Projectmedewerker secretariaat gemeente Rotterdam

Delta Recruitment BV; Rotterdam; On-site; EUR 54,000 - 66,000; Full time

Job summary

Delta Recruitment BV zoekt een Projectmedewerker secretariaat voor de gemeente Rotterdam. Je maakt deel uit van het secretariaat en stuurt op werkdagen het clusterondersteuningsteam aan, beheert agenda’s, voert notulen uit en verzorgt rapportages. Je werkt aan jaarplanningen, trainingen en evenementen in een dynamische omgeving.

De functie vereist proactief handelen, nauwkeurigheid en klantgerichte communicatie, met ervaring in gemeentelijke processen en Oracle/Excel.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde MBO-niveau 4 opleiding.
• Minimaal 3 jaar werkervaring als projectmedewerker in de afgelopen 5 jaar.
• Minimaal 1 jaar ervaring met beheren van 2 of meer agenda’s in de afgelopen 3 jaar.
• Minimaal 1 jaar ervaring met notuleren en voorbereiden van vergaderingen.
• Minimaal 1 jaar ervaring binnen een gemeente met meer dan 160.000 inwoners.
• Ervaring met Excel.
• Ervaring met een digitaal archiveringssysteem.
• Ervaring met projectmatig werken, specifiek portefeuille HR.
• Ervaring met Oracle.

Responsibilities

• Beheren van de agenda's voor twee of meer teammanagers.
• Ondersteunen bij jaarplannen, vergaderzalen boeken en inkooporders verzorgen.
• Zorgen voor up-to-date dossiers in het digitaal archief en bijbehorende rapportages.
• Ondersteunen bij de voorbereiding en uitvoering van trainingen en evenementen.
• Samenwerken in een dynamische en veranderende omgeving en meerdere taken tegelijk beheren.

Education

MBO niveau 4

Tools

Excel

Oracle

Digitaal archiveringssysteem

Job description

Projectmedewerker secretariaat gemeente Rotterdam

Functie omschrijving Projectmedewerker secretariaat gemeente Rotterdam

Als projectmedewerker maak je deel uit van het secretariaat van Clusterondersteuning Maatschappelijk Ontwikkeling. Je wordt hierbij in je dagelijkse werkzaamheden aangestuurd door een teammanager. Je werkt samen met een aantal collega’s om de ondersteuning van de veertien teams binnen de afdeling in goede banen te leiden. Je fungeert als vraagbaak voor de afdeling, waar het gaat om bedrijfsvoering en secretariaat gerelateerde zaken. Je pakt werkzaamheden op vanuit de secretariaatsmailbox en neemt hierop zelfstandig actie.

Je beheert de agenda van twee of meer teammanagers. Je ondersteunt de teams bijvoorbeeld door het opstellen van (jaar)planningen, het boeken van vergaderzalen en het verzorgen van inkooporders. Jij zorgt ervoor dat de verschillende, interne portefeuilles op rolletjes loopt. Ook ben jij verantwoordelijk voor het up-to-date houden van dossiers in ons digitaal archief en de nodige rapportages. Je vindt het leuk om te helpen bij de voorbereiding en uitvoering van trainingen en evenementen. Jij weet wat er nodig is om veel ballen tegelijkertijd in de lucht te houden in een dynamische en veranderende omgeving.

Functie eisen Projectmedewerker secretariaat gemeente Rotterdam

Je werkt voor de gemeente Rotterdam, dus met jouw proactieve instelling zit het wel goed! Bovendien ben je accuraat, zelfredzaam en omgevingsbewust. Uiteraard weet je het overzicht te bewaken en ga je moeilijke situaties niet uit de weg. Je bent stressbestendig. Je werkt planmatig, gestructureerd en klantgericht. Je steekt graag de handen uit de mouwen. Verder ben je resultaatgericht en bezit je een flexibele werkhouding. Samenwerken is voor jou geen probleem, maar juist de standaard. Samen bereik je immers meer dan alleen. Tot slot is jouw mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid uitstekend.

• Je hebt minimaal een afgeronde MBO-niveau 4 opleiding;
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als projectmedewerker, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met het beheren van 2 of meer agenda’s, opgedaan in de afgelopen 3 jaar;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met het notuleren en voorbereiden van vergaderingen, opgedaan in de afgelopen 3 jaar.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring binnen een gemeente met meer dan 160.000 inwoners;
• Je hebt werkervaring met Excel;
• Je hebt werkervaring met een digitaal archivering systeem;
• Je hebt werkervaring met projectmatig werken specifiek met de portefeuille HR;
• Je hebt werkervaring met Oracle.

Het aanbod

Het is een opdracht voor 36 uur per week. Starten per medio november. In eerste instantie voor 6 maanden. Dit kan nog 3x met 6 maanden verlengd worden. Schaal 8 cao gemeente. ZZP is niet mogelijk.