Projectsecretaris

Yer; Den Haag; Remote; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Concurrerend vast salaris

25 vakantiedagen

8,33% vakantietoeslag

Goede pensioenregeling

Extra-urenregeling: salaris of tijd-vo

ZZP mogelijk

Job summary

Yer are op zoek naar een ervaren projectsecretaris die de rechterhand van de programmamanager is. Je zorgt voor de structuur en uitvoering van het programma, bewaakt planning en afstemming en deelt notities en presentaties uit.

Je werkt nauw samen met stakeholders en levert duidelijke voortgangsrapportages. Deze functie vereist HBO-niveau en sterke communicatieve vaardigheden, met kennis van Windows en SharePoint.

Qualifications

• Minimaal HBO werk- en denkniveau, met aantoonbare werkervaring als projectsecretaris of -ondersteuner.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatie.
• Vaardigheid in Microsoft Windows en SharePoint.
• Affiniteit met complexe organisaties en werken op snijvlak beleid en uitvoering.

Responsibilities

• Organiseren en voorbereiden van programma-overleggen, werksessies en besluitvorming.
• Bewaken van planning, voortgang en acties.
• Coördineren van informatiestromen en afstemming met stakeholders.
• Opstellen van heldere stukken zoals voortgangsrapportages, notities en presentaties.
• Signaleren van risico’s, knelpunten en afhankelijkheden.

Skills

Organisatie & planning

Communicatievaardigheden

Stakeholder samenwerking

Microsoft Windows

SharePoint

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Windows

SharePoint

Job description

Ben jij een ervaren Projectsecretaris? Dan zijn wij op zoek naar jou!

5 dagen geleden is deze vacature geplaatst

• Ruimtelijk Domein
• Detachering via YER
• Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA)

Als secretaris faciliteer en ondersteun je de uitvoering van het programma. Je bent de rechterhand van de programmamanager, denkt mee over de koers en bewaakt samen de planning, afstemming, verslaglegging en procesbewaking. Je:

• Organiseren en voorbereiden van programma-overleggen, werksessies en besluitvorming
• Bewaken van planning, voortgang en acties
• Coördineren van informatiestromen en afstemming met stakeholders
• Opstellen van heldere stukken (voortgangsrapportages, notities, presentaties)
• Signaleren van risico’s, knelpunten en afhankelijkheden

Over het bedrijf

Je gaat als projectsecretaris aan de slag bij de afdeling Projecten primair proces (projectbureau) van de Directie Vakontwikkeling en –ondersteuning. Het projectbureau borgt de kwaliteit van projectmanagement en past zowel de traditionele als ook de meer hedendaagse projectmanagement methodieken toe. Het projectbureau treedt op als opdrachtnemer en uitvoerder van projecten voor het primair proces, en heeft de volgende verantwoordelijkheden:

• Aanbod van expertise: materiaal, formats en informatie over projectmanagement
• Schrijven van projectvoorstellen, -plannen en business cases op aanvraag van de opdrachtgever
• Uitvoeren, monitoren en rapporteren over de voortgang van projecten
• Projectmanagement professionaliseren en standaardiseren
• Afstemming andere projectontwikkelingen en expertise in de rest van de organisatie.
• Een relevante afgeronde opleiding op minimaal hbo werk- en denkniveau, met daarnaast aantoonbare werkervaring als (project)ondersteuner of -secretaris.
• Goede mondelinge- en schriftelijke communicatievaardigheden.
• Vaardigheid in Microsoft Windows en Sharepoint.
• De competenties: pro-activiteit, resultaatgerichtheid en communicatief/goed kunnen samenwerken, met een breed scala aan stakeholders.
• Affiniteit met complexe organisaties en werken op het snijvlak van beleid en uitvoering

Je werkt samen met een team enthousiaste collega’s binnen het ruimtelijk domein en mag daarbij rekenen op een goede balans tussen werk en privé. We belonen jouw inzet en prestaties bovendien met een aansprekend salaris en aantrekkelijke extra’s. Onze arbeidsvoorwaarden op een rij:

• Concurrerend vast salaris, afhankelijk van kennis en ervaring;
• 25 vakantiedagen en 8,33% vakantietoeslag;
• Goede pensioenregeling;
• Extra-urenregeling: uitbetaling in salaris or tijd voor tijd;
• Bovenstaand geldt bij samenwerking op contract; ZZP is natuurlijk ook mogelijk;
• Doorlopend uitdagende opdrachten in het ruimtelijk domein;
• Intensieve en persoonlijke begeleiding;
• Kans op deelname aan een persoonlijk coachingstraject;