Projectassistent

Movisie; Utrecht; Hybrid; EUR 36,000 - 53,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel keuzebudget 17%

Thuiswerkplekvergoeding

Individueel loopbaanbudget

PFZW pensioenregeling

Hybride werken

Job summary

Movisie zoekt een projectassistent voor ondersteuning op administratief gebied binnen het Ondersteuningsbureau. Je speelt een spin in het web door projectleiders en coördinatoren te ondersteunen en knelpunten tijdig te signaleren.

Samen met collega-teamleden organiseer je bijeenkomsten, beheer je e-mails en agenda’s, en help je met begrotingen en projectplanningen in Office-apps. Werken op kantoor in Utrecht met hybride mogelijkheden.

Qualifications

• Relevante werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk).
• Servicegericht, gestructureerd en flexibel.
• Ervaring met (secretarieel) ondersteunen van projecten.
• Ervaring met het organiseren van zowel fysieke als online bijeenkomsten (Teams).
• Goede beheersing van administratieve systemen waaronder MS Office; bij voorkeur AFAS, PowerBI en/of Yellenge voor projectadministratie en het organiseren van bijeenkomsten en events.

Responsibilities

• Ondersteunt projectleiders door projecten te plannen en bijeenkomsten te organiseren.
• Signaleert knelpunten tijdig en faciliteert inhoudelijk werk.
• Plant eigen werkzaamheden en werkt nauw samen met andere projectassistenten.
• Maakt notulen en bewaakt opvolging van actiepunten.
• Beheert e-mail en agenda’s in MS Office; stelt begrotingen op in Excel en werkt planningen uit in Word.
• Organiseert interne en externe bijeenkomsten (fysiek of digitaal).
• Archiveert projectinformatie in Teams en SharePoint.

Skills

Plannen en organiseren

Communicatief

Flexibel

Samenwerken

Zelfreflectie

Tools

MS Office

AFAS

PowerBI

Job description

Als projectassistent binnen Movisie draag je vanuit het Ondersteuningsbureau bij aan de uitvoering van projecten. Jouw belangrijkste taak is het ondersteunen op administratief gebied, in de breedste zin van het woord. Je bent een echte ‘spin in het web’, want er wordt nogal wat gevraagd van je organisatiekwaliteiten.

Houd je van plannen en organiseren, een overzichtelijke administratie én samenwerken? Wissel je gemakkelijk tussen verschillende werkwijzen en systemen, en heb je ervaring met het organiseren van zowel online als fysieke bijeenkomsten? Lees dan verder!

Wat wordt jouw rol?

Samen met collega-teamleden ondersteun je de projectleiders en coördinatoren van de verschillende Movisie-programma's.

De volgende taken en verantwoordelijkheden horen bij deze functie. Je:

• Ondersteunt projectleiders door projecten te plannen, bijeenkomsten te organiseren en knelpunten tijdig te signaleren,
• Zorgt dat je proactief allerhande administratieve aspecten van de projecten signaleren en daarmee het inhoudelijk werk faciliteert,
• Plant jouw eigen werkzaamheden en werkt nauw samen met andere projectassistenten,
• Maakt notulen van (inhoudelijke) overleggen en monitort, indien nodig, de opvolging van actiepunten,
• Door planning en agendabeheer bewaak je de voortgang van projecten en activiteiten,
• Archiveert projectinformatie onder andere in Teams,
• Organiseert interne en externe bijeenkomsten (fysiek of digitaal), zowel voor collega’s binnen Movisie als met samenwerkingspartners.
• Met MS Office beheer je e-mails en agenda’s, stel je begrotingen op in Excel en werk je offertes en projectplanningen uit in Word. In Teams en SharePoint werk je samen met projectteams en beheer je projectbestanden.
• Jouw persoonlijke ontwikkeling bespreek je met de teamleider tijdens bilaterale overleggen. Tijdens het maandelijks teamoverleg worden vraagstukken en uitdagingen gezamenlijk besproken en wordt afgestemd hoe het team projecten het beste kan ondersteunen.

Wat neem jij mee?

• Relevante werkervaring in een vergelijkbare functie,
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal zowel mondeling als schriftelijk,
• Je bent servicegericht, werkt gestructureerd en stelt je flexibel op,
• Aantoonbare ervaring met het (secretarieel) ondersteunen van projecten,
• Ervaring met het organiseren van zowel fysieke als online (Teams) bijeenkomsten,
• Goede beheersing van administratieve systemen waaronder het MS Officepakket en bij voorkeur heb je ook ervaring met AFAS, PowerBI en/of Yellenge voor projectadministratie en het organiseren van bijeenkomsten en events,
• Je schakelt makkelijk met andere collega’s buiten jouw team en je kunt goed omgaan met piekbelastingen,
• Het is voor jou geen probleem om met verschillende systemen te werken en te schakelen tussen diverse werkzaamheden. Je kunt snel bijspringen en inspelen op ad hoc zaken.

Belangrijkste competenties:

• Plannen en organiseren: doelmatig organiseren van werkzaamheden in eigen beheer of in opdracht van anderen. Je bent in staat om bijeenkomsten soepel te laten verlopen, acties tijdig uit te voeren en bewaakt deadlines zodat projecten op koers blijven.
• Communicatief: actief kunnen luisteren om verwachtingen helder te krijgen én jouw gedachten, ideeën en suggesties, zowel mondeling als schriftelijk, helder kunnen voorleggen aan anderen. Je bent in staat om werkzaamheden af te stemmen met collega’s waarbij je jouw mogelijkheden en grenzen uitspreekt.
• Flexibel: knelpunten en kansen signaleer je tijdig, waarna je zelfstandig initiatief neemt en je aanpak aanpast bij veranderingen.
• Samenwerken: in staat om bij te dragen aan een gezamenlijk resultaat of probleemoplossing ook wanneer de samenwerking een onderwerp betreft dat niet direct van persoonlijk belang is. Door jouw effectieve samenwerking weten alle betrokkenen wat er van hen wordt verwacht.
• Zelfreflectie: je kunt kritisch en bewust terugkijken op je eigen gedrag, gedachten, gevoelens en prestaties om te leren en groeien. Het houdt in dat je eerlijk naar eigen valkuilen en sterke punten kijkt om jouw professionele en persoonlijke ontwikkeling te verbeteren. Het helpt bij het nemen van verantwoordelijkheid en het aanpassen van toekomstig gedrag.

Wat bieden wij jou?

• Een afwisselende baan met uitdaging en ruimte voor eigen initiatief in een boeiende en dynamische werkomgeving met een plezierige, informele en collegiale sfeer.
• Dit betreft een functie voor 32-36 uur per week waarbij je een aanstelling krijgt voor de duur van 12 maanden, met uitzicht op verlenging.
• Je wordt aangesteld in de functie van Projectassistent. Het salaris bedraagt, afhankelijk van ervaring, minimaal € 3.261,- en maximaal € 4.779,- bruto per maand bij een volledige werkweek van 36 uur conform de cao Sociaal Werk (schaal 7).
• Naast salaris ontvang je o.a. een individueel keuzebudget van 17% van je brutosalaris, een vergoeding om jouw thuiswerkplek goed in te richten, er is een individueel loopbaanbudget en een goede pensioenregeling via PFZW.
• Movisie is gevestigd in Utrecht en is goed bereikbaar met openbaar vervoer en auto. Wij werken hybride waarbij je regelmatig op kantoor bent en ook voldoende ruimte krijgt om vanuit huis te werken. Werktijden worden in overleg vastgesteld, zodat een optimale balans tussen werk en privé mogelijk is.

Wie zijn wij?

Movisie is hét landelijk kennisinstituut voor een samenhangende aanpak van sociale vraagstukken. Zo’n 140 Movisianen ontwikkelen samen met de praktijk kennis over wat écht goed werkt en samen passen we die kennis toe. De unieke rol van Movisie is het versnellen van leerprocessen. We zijn alleen tevreden als we een duurzame positieve verandering voor mensen in een kwetsbare positie realiseren.

Het team Ondersteuningsbureau bestaat uit 11 projectassistenten onder leiding van een teamleider. Het is hun kerntaak om optimale ondersteuning te bieden aan projectleiders en projectmedewerkers. Afhankelijk van de grootte en bijbehorende ondersteuningsbehoefte is elke projectassistent werkzaam voor één of meerdere programma’s. Door het jaar heen worden er gezellige teamlunches, -uitjes en andere informele momenten georganiseerd.

Solliciteren

Movisie is een organisatie die zich inzet voor gelijkheid en het voorkomen en tegengaan van onbedoelde uitsluiting en wil een organisatie zijn waarin iedereen zich thuis kan voelen. Movisie hecht waarde aan inclusiviteit en een divers samengesteld personeelsbestand. Door een divers samengestelde organisatie zijn wij beter in staat om sociale vraagstukken in onze samenleving te analyseren en hierop te adviseren. Mensen met verschillende leeftijden, achtergronden, geboorteplaatsen, geloofsovertuigingen, (fysieke) uitdagingen, genders en seksuele oriëntaties worden daarom uitdrukkelijk uitgenodigd te solliciteren. We zijn benieuwd naar jouw unieke perspectief, persoonlijke motivatie en kwaliteiten. Bij gelijke geschiktheid gaat onze voorkeur uit naar iemand van kleur en/of met een migratie- of vluchtelingenachtergrond.

Bij Movisie werken we met objectief werven en selecteren zodat we de kandidaat kunnen vinden die het beste past bij de competenties die we noemen in de functie. We gaan dus voor kwaliteit. Als er meerdere kandidaten gelijk geschikt zijn voor de functie, kiezen we voor een kandidaat van kleur en/ of migratieachtergrond en / of arbeidsbeperking, gezien de samenstelling van onze organisatie.

De eerste gesprekken worden gepland op 5 en 6 oktober 2026 en de tweede gesprekken op 12 oktober 2026.

Meer weten?

Inhoudelijke vragen kun je stellen aan Wil Verschoor via [e-mail] of 06-55440587.