Projectmedewerker Secretariaat - cluster MO

Gemeente Rotterdam; Rotterdam; On-site; EUR 29,000 - 38,000; Full time

Job summary

Gemeente Rotterdam is op zoek naar een projectmedewerker die diverse teams en teammanagers ondersteunt bij dagelijkse taken. Je beheert agenda’s, bereidt planningen voor en notuleert vergaderingen, terwijl je dossiers up-to-date houdt in het digitale archief en rapportages opstelt.

Daarnaast help je bij de voorbereidingen en uitvoering van trainingen en evenementen. Je werkt proactief, nauwkeurig en klantgericht in een dynamische omgeving en combineert verschillende werkzaamheden effectief.

Qualifications

• Minimaal afgeronde mbo-opleiding op niveau 4.
• Drie jaar werkervaring als projectmedewerker in de afgelopen vijf jaar.
• Minimaal één jaar ervaring met het beheren van twee of meer agenda’s.
• Minimaal één jaar ervaring met het voorbereiden en notuleren van vergaderingen.

Responsibilities

• Ondersteunen van meerdere teams en teammanagers bij dagelijkse werkzaamheden.
• Beheren van agenda’s van twee of meer teammanagers.
• Ondersteunen bij opstellen van planningen, vergaderzalen boeken en notuleren.
• Dossiers in digitale archief actueel houden en rapportages verzorgen.
• Ondersteunen bij voorbereiding en uitvoering van trainingen en evenementen.

Skills

Proactief

Accuraat

Planmatig werken

Klantgericht

Stressbestendig

Teamgericht samenwerken

Education

MBO-niveau 4

Tools

Excel

Oracle

Digitaal archief systeem

Job description

Projectmedewerker

Jouw functie

Als projectmedewerker ondersteun je meerdere teams en teammanagers bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je bent een vraagbaak voor bedrijfsvoering- en secretariaatszaken en handelt zelfstandig verzoeken uit de secretariaatsmailbox af. Je beheert de agenda’s van twee of meer teammanagers en ondersteunt teams bij het opstellen van planningen, het boeken van vergaderzalen en het voorbereiden en notuleren van vergaderingen. Ook houd je dossiers in het digitale archief actueel en verzorg je rapportages. Daarnaast help je bij de voorbereiding en uitvoering van trainingen en evenementen. In een dynamische omgeving houd je overzicht en weet je verschillende werkzaamheden goed te combineren.

Jouw profiel

Je bent proactief, accuraat, zelfstandig en omgevingsbewust. Je werkt planmatig, gestructureerd en klantgericht en blijft ook in lastige situaties rustig en stressbestendig. Je bent resultaatgericht, flexibel en steekt graag de handen uit de mouwen. Je werkt graag samen en communiceert uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als projectmedewerker, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met het beheren van twee of meer agenda’s, opgedaan in de afgelopen 3 jaar.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met het voorbereiden en notuleren van vergaderingen, opgedaan in de afgelopen 3 jaar.

Gunningscriteria

• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring binnen een gemeente met meer dan 160.000 inwoners.
• Je hebt ervaring met Excel.
• Je hebt ervaring met een digitaal archiefsysteem.
• Je hebt ervaring met projectmatig werken, specifiek met de portefeuille HR.
• Je hebt ervaring met Oracle.
• OrganisatieOnze organisatie
• Rotterdam in beweging. Daar zijn wij van.
• Bij Maatschappelijke Ontwikkeling ben je altijd in de benen. Wij zitten nooit stil en stimuleren Rotterdammers hun talent te ontwikkelen en maatschappelijk actief te zijn. Daarbij gaan we uit van de kracht van de Rotterdammers, ook als zij niet op eigen benen kunnen staan. We bieden lichte ondersteuning als de omgeving die niet kan bieden of intensievere zorg waar dat nodig is. Zo helpen we om stappen vooruit te zetten. Alles gericht op een grotere zelfredzaamheid en betere gezondheid van Rotterdammers. Daarnaast doen we meer aan cultuur dan subsidies verstrekken. We willen graag dat meer publiek gebruik maakt van het culturele aanbod en stimuleren vernieuwende culturele activiteiten. Kortom, we zetten ons in voor alle Rotterdammers met betrekking tot welzijn, zorg, onderwijs, sport en cultuur.
• EisenJe hebt minimaal een afgeronde MBO-niveau 4 opleidingJe hebt minimaal 3 jaar werkervaring als projectmedewerker, opgedaan in de afgelopen 5 jaarJe hebt minimaal 1 jaar werkervaring met het beheren van 2 of meer agenda’s, opgedaan in de afgelopen 3 jaarJe hebt minimaal 1 jaar werkervaring met het notuleren en voorbereiden van vergaderingen, opgedaan in de afgelopen 3 jaar
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring binnen een gemeente met meer dan 160.000 inwoners
• Je hebt werkervaring met Excel
• Je hebt werkervaring met een digitaal archivering systeem
• Je hebt werkervaring met projectmatig werken specifiek met de portefeuille HRJe hebt werkervaring met Oracle