Projectmedewerker Secretariaat

Bright Professionals; Rotterdam; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Gemeente Rotterdam zoekt een projectmedewerker secretariaat ter ondersteuning van de teams Maatschappelijke Ontwikkeling. Je beheert agenda’s, stelt planningen op en behandelt secretariaatsverzoeken zelfstandig.

Daarnaast verwerk je dossiers in het digitale archief en draag je bij aan trainingen en evenementen, met oog voor overzicht en efficiëntie in een dynamische omgeving.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4.
• Minimaal 3 jaar werkervaring als projectmedewerker, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
• Minimaal 1 jaar werkervaring met het beheren van twee of meer agenda’s, opgedaan in de afgelopen 3 jaar.
• Minimaal 1 jaar ervaring met notuleren en voorbereiden van vergaderingen, opgedaan in de afgelopen 3 jaar.

Responsibilities

• Beheren van agenda’s van twee of meer teammanagers.
• Opstellen van (jaar)planningen, vergaderzalen boeken en inkooporders verzorgen.
• Dossiers bijwerken in digitaal archief en rapportages actueel houden.
• Ondersteunen bij trainingen en evenementen.

Skills

Proactief

Accuraat

Planmatig werken

Communicatie

Teamspeler

Notuleren

Klantgericht

Education

MBO niveau 4

Tools

Excel

Digitaal archiveringssysteem

Oracle

Job description

Voor Gemeente Rotterdam zoeken wij een Projectmedewerker Secretariaat. Als projectmedewerker ondersteun je de teams van Maatschappelijke Ontwikkeling. Je wordt in je dagelijkse werkzaamheden aangestuurd door een teammanager en bent een vraagbaak voor bedrijfsvoerings- en secretariaatszaken. Je handelt zelfstandig verzoeken uit de secretariaatsmailbox af.

Je beheert de agenda’s van twee of meer teammanagers. Ook stel je (jaar)planningen op, boek je vergaderzalen en verzorg je inkooporders. Je houdt interne portefeuilles op orde en zorgt dat dossiers in het digitale archief en rapportages actueel blijven. Daarnaast help je bij de voorbereiding en uitvoering van trainingen en evenementen. In een dynamische omgeving houd je overzicht en weet je verschillende werkzaamheden tegelijk op te pakken.

Jouw profiel

Je bent proactief, accuraat, zelfstandig en omgevingsbewust. Je bewaart het overzicht, gaat moeilijke situaties niet uit de weg en blijft rustig onder druk. Je werkt planmatig, gestructureerd en klantgericht, steekt graag de handen uit de mouwen en bent resultaatgericht en flexibel. Je werkt graag samen en communiceert uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.

Wat je meebrengt

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als projectmedewerker, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met het beheren van twee of meer agenda’s, opgedaan in de afgelopen 3 jaar.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met het notuleren en voorbereiden van vergaderingen, opgedaan in de afgelopen 3 jaar.

Dit is een pré

• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners.
• Je hebt ervaring met Excel.
• Je hebt ervaring met een digitaal archiveringssysteem.
• Je hebt ervaring met projectmatig werken, specifiek binnen de HR-portefeuille.
• Je hebt ervaring met Oracle.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als projectmedewerker, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
• Je hebt minimaal 1 jaar ervaring met het beheren van twee of meer agenda’s, opgedaan in de afgelopen 3 jaar.
• Je hebt minimaal 1 jaar ervaring met het notuleren en voorbereiden van vergaderingen, opgedaan in de afgelopen 3 jaar.

Functie-wensen

• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring binnen een gemeente met meer dan 160.000 inwoners
• Je hebt werkervaring met Excel
• Je hebt werkervaring met een digitaal archiveringssysteem
• Je hebt werkervaring met projectmatig werken, specifiek binnen de HR-portefeuille
• Je hebt werkervaring met Oracle

Extra Informatie

• Aantal uur 36
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum zo spoedig mogelijk
• Opleidingsniveau MBO