Project- en Programmasecretaris OOSB en SWING (zzp - freelance)

Gemeente Groningen; Groningen; On-site; EUR 45,000 - 62,000; Full time

Job summary

Gemeente Groningen zoekt een project- en programmasecretaris ter ondersteuning van OOSB en SWING. U vormt een schakel tussen kernteams, het programmateam en projectteams en faciliteert besluitvorming.

U begeleidt agenda's, notulen en voortgangsrapportages en bewaakt de onderlinge samenhang tussen verschillende sporen. De rol vereist nauwkeurigheid, assertieve communicatie en aggregatie van informatie in integrale planningen.

Qualifications

• Ervaring met projectsecretariaat en stakeholdermanagement.
• Vermogen om prioriteiten te stellen in een veranderende omgeving.
• Goede communicatie en samenwerkingsvaardigheden.

Responsibilities

• Voorbereiden en organiseren van overleggen van kernteam en projectteams; hieraan deelnemen.
• Agenda’s, actielijsten en verslaglegging opstellen en bewaken.
• Acties binnen de organisatie uitzetten en volgen.
• Ondersteunen van besluitvorming in MT-gefocuste managementteams.
• Voortgang en samenhang tussen projecten proactief volgen en knelpunten signaleren.
• Coördineren van processen en verzorgen van voortgangs- en jaarrapportages.

Skills

Projectmanagement

Coördinatie

Rapportage & verslaglegging

Tools

Microsoft Teams

Job description

Context van de opgave

Stadsbeheer (SB) bevindt zich in een fase van intensieve ontwikkeling. De directie, bestaande uit circa 750 medewerkers verspreid over meerdere afdelingen en locaties, opereert in een dynamische omgeving waarin zowel interne als externe ontwikkelingen een toenemende veranderdruk veroorzaken. Denk daarbij aan digitalisering, burgerparticipatie, krappe arbeidsmarkt, ontwikkelingen rond afval en Beheer Openbare Ruimte (BOR), de implementatie van een nieuwe beheerstrategie en de groeiende complexiteit van uitvoeringsvraagstukken.

OOSB

Het MT van Stadsbeheer heeft een duidelijke opgave voor zichzelf geformuleerd. Centraal staat het creëren van overzicht en prioriteit in de vele veranderopgaven waar Stadsbeheer voor staat. Tegelijkertijd richt de opdracht zich op het versterken van de werkcultuur, met nadruk op samenwerking, eigenaarschap, verzakelijking, wendbaarheid en realisatiekracht. Ook het doorontwikkelen van leiderschap en opdrachtgeverschap vormt een belangrijk onderdeel, evenals het verbeteren van de samenwerking binnen Stadsbeheer en met andere directies. Tot slot is het vergroten van het verandervermogen een expliciete doelstelling.

Om deze organisatieontwikkeling in samenhang en structureel vorm te geven, is het programma Organisatieontwikkeling Stadsbeheer (OOSB) ingericht. Het programma loopt tot en met 2029.

SWING

Naast dit programma werkt de gemeente Groningen aan de implementatie van de beheerstrategie SWING (Sturen op Waarden in Groningen). Deze strategie markeert de omslag van beeldgestuurd naar waardengestuurd beheer en vraagt om een fundamentele verandering in werkwijze, samenwerking en sturing. Dit betekent dat keuzes over beheer en onderhoud niet alleen worden gebaseerd op de zichtbare staat van de openbare ruimte, maar ook op de maatschappelijke waarden en doelen die de gemeente wil realiseren. SWING is in maart 2025 door de gemeenteraad vastgesteld en wordt als procesmatige veranderopgave uitgevoerd, met verschillende projectlijnen en ontwikkelstappen. De regie is bij de directie Stadsbeheer belegd. De implementatie loopt van 2026 tot en met 2029. Voor de uitvoering zijn een kernteam en verschillende projectteams ingericht.

De implementatie van SWING vraagt onder andere om:

• Het opzetten van een robuust systeem voor meten en monitoren (data, dashboards, indicatoren)
• De ontwikkeling van integraal en gebiedsgericht programmeren
• Actualisatie van het meerjareninvesteringsplan (MJIP) en verbetering van financieel inzicht
• Versterking van de samenwerking tussen beleid, beheer en uitvoering

OOSB en SWING zijn afzonderlijke, maar nauw verbonden opgaven: OOSB richt zich op de brede organisatieontwikkeling en SWING op de verandering van werkwijzen, samenwerking en sturing binnen het beheer en onderhoud van de openbare ruimte.

De rol

Vanwege de complexiteit en samenhang van de verschillende projecten en opgaven zoeken wij een project- en programmasecretaris die de kernteams, het programmateam en de projectteams van zowel OOSB als SWING ondersteunt.

Als project- en programmasecretaris ben je een belangrijke schakel binnen de kernteams van OOSB en SWING. Binnen SWING ondersteun je meerdere projectlijnen:

• Data, Meten & Monitoren
• Integraal Programmeren & MJIP
• Beleid-Beheer-Uitvoering
• Waardespecifieke werkgroepen (nader te bepalen)

OOSB wordt uitgewerkt langs diverse sporen die nog in ontwikkeling zijn en naar verwachting in 2027 van start gaan. In de huidige opbouwfase ondersteun je de verdere inrichting van het programma. Naarmate de sporen vorm krijgen, verschuift de ondersteuning mee naar de werkzaamheden binnen die sporen.

Je werkt nauw samen met de programmamanager OOSB en de coördinator SWING en fungeert als verbindende schakel tussen teams, beleid en uitvoering.

Werkzaamheden

• Voorbereiden en organiseren van overleggen van het kernteam en de projectteams en hieraan deelnemen;
• Opstellen van agenda’s, actielijsten en verslaglegging;
• Uitzetten en bewaken van acties binnen de organisatie;
• Ondersteunen van de besluitvorming in de betrokken managementteams (MT, MT++ BOR en MT BOR/Wijkonderhoud);
• Proactief volgen van de voortgang en samenhang tussen de projecten en tijdig signaleren en bespreken van ontwikkelingen, kansen en knelpunten met de programmamanager OOSB en de coördinator SWING;
• Coördineren van processen en verzorgen van voortgangs- en jaarrapportages;
• Beheren van de gezamenlijke werkomgeving (bijv. Teams), het centraal bijeenbrengen van informatie en het opstellen en actueel houden van de integrale planning.

Aanbiedingsvoorwaarden en procedure

Alleen profielen conform de wet AVG kunnen wij in behandeling nemen, dit betekent dat wij profielen voorstellen met voor- en achternaam van de kandidaat, zonder verdere persoonsgegevens en zonder contactgegevens van het bureau.

Let op! In 2027 wordt de nieuwe wet WTTA actief. Dus houd er nu al rekening mee dat jullie voldoen aan de WTTA in 2027 om aangehaakt te blijven als leverancier voor de gemeente Groningen.

Zie bijlage voor overige voorwaarden voor het aanbieden van kandidaten.