Projectsecretaris huisvesting

ONTAPE; Utrecht; On-site; EUR 45,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Ruimte voor initiatief

Professionele ontwikkeling

Maatschappelijk impact

Job summary

ONTAPE zoekt voor haar opdrachtgever een tijdelijke Projectsecretaris Huisvesting die maatschappelijk relevante projecten ondersteunt binnen een complexe organisatie. Je werkt binnen Vastgoed, Huisvesting & Gebiedsontwikkeling aan grootschalige bouw- en huisvestingsprojecten met directe impact op de toekomst.

Je bewaakt voortgang, bereidt bestuurlijke stukken voor en organiseert overleggen. Je bent de verbindende schakel tussen projectmanagers, adviseurs en andere specialisten, met aandacht voor

Qualifications

• Minimaal HBO werk- en denkniveau vereist.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Ervaring met bestuurlijke stukken en verslaglegging is een pré.

Responsibilities

• Ondersteunen van integraal projectmanagers en bouwprojecten.
• Coördineren en bewaken van voortgang van complexe huisvestingsprojecten.
• Voorbereiden van bestuurlijke stukken en besluitvorming.
• Organiseren van overleggen en bewaken van actiepunten.
• Verzorgen van verslaglegging en projectadministratie.
• Signaleren van risico’s en leerpunten binnen projecten.
• Adviseren en ondersteunen van projectteams.
• Bijdragen aan procesverbeteringen en een efficiënte projectorganisatie.

Skills

Organisatie

Communicatie

Zelfstandigheid

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Bestuurlijke stukken

Projectmanagement

Job description

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een tijdelijke Projectsecretaris Huisvesting die graag werkt aan maatschappelijk relevante projecten binnen een complexe organisatie. Je komt terecht binnen de afdeling Vastgoed, Huisvesting & Gebiedsontwikkeling, waar je samenwerkt aan grootschalige bouw- en huisvestingsprojecten met een directe impact op de toekomst van de organisatie.

De komende jaren staat een omvangrijk vernieuwbouwprogramma centraal, waarbij wordt gewerkt aan toekomstbestendige huisvesting. Samen met projectmanagers, adviseurs en andere specialisten zorg je ervoor dat complexe projecten soepel verlopen en dat processen, besluitvorming en samenwerking optimaal worden georganiseerd. Je werkt in een omgeving waar innovatie, kwaliteit en samenwerking hand in hand gaan en waar jouw bijdrage echt het verschil maakt.

Ondanks de omvang en complexiteit van de organisatie heerst er een collegiale en betrokken werksfeer. Er is veel ruimte voor eigen initiatief, persoonlijke ontwikkeling en het meedenken over procesverbeteringen. Je krijgt volop de kans om jezelf verder te ontwikkelen binnen een professionele omgeving waar samenwerken en maatschappelijke impact centraal staan.

Je bent een echte regelaar die energie haalt uit het ondersteunen van complexe projecten. Je werkt gestructureerd, denkt vooruit en behoudt moeiteloos het overzicht, ook wanneer meerdere projecten tegelijkertijd lopen. Dankzij jouw proactieve houding zie je werkzaamheden aankomen voordat iemand erom vraagt en weet je verschillende belangen en prioriteiten goed met elkaar te verbinden.

Verder breng je het volgende mee:

Hbo werk- en denkniveau;

• Minimaal 3 tot 5 jaar relevante werkervaring binnen projectondersteuning of projectmanagement;
• Ervaring binnen een complexe organisatie of bestuurlijke omgeving;
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden;
• Een nauwkeurige, gestructureerde en resultaatgerichte werkwijze;
• Organisatiesensitiviteit en het vermogen om verschillende belangen samen te brengen;
• Ervaring met het opstellen van bestuurlijke stukken en verslaglegging;
• Ervaring met projectmanagement en procesverbetering.

De werkzaamheden

Als Projectsecretaris Huisvesting ben jij de organisatorische spil binnen meerdere complexe bouw- en huisvestingsprojecten. Je ondersteunt integraal projectmanagers en projectmanagers bouw en zorgt ervoor dat projecten op rolletjes lopen. Je bewaakt de voortgang, organiseert overleggen, bereidt besluitvorming voor en zorgt ervoor dat alle betrokkenen beschikken over de juiste informatie.

Daarnaast houd je overzicht over de verschillende projecten, signaleer je knelpunten en verbeterkansen en ondersteunt je projectteams waar nodig. Je bent de verbindende schakel tussen verschillende disciplines en zorgt ervoor dat afspraken worden opgevolgd en deadlines worden gehaald.

Je dagelijkse werkzaamheden bestaan o.a. uit:

• Ondersteunen van integraal projectmanagers en projectmanagers bouw;
• Coördineren en bewaken van de voortgang van complexe huisvestingsprojecten;
• Voorbereiden van bestuurlijke stukken en besluitvorming;
• Organiseren van overleggen en bewaken van actiepunten;
• Verzorgen van verslaglegging en projectadministratie;
• Signaleren van risico's, verbeterpunten en leerpunten binnen projecten;
• Adviseren en ondersteunen van projectteams;
• Bijdragen aan procesverbeteringen en een efficiënte projectorganisatie.

Zo ziet een werkweek er gemiddeld uit:

• 30% - Projectcoördinatie en voortgangsbewaking
• 20% - Bestuurlijke stukken en documentatie
• 15% - Verslaglegging en projectadministratie
• 10% - Procesverbetering en projectondersteuning
• 5% - Overige werkzaamheden

Is dit iets voor jou?

Werken bij deze organisatie betekent bijdragen aan één van de grootste en meest impactvolle huisvestingsprojecten binnen Nederland. Je krijgt veel verantwoordelijkheid, werkt samen met ervaren professionals en levert een directe bijdrage aan een toekomstbestendige werkomgeving.

Daarnaast kun je rekenen op:

• Een uitdagende functie voor 32 tot 36 uur per week;
• Een professionele, collegiale en maatschappelijk betrokken werkomgeving;
• Veel ruimte voor eigen initiatief en verantwoordelijkheid.

Ben jij klaar om jouw organisatietalent in te zetten binnen een organisatie met maatschappelijke impact?