Projectsecretaris

Bright-Professionals; Groningen; On-site; EUR 36,000 - 50,000; Part time

Job summary

Gemeente Groningen zoekt een Projectsecretaris binnen de directie Stadsbeheer voor een langdurig verandertraject. Je werkt als verbindende schakel tussen beleid, uitvoering en kern- en programmateams en ondersteunt OOSB en SWING met organisatieontwikkeling en meetrapportages.

Je organiseert vergaderingen, stelt agenda’s en verslaglegging op, bewaakt voortgang en tijdlijnen en faciliteert besluitvorming op tactisch niveau. HBO-niveau en IPMA-D certificering zijn gewenst.

Qualifications

• Ervaring als project- of programmasecretaris bij lange verandertrajecten.
• Uitstekende schrijf- en verslagleggingsvaardigheden en professioneel organiseren van overleggen.
• Geen incidenten met prioriteren, opvolging en rapportage; communicatie tussen teams en niveaus.

Responsibilities

• Voorbereiden, organiseren en deelnemen aan overleggen van kernteams en projectteams.
• Opstellen van agenda’s, actielijsten en heldere verslaglegging.
• Uitzetten en bewaken van acties en het opvolgen van voortgang binnen de organisatie.
• Ondersteunen van besluitvorming in betrokken managementlagen.
• Proactief volgen van samenhang tussen projecten en tijdig signaleren van kansen en knelpunten.
• Coördineren van processen en verzorgen van voortgangs- en jaarrapportages.
• Beheren van de gezamenlijke werkomgeving en het centraal bijeenbrengen en actueel houden van informatie.

Skills

Organisatorisch sterk

Procesfacilitatie

Schrijfvaardigheid

Proactief & verbindend

Stakeholdermanagement

Planning & rapportage

M365-kennis

Overheidservaring

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

M365

MS Teams

Job description

Voor Gemeente Groningen zoeken wij een Projectsecretaris. Je werkt binnen de directie Stadsbeheer, die zich in een fase van intensieve ontwikkeling bevindt. De directie telt circa 750 medewerkers en opereert in een dynamische omgeving waarin digitalisering, burgerparticipatie, een krappe arbeidsmarkt, ontwikkelingen rond afval en Beheer Openbare Ruimte en de groeiende complexiteit van uitvoeringsvraagstukken de veranderdruk verhogen.

Je draagt bij aan twee nauw verbonden, meerjarige opgaven: het programma Organisatieontwikkeling Stadsbeheer (OOSB) en de implementatie van de beheerstrategie SWING (Sturen op Waarden in Groningen). SWING vraagt om een omslag van beeldgestuurd naar waardengestuurd beheer, met veranderingen in werkwijze, samenwerking en sturing. De implementatie vraagt onder andere om het opzetten van meet- en monitoringsystemen, integraal programmeren en actualisatie van het meerjareninvesteringsplan, en het versterken van de samenwerking tussen beleid, beheer en uitvoering.

Jouw rol

Als project- en programmasecretaris ondersteun je de kernteams, het programmateam en de projectteams van zowel OOSB als SWING. Je bent een verbindende schakel tussen teams, beleid en uitvoering en werkt nauw samen met de programmamanager OOSB en de coördinator SWING.

Je ondersteunt binnen SWING meerdere projectlijnen:

• Data, Meten & Monitoren
• Integraal Programmeren & MJIP
• Beleid–Beheer–Uitvoering
• Waardespecifieke werkgroepen

Programma OOSB

Je ondersteunt de verdere inrichting van het programma in de huidige opbouwfase en verschuift mee naar ondersteuning van concrete sporen zodra deze vorm krijgen.

Werkzaamheden

• Voorbereiden, organiseren en deelnemen aan overleggen van kernteams en projectteams;
• Opstellen van agenda’s, actielijsten en heldere verslaglegging;
• Uitzetten en bewaken van acties en het opvolgen van voortgang binnen de organisatie;
• Ondersteunen van besluitvorming in betrokken managementlagen;
• Proactief volgen van samenhang tussen projecten en tijdig signaleren van kansen en knelpunten;
• Coördineren van processen en verzorgen van voortgangs- en jaarrapportages;
• Beheren van de gezamenlijke werkomgeving en het centraal bijeenbrengen en actueel houden van informatie en integrale planning.

Jouw profiel

• Je hebt aantoonbare ervaring als project- of programmasecretaris binnen meerjarige verandertrajecten;
• Je bent organisatorisch sterk en kunt processen en overleggen professioneel voorbereiden en faciliteren;
• Je hebt uitstekende schrijf- en verslagleggingsvaardigheden en bewaakt acties en besluiten scherp;
• Je werkt proactief, bent een verbindende collega en schakelt gemakkelijk tussen verschillende teams en niveaus;
• Je hebt inzicht in complexe programma’s en kunt samenhang en voortgang signaleren en rapporteren;
• Ervaring met digitale werkomgevingen (zowel Teams als Office 365) en basisvaardigheden in planning en rapportage zijn gewenst;
• Affiniteit met beheer van de openbare ruimte of organisatieontwikkeling is een pré.

Wat je kunt verwachten

Een inhoudelijk uitdagende rol in een complex, meerjarig verandertraject waarin je veel kunt bijdragen aan de samenhang tussen organisatieontwikkeling en inhoudelijke verandering binnen het beheer van de openbare ruimte. Je krijgt de ruimte om processen te organiseren, teams te verbinden en de voortgang van belangrijke programma’s te waarborgen.

Functie-eisen

• Profiel
• Je bent organisatorisch sterk, proactief en behoudt het overzicht in een complexe omgeving. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende stakeholders, draagt bij aan structuur, voortgang en samenwerking, werkt zorgvuldig, bent procesgevoelig en politiek sensitief en weet goed te prioriteren en tijdig te signaleren.
• Eisen
• Je hebt HBO werk- en denkniveau.
• Je bent in het bezit van een IPMA-D-certificering of een vergelijkbare certificering.
• Je hebt ruime ervaring als projectondersteuner op tactisch niveau, bij voorkeur met grote projecten.
• Je beschikt over gedegen kennis van M365 (Word, Excel, MS Teams, PowerPoint, Outlook).
• Je hebt bij voorkeur ervaring binnen de overheid.

Extra Informatie

• Aantal uur 32 - 36
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum 01-11-2026
• Opleidingsniveau HBO