Project- en Programmasecretaris OOSB en SWING - Gemeente Groningen

Incipias B.V.; Groningen; On-site; EUR 40,000 - 57,000; Full time

Job summary

Gemeente Groningen zoekt een Project- en Programmasecretaris voor OOSB en SWING, een onmisbare schakel tussen kern-, project- en programmateams voor structuur en voortgang.

Je werkt nauw samen met de programmamanager OOSB en de coördinator SWING en bewaakt de integrale planning en informatie-uitwisseling via Microsoft Teams.

De opdracht loopt van 1 november 2026 tot en met 30 april 2027, 32–36 uur per week, standplaats Groningen, inschaling schaal 9 met IKB 17,05% van het brutosalaris.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau.
• IPMA-D certificering of vergelijkbare certificering.
• Ruime ervaring als projectondersteuner op tactisch niveau.
• Gedegen kennis van M365 (Word, Excel, MS Teams, PowerPoint en Outlook).
• Ervaring binnen een overheidsorganisatie is een pré.

Responsibilities

• Voorbereiden en organiseren van kernteam- en projectteamoverleggen en deelnemen.
• Agenda's, actielijsten en verslaglegging opstellen.
• Acties uitzetten en bewaken binnen de organisatie.
• Ondersteunen van besluitvorming in MT, MT++ BOR en MT BOR/Wijkonderhoud.
• Voortgang bewaken en signaleren van ontwikkelingen met de programmamanager OOSB en de coördinator SWING.
• Coördineren van processen en verzorgen van voortgangs- en jaarrapportages.
• Beheren van de gezamenlijke werkomgeving (bijv. Microsoft Teams) en integrale planning bijhouden.

Skills

Projectondersteuning

Stakeholder management

M365 kennis

Overheidsomgeving ervaring

Education

IPMA-D certificering

HBO niveau

Tools

Microsoft 365

Job description

Reageren kan tot 16 oktober 2026.

Over de functie

Voor onze opdrachtgever, de Gemeente Groningen, zijn wij op zoek naar een Project- en Programmasecretaris OOSB en SWING. In deze rol ben je een onmisbare schakel in twee nauw verbonden, ambitieuze opgaven: het programma Organisatieontwikkeling Stadsbeheer (OOSB) en de implementatie van de beheerstrategie SWING (Sturen op Waarden in Groningen). Je ondersteunt kernteams, programmateams en projectteams en draag je bij aan structuur, voortgang en samenwerking in een dynamische, complexe omgeving. Je werkt nauw samen met de programmamanager OOSB en de coördinator SWING en fungeert als verbindende schakel tussen teams, beleid en uitvoering.

Wat ga je doen?

• Voorbereiden en organiseren van overleggen van het kernteam en de projectteams en hieraan deelnemen.
• Opstellen van agenda's, actielijsten en verslaglegging.
• Uitzetten en bewaken van acties binnen de organisatie.
• Ondersteunen van de besluitvorming in de betrokken managementteams (MT, MT++ BOR en MT BOR/Wijkonderhoud).
• Proactief volgen van de voortgang en samenhang tussen de projecten, en tijdig signaleren en bespreken van ontwikkelingen, kansen en knelpunten met de programmamanager OOSB en de coördinator SWING.
• Coördineren van processen en verzorgen van voortgangs- en jaarrapportages.
• Beheren van de gezamenlijke werkomgeving (bijvoorbeeld Microsoft Teams), het centraal bijeenbrengen van informatie en het opstellen en actueel houden van de integrale planning.

Jouw profiel

• Je hebt HBO werk- en denkniveau.
• Je bent in het bezit van een IPMA-D certificering of vergelijkbaar.
• Je hebt ruime ervaring als projectondersteuner op tactisch niveau, bij voorkeur met grote projecten.
• Je hebt gedegen kennis van M365 (Word, Excel, MS Teams, PowerPoint en Outlook).
• Ervaring binnen een overheidsorganisatie is een grote pré.
• Je bent organisatorisch sterk, proactief en houdt overzicht in een complexe omgeving.
• Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende stakeholders.
• Je werkt zorgvuldig, bent procesgevoelig en politiek sensitief, weet goed te prioriteren en signaleert tijdig.

Wat bieden wij?

• Een uitdagende opdracht bij de Gemeente Groningen, van 1 november 2026 tot en met 30 april 2027.
• Een werkweek van 32 tot 36 uur per week.
• Standplaats Groningen.
• Inschaling in schaal 9 van de CAO Gemeenten, met een bruto maandsalaris bij fulltime tussen €3.568 en €5.096, aangevuld met een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van het brutosalaris.
• Mogelijkheid tot verlenging van de opdracht.