Projectsecretaris

Bij Oranje; Zuid-Holland; Híbrido; EUR 63.000 - 77.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Bij Oranje zoekt een projectsecretaris voor het Groei-programma bij COA in Den Haag. De rol is hybride en draait om ondersteuning van de programmamanager, met focus op planning, verslaglegging en afstemming met stakeholders.

Je bent de rechterhand van de programmamanager, bewaakt de voortgang en levert heldere rapportages en presentaties. Het programma werkt aan het realiseren van groei van reguliere opvangplekken en zoekt een proactieve, coöperatieve teamspeler.

Responsabilidades

• Organiseren en voorbereiden van programma-overleggen, werksessies en besluitvorming
• Bewaken van planning, voortgang en acties
• Coördineren van informatiestromen en afstemming met stakeholders
• Opstellen van heldere stukken (voortgangsrapportages, notities, presentaties)
• Signaleren van risico’s, knelpunten en afhankelijkheden

Descripción del empleo

locatie: Den Haag - hybride

betreft een politiek sensitieve rol - geen junior

Wil jij bijdragen aan het verbeteren van de opvang door meer reguliere opvangplekken te realiseren? En hou jij van het verbinden van initiatieven en werkzaamheden binnen COA en daarbuiten? Dan zoeken wij jou als projectsecretaris Groei naar 70.000!

Over het programma

COA mag het aantal reguliere opvangplekken uitbreiden van 41.000 tot 70.000. Om deze groei te realiseren is een brede inzet vanuit de organisatie nodig: denk hierbij aan lobby richting gemeenten en departement, nieuwe samenwerkingsverbanden met (semi)overheden, out-of-the-box opvangconcepten ontwikkelen of het verbeteren van de afstemming binnen COA zelf. Een deel hiervan wordt al gedaan, een deel van deze inzet is nieuw. Binnen het programma worden deze activiteiten uitgewerkt, verbonden en gemonitord, zodat sturing op het behalen van het resultaat van 70.000 plekken mogelijk is. Het programma bevindt zich momenteel in de ontwerpfase.

De opgave is urgent door de aanhoudende druk op de asielketen, met name door beperkte door- en uitstroom en een tekort aan nieuwe locaties, wat leidt tot overvolle opvang en inzet van (dure) noodopvang. De daadwerkelijke realisatie van plekken vindt plaats binnen de lijnorganisatie, waarbij het programma zich richt op samenhang, prioritering en voortgang op de totale opgave.

Werkzaamheden

Als secretaris faciliteer en ondersteun je de uitvoering van het programma. Je bent de rechterhand van de programmamanager, denkt mee over de koers en bewaakt samen de planning, afstemming, verslaglegging en procesbewaking. Je:

• Organiseren en voorbereiden van programma-overleggen, werksessies en besluitvorming
• Bewaken van planning, voortgang en acties
• Coördineren van informatiestromen en afstemming met stakeholders
• Opstellen van heldere stukken (voortgangsrapportages, notities, presentaties)
• Signaleren van risico’s, knelpunten en afhankelijkheden

Over de afdeling

Je gaat als projectsecretaris aan de slag bij de afdeling Projecten primair proces (projectbureau) van de Directie Vakontwikkeling en –ondersteuning. Het projectbureau borgt de kwaliteit van projectmanagement en past zowel de traditionele als ook de meer hedendaagse projectmanagement methodieken toe. Het projectbureau treedt op als opdrachtnemer en uitvoerder van projecten voor het primair proces, en heeft de volgende verantwoordelijkheden:

• Aanbod van expertise: materiaal, formats en informatie over projectmanagement
• Schrijven van projectvoorstellen, -plannen en business cases op aanvraag van de opdrachtgever
• Uitvoeren, monitoren en rapporteren over de voortgang van projecten
• Projectmanagement professionaliseren en standaardiseren
• Afstemming andere projectontwikkelingen en expertise in de rest van de organisatie.