Projectmedewerker Secretariaat - cluster MO

1UPPLY; Rotterdam; Hybrid; EUR 27,000 - 40,000; Full time

Job summary

1UPPLY zoekt een gemotiveerde projectmedewerker die meerdere teams ondersteunt en de dagelijkse werkzaamheden coördineert. Je fungeert als vraagbaak voor secretariaatszaken en behandelt zelfstandig verzoeken uit de mailbox.

Daarnaast beheer je agenda’s en ondersteun je bij planningen, vergaderzalen en notuleren van vergaderingen. Je werkt in een dynamische omgeving en werkt aan rapportages, dossiers in het digitale archief en de voorbereiding van trainingen en evenementen.

Qualifications

• Minimaal mbo-opleiding niveau 4.
• Minimaal 3 jaar werkervaring als projectmedewerker, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
• Minimaal 1 jaar werkervaring met het beheren van twee of meer agenda’s, opgedaan in de afgelopen 3 jaar.
• Minimaal 1 jaar werkervaring met het voorbereiden en notuleren van vergaderingen, opgedaan in de afgelopen 3 jaar.

Responsibilities

• Ondersteunen van meerdere teams en teammanagers bij dagelijkse werkzaamheden.
• Beheren van agenda’s en ondersteunen bij planningen en vergaderingen.
• Notuleren en vastleggen van besluiten; rapportages opstellen en dossiers bijwerken.

Skills

Proactief

Accuraat

Zelfstandig

Klantgericht

Education

MBO niveau 4

Tools

Excel

Digitaal archiefsysteem

Oracle

Job description

Projectmedewerker

Jouw functie

Als projectmedewerker ondersteun je meerdere teams en teammanagers bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je bent een vraagbaak voor bedrijfsvoering- en secretariaatszaken en handelt zelfstandig verzoeken uit de secretariaatsmailbox af. Je beheert de agenda’s van twee of meer teammanagers en ondersteunt teams bij het opstellen van planningen, het boeken van vergaderzalen en het voorbereiden en notuleren van vergaderingen. Ook houd je dossiers in het digitale archief actueel en verzorg je rapportages. Daarnaast help je bij de voorbereiding en uitvoering van trainingen en evenementen. In een dynamische omgeving houd je overzicht en weet je verschillende werkzaamheden goed te combineren.

Jouw profiel

Je bent proactief, accuraat, zelfstandig en omgevingsbewust. Je werkt planmatig, gestructureerd en klantgericht en blijft ook in lastige situaties rustig en stressbestendig. Je bent resultaatgericht, flexibel en steekt graag de handen uit de mouwen. Je werkt graag samen en communiceert uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als projectmedewerker, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met het beheren van twee of meer agenda’s, opgedaan in de afgelopen 3 jaar.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met het voorbereiden en notuleren van vergaderingen, opgedaan in de afgelopen 3 jaar.

Gunningscriteria

• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring binnen een gemeente met meer dan 160.000 inwoners.
• Je hebt ervaring met Excel.
• Je hebt ervaring met een digitaal archiefsysteem.
• Je hebt ervaring met projectmatig werken, specifiek met de portefeuille HR.
• Je hebt ervaring met Oracle.
• OrganisatieOnze organisatie
• Rotterdam in beweging. Daar zijn wij van.
• Bij Maatschappelijke Ontwikkeling ben je altijd in de benen. Wij zitten nooit stil en stimuleren Rotterdammers hun talent te ontwikkelen en maatschappelijk actief te zijn. Daarbij gaan we uit van de kracht van de Rotterdammers, ook als zij niet op eigen benen kunnen staan. We bieden lichte ondersteuning als de omgeving die niet kan bieden of intensievere zorg waar dat nodig is. Zo helpen we om stappen vooruit te zetten. Alles gericht op een grotere zelfredzaamheid en betere gezondheid van Rotterdammers. Daarnaast doen we meer aan cultuur dan subsidies verstrekken. We willen graag dat meer publiek gebruik maakt van het culturele aanbod en stimuleren vernieuwende culturele activiteiten. Kortom, we zetten ons in voor alle Rotterdammers met betrekking tot welzijn, zorg, onderwijs, sport en cultuur.
• EisenJe hebt minimaal een afgeronde MBO-niveau 4 opleidingJe hebt minimaal 3 jaar werkervaring als projectmedewerker, opgedaan in de afgelopen 5 jaarJe hebt minimaal 1 jaar werkervaring met het beheren van 2 of meer agenda’s, opgedaan in de afgelopen 3 jaarJe hebt minimaal 1 jaar werkervaring met het notuleren en voorbereiden van vergaderingen, opgedaan in de afgelopen 3 jaar
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring binnen een gemeente met meer dan 160.000 inwoners
• Je hebt werkervaring met Excel
• Je hebt werkervaring met een digitaal archivering systeem
• Je hebt werkervaring met projectmatig werken specifiek met de portefeuille HRJe hebt werkervaring met Oracle