Projectondersteuner/Projectsecretaris van Brienenoordbrug

Ipmadviseurs

Utrecht

Hybrid

EUR 42,000 - 54,000

Full time

22 hours ago

Be an early applicant

Application generator

Turn this role into an interview — a resume and cover letter built around what this employer wants.

Get past ATS filters

Benefits offered by this job

Contract 12 maanden

Utrecht projectlocatie

Job summary

Ipmadviseurs zoekt een projectondersteuner/secretaris voor het Brienenoordbrug-onderhouds- en aanbestedingsproject bij Rijkswaterstaat in Utrecht. Je bereidt vergaderingen voor, beheert agenda's en zorgt voor correcte verslaglegging en informatiebeheer.

In deze hands-on rol ben je het centrale aanspreekpunt binnen het secretariaat en lever je mogelijk leidende ondersteuning aan andere projectondersteuners. Een proactieve, georganiseerde aanpak is vereist.

Qualifications

Minimaal 3 jaar ervaring in overheid of publieke opdrachtgevers.
Minimaal mbo-niveau in secretariële/economische richting.
Ruime ervaring met notuleren van complexe overleggen (zowel intern als extern).

Responsibilities

Algemene secretariële ondersteuning van het projectteam.
Voorbereiden, agendabeheer en verslaglegging van diverse (directie) overleggen en bijeenkomsten.
Vormgeven en mede uitvoeren van projectbeheersprocessen en documentbeheer.
Notuleren en vastleggen van acties en besluiten tijdens bijeenkomsten.
Archivering van correspondentie, documenten en verslagen in SharePoint Online.

Skills

Notuleren ervaring

Secretariële vaardigheden

Communicatie

Organisatie

Education

MBO niveau secretarieel/economische opleiding

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Job description

Projectondersteuner/Projectsecretaris van Brienenoordbrug

Omschrijving

Omschrijving afdeling/team

Het project Vernieuwen van Brienenoordbrug is een groot renovatieproject dat aan de vooravond staat van aanbesteding van de onderliggende 4 contracten. Voor dit project wordt een RWS projectorganisatie opgebouwd. In het hart van die organisatie staat het projectsecretariaat. De projectsecretaris voert de secretariële taken hands‑on uit. Naast de uitvoering van reguliere taken denk je mee over de manier waarop je werkzaamheden makkelijker, sneller, efficiënter kunnen worden uitgevoerd.

Opdrachtomschrijving

Het project van Brienenoordbrug heeft behoefte aan een projectondersteuner met projectsecretaris kwaliteiten. De projectondersteuner is de rechterhand van de projectmanager/Manager projectbeheersing en het projectteam en pakt diverse zaken rondom administratie, organisatie en informatie, projectbeheersing en communicatie zelfstandig op. De projectondersteuner is verantwoordelijk voor het goede verloop van de voorbereiding en de verslaglegging van de vergaderingen, waaronder de Kernteamoverleggen, neemt deel aan in de Kernteamoverleggen en de Projectbeheersingsoverleggen. De projectondersteuner haalt de agendapunten op en zorgt voor verslaglegging en vastleggen acties en besluiten.

Doel van de opdracht

De opdracht (projectondersteuning cq. invulling van de taken van het projectsecretariaat) wordt naar tevredenheid van het projectteam uitgevoerd.

Als projectsecretaris ben je de spin in het web van het projectteam. Je bent het centrale aanspreekpunt van projectsecretariaat en verantwoordelijk voor het uitvoeren van de werkzaamheden van het secretariaat. En je geeft mogelijk ook leiding aan eventuele projectondersteuners daarbinnen in de toekomst.

Het secretariaat is verantwoordelijk voor

Algemene secretariële ondersteuning van het projectteam
Voorbereiden, agendabeheer en verslagleggen van diverse (directie) overleggen en bijeenkomsten
(Mede) vormgeven en (mede) uitvoeren van projectbeheersprocessen waar het secretariaat een belangrijke rol in speelt, waaronder
- organisatorische processen
- informatiestromen (briefverkeer) en documentbeheer
- voortgangsrapportages voor de opdrachtgever.

De Projectsecretaris heeft o.a. de volgende taken:

Het zelfstandig en proactief uitvoeren van allerhande/ project ondersteunende werkzaamheden (administratieve, secretarieel en informatievoorziening) om het team te ontlasten.
Bewaken en orderenen van de processen rondom het projectsecretariaat
Organiseren, begeleiden en notuleren van (complexe) overleggen en najagen van de hieruit voortkomende acties.
Indien gewenst het tegenlezen van documenten op taal/grammatica
Verzorgen van teambuildingsactiviteiten en verbindende factor in het team.
Verzorgen van kaarten en of attenties voor verjaardagen, jubilea, geboortes en ziekte.
Verzorgen van (uitgaande) post, etc.
Opstellen en bijhouden van project specifieke documenten: vakantieplanning, organogram, checklist nieuwe medewerkers etc.
Archivering van correspondentie, producten, verslagen, etc. in SharePoint Online.
Het onderhouden van contacten met interne en externe betrokkenen en proactief reageren op vragen, zoveel mogelijk zelfstandig af te handelen;
Bewaken en orderenen van de processen rondom het projectsecretariaat

Over de klant:

Rijkswaterstaat:

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.

Wat we verwachten

Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar kennis en werkervaring binnen de overheid
Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een opleiding op mbo niveau (bijvoorbeeld een secretarieel/economische opleiding)
Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar praktijkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris en/of projectcoördinator
De aangeboden kandidaat beheerst de Nederlandse taal zeer goed in woord en geschrift en heeft ervaring in het werken met Word, Excel, PowerPoint en Outlook
Kandidaat beschikt aantoonbaar over ruime ervaring met notuleren van (complexe) overleggen, met zowel internen als externen.

Wat wij bieden

Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).
De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals Rijksoverheid, ProRail).
De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij grote infrastructurele projecten (>200 mln)

Je ziet het als een uitdaging om het secretariaat en de rol als projectsecretaris ‘best for project’ in te vullen. Jij herkent jezelf als hands‑on, niet alleen in het opvolgen van werk maar ook in het proactief werk naar je toe trekken. Je maakt nieuwe kennis en inzichten snel eigen en hebt affiniteit met techniek. Ook ben je flexibel, omdat je van het ene vraagstuk in het andere terecht

kan komen en je juist in deze functie ook goed moet kunnen schakelen tussen de opdrachten en betrokkenen. Je houdt van regelen en organiseren. Ook ben je communicatief sterk en schroom je niet om mensen aan te spreken