Projectassistent

Federatie Medisch Specialisten; Utrecht; Hybrid; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

Federatie Medisch Specialisten zoekt een ervaren projectassistent die proactief ondersteuning biedt aan projectleiders en teams. Je bewaakt planning, documenten en communicatie, zodat projecten soepel verlopen en acties tijdig worden opgevolgd.

Je denkt mee, biedt organisatorische oplossingen en zorgt voor heldere, correcte projectdocumentatie. Een zelfstandige, nauwkeurige aanpak en sterke communicatieve vaardigheden zijn vereist.

Qualifications

• Minimaal MBO niveau 4 werk- en denkniveau.
• Ervaring met projectmatige werkzaamheden is een pré.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Goede digitale vaardigheden, kennis van Microsoft Office en projectdocumentatie.

Responsibilities

• Proactief ondersteunen van projectleiders en projectteams bij voorbereiding, uitvoering en afronding van projecten.
• Bewaken van afspraken, actiepunten en deadlines en tijdig signaleren van opvolgingen.
• Vooruitdenken in planning en organisatie van projectactiviteiten en zorgdragen voor tijdige informatievoorziening.
• Verwerken en bijhouden van projectdocumentatie en relevante overzichten in administratieve systemen.
• Coördineren van vragen, telefoontjes en e-mails en zelfstandig prioriteiten stellen.

Skills

Proactieve ondersteuning

Overzicht behouden

Communicatie

Organisatie

Microsoft Office

Education

MBO niveau 4

Tools

Microsoft Office

Job description

Ben jij iemand die graag een stap vooruitdenkt, overzicht houdt en ziet wat er nodig is voordat anderen erom vragen? Vind je het leuk om verschillende projecten tegelijkertijd te ondersteunen, de voortgang te bewaken en werkprocessen steeds een beetje slimmer te organiseren? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Als projectassistent ben jij een belangrijke schakel in het soepel laten verlopen van onze projecten. Samen met je collega's zorg je voor professionele secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning. Je reageert niet alleen op vragen, maar denkt actief mee met projectleiders en adviseurs. Je houdt overzicht, signaleert wat aandacht nodig heeft en zorgt dat afspraken en acties worden opgevolgd. Je ziet waar processen slimmer of efficiënter kunnen en neemt initiatief om samen met collega's verbeteringen door te voeren. Met jouw organisatietalent, proactieve houding en oog voor detail help je projectteams om zich te concentreren op de inhoud van hun werk.

Dit doe je onder andere door het:

• Proactief ondersteunen van projectleiders en projectteams bij de voorbereiding, uitvoering en afronding van projecten, waarbij je meedenkt over wat nodig is om werkzaamheden soepel te laten verlopen;
• Bewaken van afspraken, actiepunten en deadlines en tijdig signaleren wanneer opvolging of bijsturing nodig is;
• Vooruitdenken in de planning en organisatie van projectactiviteiten, zodat betrokkenen tijdig over de juiste informatie en ondersteuning beschikken;
• Zorgvuldig verwerken en bijhouden van projectdocumentatie en het opstellen en actueel houden van relevante overzichten in de administratieve systemen, zodat informatie goed toegankelijk is voor betrokkenen;
• Coördineren en behandelen van binnenkomende vragen, telefoontjes, e-mails en overige correspondentie, waarbij je zelfstandig prioriteiten stelt;
• Organiseren en faciliteren van trainingen, bijeenkomsten en andere activiteiten, waarbij je zorgt dat alles van voorbereiding tot uitvoering goed geregeld is;
• Opstellen en verzorgen van correspondentie op basis van beknopte aanwijzingen en redigeren van (project)teksten, passend binnen de huisstijl en met aandacht voor correct Nederlands;
• Signaleren van knelpunten en verbetermogelijkheden in werkprocessen en actief bijdragen aan het ontwikkelen en toepassen van praktische oplossingen;
• Delen van kennis, ervaringen en verbetersuggesties binnen het team, zodat we gezamenlijk steeds slimmer en effectiever werken.

5 - 6jaar

Wie zijn wij

Het Kennisinstituut van de Federatie Medisch Specialisten wordt gedreven door de ambitie van iedere medisch specialist om de beste zorg te verlenen aan zijn of haar patiënt. Daarom waarborgen de adviseurs van het Kennisinstituut dat medisch specialisten overal en altijd de beschikking hebben over de meest actuele kennis en behandelinzichten.

Voor deze functie zoeken wij een ervaren, zelfstandige, en initiatiefrijke collega die plezier haalt uit organiseren, ondersteunen en verbeteren. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden. Je bent zorgvuldig, servicegericht en oplossingsgericht. Daarnaast werk je graag samenen sta je open voor nieuwe ideeën en werkwijzen.

Verder vragen wij het volgende:

• Minimaal MBO niveau 4 werk- en denkniveau;
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur in een projectmatige omgeving;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in zowel woord als geschrift;
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met onder andere Microsoft Office.

Voor deze vacature hanteren we geen sluitingsdatum. We beoordelen sollicitaties doorlopend en sluiten de vacature zodra we een geschikte kandidaat hebben gevonden.

Bemiddeling en acquisitie door derden of zzp'ers wordt niet op prijs gesteld en hier wordt niet op gereageerd.

Ontmoet je toekomstige collega’s

Jouw toekomstige collega’s vertellen je graag over hun dagelijkse werk bij de Federatie.