1UPPLY zoekt een Documentalist die het digitale projectarchief beheert in het DMS. Je registreert documenten, voorziet metadata, ordent en classificeert informatie en ondersteunt projectmedewerkers bij documentbeheer en archiefvorming.

Je brengt het archief op orde volgens afspraken en kwaliteitseisen, houdt het ordeningsplan actueel en beheert toegangsrechten via een autorisatiematrix. Daarnaast instrueer je nieuwkomers en stel je werkinstructies en handleidingen op.

Qualifications

• Minimaal mbo-opleiding in informatiemanagement of gelijkwaardig.
• Meer dan 2 jaar werkervaring met een DMS en digitaal archiveren.
• Kennis van (documentair) informatiebeheer en ICT-middelen.
• In staat zelfstandig werkinstructies en handreikingen op te stellen.
• Beheersing van de Nederlandse taal.

Responsibilities

• Inrichten/Beheren van projectarchief volgens afspraken en kwaliteitseisen.
• Ordeningsplan actueel houden; dossiers waarderen, selecteren en classificeren.
• Toegangrechten beheren via autorisatiematrix in DMS.
• Nieuwe medewerkers instrueren/begeleiden in documentbeheer en archiefvorming.
• Nieuwe (sub)dossiers toevoegen, ordenen en muteren.
• Documenten actueel houden en tijdig bij de juiste persoon beschikbaar stellen.
• Storingen melden en voorstellen voor verbetering inventariseren.
• Werk-instructies/handleidingen opstellen en up-to-date houden.

Skills

DMS-ervaring

Digitale archivering

Informatiebeheer

Analytisch vermogen

Didactische vaardigheden

Plan & organisatie

Nederlandse taal

Education

MBO-informatiemanagement

HBO-denk- en werkniveau

Gelijkwaardige opleiding

Tools

M365 SharePoint

DMS-software

ICT-middelen

Job description

Documentalist

Locatie: Utrecht

Werkwijze: Hybride werken, in overleg.

Over de functie

Je beheert het digitale projectarchief in het documentmanagementsysteem (DMS). Je zorgt ervoor dat documenten en informatie correct worden geregistreerd, van metadata worden voorzien, geordend en geclassificeerd. Ook help je projectmedewerkers om hun taken en verantwoordelijkheden op het gebied van documentbeheer en archiefvorming goed uit te voeren.

Wat ga je doen?

• Het projectarchief inrichten en beheren volgens de gemaakte afspraken en geldende kwaliteitseisen.
• Het ordeningsplan actueel houden en dossiers waarderen, selecteren en classificeren.
• Een autorisatiematrix opstellen en bijhouden en toegangsrechten in het DMS verlenen en intrekken.
• Standaardweergaven en zoekvragen in het DMS maken op basis van de behoeften van medewerkers.
• Nieuwe projectmedewerkers instrueren en begeleiden, zodat zij zelfstandig hun taken voor documentbeheer en archiefvorming uitvoeren.
• Nieuwe (sub)dossiers toevoegen, ordenen en muteren binnen de ordeningsstructuur.
• Documenten en dossiers actueel houden en zo nodig verplaatsen.
• Toezien op de correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten en informatie tijdig bij de juiste persoon beschikbaar stellen.
• Storingen melden bij Lokaal Functioneel Beheer en functionele verbetervoorstellen voor applicaties inventariseren en melden.
• Werkinstructies, handleidingen en andere hulpmiddelen voor documentbeheer opstellen en actueel houden.
• De benodigde middelen voor documentbeheer en archivering verzorgen.

Resultaten

• Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en kwaliteitseisen, waaronder eisen voor ordening, waardering, selectie en metadata.
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals een autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en een ordeningsstructuur.

Wat breng je mee?

• Minimaal hbo-denk- en werkniveau en een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan twee jaar aantoonbare werkervaring met een DMS en digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening en het gebruik van relevante ICT-middelen.
• Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Eisen

• De kandidaat moet minimaal HBO-denk- en werkniveau hebben en een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
• De kandidaat moet meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring hebben met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren
• De kandidaat moet ervaring met en kennis hebben van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van relevante ICT-middelen
• De kandidaat moet zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen
• De kandidaat moet de Nederlandse taal beheersen

Gunningscriteria

• Kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie.
• Jouw competenties
• Analytisch vermogen: je kunt verbanden leggen.
• Een dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Een hands‑on mentaliteit en het vermogen om werkbare oplossingen te vinden.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder rapportages en hulpmiddelen opstellen.
• Didactische vaardigheden om gebruikers te instrueren en begeleiden.
• Goed luisteren en de vraag achter de vraag achterhalen.
• Nauwkeurigheid en omgevingsbewustzijn.
• Een proactieve instelling.
• Plannen en organiseren: zelfstandig je werk indelen en deadlines halen.
• Zelfontwikkeling: leren van je omgeving en ervaringen en dit toepassen in je werk.
• Zelfstandigheid, initiatief nemen en collega’s opzoeken wanneer dat nodig is.
• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten is gewenst
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata) is gewenst
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie is gewenst