Administratief Ondersteuner

Bright Professionals; Rotterdam; On-site; EUR 23,000 - 31,000; Part time

Job summary

Gemeente Rotterdam zoekt een administratief ondersteuner die de inzet van tijdelijke medewerkers organiseert en verschillende afdelingen ondersteunt. Je werkt nauw samen met inhuuradviseurs en leveranciers.

Je verwerkt gegevens, registreert externen in MijnHR en controleert in Oracle op rechtmatigheid. Notulen worden gemaakt en je denkt mee over procesverbeteringen.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde mbo-4-opleiding.
• Minimaal 2 jaar ervaring met administratieve processen.
• Ervaring met notuleren en het bewaken van actiepunten.
• Ervaring met e-mailcorrespondentie en telefonische afhandeling.
• Ervaring met administratief ondersteunen van HR-beleid is een pre.
• Signaleer verbeterkansen in werkprocessen en de informatievoorziening.

Responsibilities

• Verwerkt administratieve gegevens en voert wijzigingen door in verschillende systemen.
• Verzamelt, verwerkt en legt afspraken vast in Oracle, in samenwerking met Inkoop.
• Registreert en controleert gegevens van externe inhuurkrachten en stagiairs in MijnHR.
• Toetst inkoopdossiers in Oracle op rechtmatigheid en naleving van wet- en regelgeving.
• Beantwoordt vragen en verzoeken van collega’s en leveranciers via e-mail en telefoon.
• Neemt deel aan werkoverleggen en verzorgt de notulen.

Skills

Notuleren

Email en telefonische afhandeling

Communicatie

Klantgerichtheid

Zelfstandigheid

Education

MBO-4 Diploma

Tools

Word

Excel

Outlook

Oracle Fusion

ADP

Mercell

Job description

Voor Gemeente Rotterdam zoeken wij een Administratief Ondersteuner.

Jouw functie

Als administratief ondersteuner help je de gemeente Rotterdam bij de inzet van tijdelijke medewerkers. Je ondersteunt verschillende organisatieonderdelen en werkt daarbij samen met inhuuradviseurs. Ook heb je rechtstreeks contact met opdrachtgevers en leveranciers.

• verwerkt administratieve gegevens en voert wijzigingen door in verschillende systemen;
• verzamelt, verwerkt en legt afspraken vast in Oracle, in samenwerking met de afdeling Inkoop;
• registreert en controleert de gegevens van externe inhuurkrachten en onbetaalde stagiairs in MijnHR;
• toetst inkoopdossiers in Oracle op rechtmatigheid en naleving van wet- en regelgeving;
• beantwoordt vragen en verzoeken van collega’s en leveranciers via e-mail en telefoon;
• neemt deel aan werkoverleggen en verzorgt de notulen;
• denkt mee over het verbeteren van processen.

Jouw profiel

Je werkt zelfstandig en nauwkeurig, hebt oog voor resultaat en blijft rustig wanneer deadlines naderen. Je schakelt graag tussen verschillende werkzaamheden en beweegt gemakkelijk mee met ontwikkelingen binnen het team. Je bent klantgericht, werkt planmatig en kunt goed samenwerken. Met je proactieve houding en sterke communicatieve vaardigheden wek je vertrouwen en bied je waar nodig een luisterend oor. Je beheerst de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.

Organisatie

Het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO) ondersteunt de gemeentelijke organisatie en stelt kaders voor het hele concern. Het cluster helpt het college van burgemeester en wethouders bij het besturen van de stad en vormt een schakel tussen inwoners, het stadsbestuur en de gebieden. Ook ondersteunt BCO de andere beleidsclusters op het gebied van bedrijfsvoering. ICT, HR, Facilitaire Zaken, Juridische Zaken, Onderzoek, Financiën, Inkoop en Communicatie zijn binnen het cluster gebundeld. Zo draagt BCO bij aan het werk dat de gemeentelijke organisatie voor de stad uitvoert. De gemeente Rotterdam bouwt verder aan haar organisatie en werkt aan de toekomst van de stad.

Functie-eisen

• Je hebt een afgeronde mbo-4-opleiding.
• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met het uitvoeren van administratieve processen.
• Je hebt ervaring met notuleren en het bewaken van actiepunten.
• Je hebt ervaring met e-mailcorrespondentie en telefonische afhandeling.
• Je hebt ervaring met het administratief ondersteunen van de ontwikkeling en uitvoering van HR-beleid.
• Je signaleert verbeterkansen in werkprocessen en de informatievoorziening en doet hiervoor voorstellen.
• Je hebt ervaring met MS Office, waaronder Word, Outlook en Excel.

Functie-wensen

• Je hebt werkervaring als medewerker recruitment of in een functie met ondersteunende HR-werkzaamheden
• Het is een pre als je kennis hebt van geautomatiseerde systemen zoals Oracle Fusion, ADP en het Mercell-aanbestedingsplatform

Extra Informatie

• Aantal uur 32 - 36
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum zo spoedig mogelijk
• Opleidingsniveau MBO